Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Формирование первичных документов на бумажном носителе

2. Приказы. Государственные организации

3. Формирование умного графика отпусков

4. Понятийный хаос «бьет» по всем

5. Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

6. Преимущества для пользователей клиентов

7. Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании

8. Как использовать формы кадровых документов в 2018 году

9. Кто занимается разработкой унифицированных форм

10. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

11. Новый порядок оформления трудовых книжек

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;
при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;
0510451 – требование-накладная;
0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;
0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;
0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

0509211 – карточка учета капвложений;
0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Приказы. Государственные организации

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.97-2016
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

Во второй половине прошлого века до 1980 года не существовало единых, обязательных к применению унифицированных форм, в том числе и для оформления трудовых отношений. Но документного хаоса не было. Да, зачастую оформлялись так называемые «сводные» кадровые приказы, где в одном документе соединялись и вопросы приема, перевода, и увольнения, и предоставления льгот, и смены фамилий и так далее. Но наряду с трудовым законодательством действовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Методические рекомендации «О порядке формирования личных дел». Кроме того, нормативными документами Архивной службы для кадровых документов, являющихся основанием для внесения записей в трудовые книжки и назначения пенсий и других социальных выплат, был установлен срок хранения 75-В¹ (до достижения гражданином 75 лет), а также соответствующие требования по формированию, оформлению и учету документов по личному составу.

Когда в связи с внедрением в народное хозяйство средств вычислительной техники под руководством Госстандарта были впервые созданы унифицированные системы документации (16 систем!), вполне естественно, что формы кадровых документов разрабатывала (и была их держателем) Архивная служба. Но и тогда далеко не все существовавшие в реальности документы были унифицированы, т.е. не вошли в УСОРД.

В 2001 году при уменьшении значения стандартов и Госстандарта в управлении и других сферах деятельности кадровые документы сменили владельца и были выпущены на правах авторской собственности Госкомстатом РФ. Из-за низкого качества разработки первоначальный шок быстро сменился разочарованием и неприятием из-за невозможности практического применения части из них. Надо отдать должное, унифицированные формы были грамотно переработаны ведомством, и в качестве нарекания можно было сказать только одно – состав этих форм был нацелен прежде всего на нужды бухгалтерского учета и от того был неполным. На практике все равно приходилось конструировать (придумывать) собственные бланки.

Это было вполне возможно, так как уже полстолетия существовали государственные стандарты на правила оформления управленческих документов как основа грамотного и единообразного документирования в сфере управления.

Понятийный хаос «бьет» по всем

Понятийный и терминологический хаос в законодательстве приводит к серьезным системным сбоям правоприменительной практики. Отсутствие единообразного терминологического межотраслевого единства, межведомственная несогласованность в использовании понятий, в принятии и отмене правовых актов порождает внутрикорпоративные проблемы взаимодействия специалистов ДОУ, бухгалтеров, менеджеров по персоналу, юристов и специалистов ОТиЗ.

Совершенно очевидно, что названные выше специалисты заинтересованы в решении своих профессиональных задач. Однако при всей важности учета экономической выгоды, налоговой оптимизации, управленческой эффективности все еще актуальной остается правовая безупречность и безопасность тех или иных решений. Определенными гарантами такой безупречности могли бы стать четкость, ясность и единообразие правовых понятий и определений.

Возвращаясь к обсуждаемой теме, следует подчеркнуть, что унифицированные формы⁶ разработаны и утверждены Госкомстатом и имеют целью не только сбор и статистическое исследование достоверной информации о трудовых процессах в нашей стране, но и создание единого банка форм управленческих документов, имеющих огромное значение для деятельности государственных и ведомственных архивов, Пенсионного фонда РФ, Фонда социального страхования РФ, всех судов РФ. Однако, анализируя имеющийся опыт и сложившуюся практику, есть необходимость опасаться, что росчерком пера Минфин РФ своей Информацией № ПЗ-10/2012 все эти сложившиеся взаимосвязи может с легкостью разрушить, даже не подозревая о масштабах негативных последствий.

Можем ли мы быть уверенными, что это не нанесет вред участникам трудовых отношений, что у одних из них будет достаточно доказательств подтверждения своего трудового стажа, прав на пенсионные, социальные и корпоративные льготы, и у обеих сторон будет достаточно документов для отстаивания своих прав в суде, трудовой инспекции или в прокуратуре?

В медицине одно из великих правил врачевания звучит коротко – «Не навреди!» В современном управленческом мире, в правоприменительной практике этот принцип не менее актуален.

Изменения в формах СТД-Р и СТД-ПФР

Формы СТД-Р и СТД-ПФР фактически представляют собой документ, заменяющий бумажную трудовую книжку. В данных документах фиксируются сведения о трудовой деятельности работника.

При этом работодатели заполняют форму СТД-Р, в которой фиксируют период работы в конкретной организации. А форму СТД-ПФР работник может получить в Пенсионном фонде РФ. В данной форме уже будут отражены все периоды деятельности гражданина как по трудовому, так и гражданско-правовому договору, когда организация уплачивала с выплат по договору страховые взносы в ПФР.

Формы СТД-Р и СТД-ПФР утверждены приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Минтруд подготовил изменения в данные формы. С 2023 года планируется приказ № 23н признать утратившим силу и заменить его новым. Соответствующий проект приказа Минтруд России уже разработал.

Отметим, что основной причиной замены действующих форм на новые является объединение с 2023 года Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ (Федеральный закон от 14.07.2022 № 236-ФЗ «О Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации»). Вместо существующих в настоящее время двух фондов будет действовать только один объединенный фонд – Фонд пенсионного и социального страхования РФ. Вводится сокращенное наименование фонда – Социальный фонд России (СФР).

Поскольку действующие формы содержат упоминание Пенсионного фонда РФ, и аббревиатуру ПФР, данные сведения будут актуализированы. В обновленной форме будет указание на Социальный фонд России (СФР). Соответственно, форма СТРД-ПФР будет именоваться СТД-СФР.

В остальном данные формы не изменятся, сохраняются прежние сведения и графы. Фактически изменения носят технический характер. Тем не менее, с 1 января 2023 года выдавать работникам СТД-Р потребуется по новой форме. В настоящее время приказ Минтруда России с новыми формами еще не утвержден, но очевидно, что это будет сделано к 2023 году.

Также отметим, что порядок заполнения формы СТД-Р, порядок выдачи данной формы работникам в 2023 году не изменяется. Поэтому необходимо руководствоваться прежними правилами:

При увольнении работника – выдавать форму СТД-Р в день прекращения трудового договора. Если работник в последний день работы отсутствует или отказывается от получения данной формы, СТД-Р на бумажном носителе необходимо направить работнику заказным письмом с уведомлением о вручении. Получать предварительное согласие работника на такую отправку не надо (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).
В период работы, если работник запросил такую форму. СТД-Р необходимо выдать в течение 3 рабочих дней с даты подачи работником соответствующего заявления.

Преимущества для пользователей клиентов

Формирование/подтверждение собственной позиции по практическим вопросам на основе самостоятельно найденной в КонсультантПлюс информации с обоснованием судебной практикой и финансовыми консультациями для принятия решений, обсуждения с сотрудниками, планирования и контроля выполнения стратегических решений;
В решающий момент системы и сервис не подведут: нужная информация будет найдена оперативно;
Минимизация рисков – работа с системой позволяет избежать ошибок и штрафов, грамотно подготовиться сотрудникам к сдаче отчетности и обоснованию финансовых предложений;
Знание изменений в нормативных актах, особенностей бухгалтерского учета и налогообложения, применения льгот и использование с выгодой для компании, в том числе при стратегическом планировании;
Обеспечение конфиденциальности информации о бизнесе;
Экономия затрат и времени на информационно-правовое обслуживание

Что такое унифицированные формы и какими актами оперирует кадровая служба при их использовании

Все юридически значимые действия, производимые внутри организации, должны поддаваться учету. Информация о них закрепляется определенным способом. Для упрощения контроля за деятельностью компании, как внутреннего, так и внешнего, на законодательном уровне были разработаны формы документов, куда и вносилась информация о конкретном действии или событии. Все это происходило в рамках бухгалтерского учета.
Формы, вошедшие в специальный сборник документов (альбом унифицированных форм), были обязательны для применения всеми хозяйствующими субъектами. Обязанность по их заполнению была сформулирована в законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ (в настоящее время утратил силу). По этому закону все хозяйственные операции фиксировались в оправдательных документах.

Под категорию хозяйственных операций подпадали и действия отдельных сотрудников, например прием и увольнение работника, направление в командировку, премирование и др. Первичные документы для фиксации этих действий в большинстве случаев заполнялись не бухгалтерией, а кадровой службой, если такое структурное подразделение действовало в организации.

В связи с этим выделили отдельную группу первичных документов в виде унифицированных форм — кадровые документы. Введены в действие они были постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Все кадровые службы ими и руководствовались.

Со вступлением в силу отдельных норм нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (речь идет о ст. 9, применяемой с 01.01.2013) унифицированные формы первичных документов в большинстве своем стали необязательными для использования.

Хозяйствующие субъекты получили возможность разрабатывать и внедрять свои формы, в том числе кадровых документов. Пользоваться этим правом или вести первичный учет по проверенным унифицированным формам, решать руководителю.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как использовать формы кадровых документов в 2018 году

Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.

Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:

«Приказ приема на работу»;
«Личная карточка работника»;
«Приказ о переводе на другую работу»;
«Приказ о предоставлении отпуска»;
«Распоряжение о направлении работника в командировку»;
«Приказ о поощрении работника»;
«Табель учета рабочего времени»;
«Расчетная ведомость»;
«Журнал регистрации платежных ведомостей»;
«Лицевой счет»;
«Табель расчета оплаты труда».

Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».

У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.

При помощи кадровых документов:

ведут учет;
распространяют информацию;
создают отчетность.

После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.

Рассматриваемые бланки можно найти в свободном доступе в Интернете, в том числе на нашем сайте. Помимо этого, можно найти примеры оформления того или иного документа. После чего, с использованием форм не возникнет никаких проблем.

Каждый акт, приказ или распоряжение должны быть оформлены правильно. Для этого работники кадровой службы или другие лица, которые ведут учет, должны внимательно изучить уже заполненные образцы. В них будет указано, какие данные необходимо вставить в каждую строку.

Кто занимается разработкой унифицированных форм

На практике разработкой занимаются квалифицированные специалисты. В ходе создания требуемой формы учитывают нормы Трудового кодекса Российской Федерации. Помимо этого, каждый образец создают таким образом, чтобы упрощать ведение отчетности.

Унифицированные формы согласованы чиновниками на самом высоком уровне. Утвержденная форма полностью соответствует всем требованиям законодательства. Её могут смело использовать различные компании.

Учтите, что работа кадрового отдела значительно упростится, если будете применять продуманные формы документов.

Также см. «Сколько хранить личные дела уволенных работников: сроки».

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Код по ОКУД	Название формы	Номер формы	Нормативный акт
0301007	Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда	Т-12	Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
0301008	Табель учета рабочего времени	Т-13	Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
0301009	Расчетно-платежная ведомость	Т-49	Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
0301010	Расчетная ведомость	Т-51	Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
0301011	Платежная ведомость	Т-53	Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1
0301051	Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику	Т-60	Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1

Новый порядок оформления трудовых книжек

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

Трудовая книжка — основной кадровый документ, который подтверждает стаж работника. Вести её обязаны все работодатели. Ведением трудовых книжек занимается отдел кадров, руководитель компании, либо назначенное приказом руководителя ответственное лицо.

Если сотрудник ранее нигде не работал, то по его заявлению работодатель обязан завести книжку. Раньше с работника взималась плата, размер которой зависел от расходов работодателя на оформление трудовой книжки. С 2022 года сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые, заводят электронные трудовые книжки, поэтому никакой платы за неё не взимается. Сотрудники с бумажными трудовыми могут перейти на электронные в любом момент (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ).

Проверкой наличия трудовых книжек и порядка их ведения занимаются трудовая инспекция и Пенсионный фонд РФ. При обнаружении нарушений (нарушение сроков выдачи, некорректное заполнение) работодатель несёт материальную ответственность.

Вне зависимости от того, в какой форме ведутся трудовые книжки сотрудников, работодатель обязан также вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Кроме того, обязательно ведение приходно-расходной книги по учёту бланков трудовой книжки и вкладышей. В ней работодатель фиксируется факт выдачи бумажных трудовых при увольнении сотрудников. Если трудовая ведётся в электронном виде, работодатель выдаёт увольняющемуся справку по форме СТД-Р. Факт выдачи такой справки в книге учёта трудовых книжек отражать не нужно, однако для этих целей рекомендуется завести журнал учёта для форм СТД-Р.