Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес-процесс заключения договора с физическим лицом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора. Любой договор обязательно рассматривают:
- Финансовые службы.
- Юристы.
- Служба безопасности (при ее наличии). Она проверяет репутацию контрагента и его способность выполнить обязательства по договору.
- Руководитель.
Составьте лист согласования, который будут визировать все службы и сотрудники, привлекаемые к процессу. Внесите в лист пять обязательных пунктов:
-
Обоснование необходимости составления договора.
-
Обоснование выбора контрагента.
-
Краткую информацию о контрагенте и предмете договора, сумму, порядок расчета.
-
Срок согласования для каждого подразделения.
-
Пояснительную записку с дополнительной информацией.
Лист согласования также должен содержать:
- ФИО, должность и отдел ответственного исполнителя.
- Визу ответственного исполнителя.
- Визы руководителей ответственного исполнителя.
- Вид документа (договор, допсоглашение).
- Наименование контрагента.
- Список визирующих лиц.
- Дату поступления на визирование и обратно.
Инструкция при подписании договора
Рассмотрим наиболее важные моменты, о которых нужно помнить при заключении договора с контрагентом:
- Внимательно сверьте реквизиты партнёра.
Если договор заключается с физлицом одних паспортных данных мало, следует писать место и дату рождения, (их нельзя изменить, как меняют фамилию). Если не указать место и дату рождения, есть риск, что суд откажется выдать исполнительный лист, что помешает взыскать задолженность.
В реквизитах юрлица необходимо правильно указать адрес, ОГРН и ИНН. Исполнителю договора придётся вести переписку с этим партнёром, и эта корреспонденция должна быть направлена на верный юридический адрес.
- Проверьте полномочия лица, которое подписывает договор, оно не должно быть дисквалифицировано, а компания имеет необходимые разрешения, допуски, лицензии и т.д.
Такую проверку нужно провести до подписания договора. Рекомендуем использовать опыт отдельных банков и сделать видеозапись подписания документа, чтобы стало невозможно в дальнейшем оспорить подпись.
- Не забудьте о парафировании договоров, это даст защиту от несанкционированных изменений.
Возможный вариант – печать с названием фирмы, поставленная на всех страницах. Подмена страниц станет невозможной, а ставить подпись на всех страницах не потребуется.
Нужно указать в бизнес-процессе, что документ парафируется только тогда, когда согласован всеми лицами.
Так руководителю не придётся, получив договор, сверять названия всех страниц и уточнять, все согласования получены, достаточно найти печать.
- Составьте чек-лист выполнения заявленных в договоре работ.
- Направляйте партнёру юридически важные документы Почтой России обязательно только с описью вложения.
Если Вы добавите в договор пункт об передаче документов электронной почтой, суд сочтёт это юридически значимым.
Опись вложения послужит доказательством наличия в конверте конкретных бумаг, так что контрагент лишится возможности утверждать, что письмо не пришло или что в нём были чистые листы.
- Стремитесь добиваться от партнёра подписания формы документа, которая Вам наиболее выгодна.
Согласование договора
ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет, или он присутствует в исключительно зачаточном виде, которого для сложных договорных процессов не достаточно. А ECM может предложить:
- редактирование версий проекта договора;
- работа с комментариями, их учет и отработка, наличие функционала сравнения версий (от контрагента и наша, к примеру);
- гибкая раздача\ограничения прав доступа в процессе согласования;
- визуализация этапов жизненных циклов договора;
- контроль и фиксация истории изменений и работы с документом;
- возможность согласования и оставления комментариев текстовых\графических\звуковых с мобильных и планшетов.
Чем Битрикс24 полезен для процесса согласования договоров?
- В Битрикс24 замечательная система задач. Лично я считаю, что это самая удобная и продуманная часть системы. Так и хочется сделать все шаги согласования договора отдельными задачами. Со своими ответственными, наблюдателями, крайними сроками и т.д.;
- В Битрикс24 неплохие инструменты для хранения электронных версий документов и совместной работы над ними — версии, совместное редактирование, хранение, общий доступ;
- Комментарии, упоминания сотрудников, приложение файлов — простые функции, без которых никуда. Из коробки, без дополнительной оплаты;
- REST API для разработчиков — нам доступны любые сущности Битрикса и можно создавать свои. Эти методы документированы Битриксом и после обновления все продолжит работать.
Нужен ли самозанятому договор с клиентом
Договор с клиентом будет полезен всем, включая самозанятых. К примеру, если вы на регулярной основе оказываете услуги, стоимость которых составляет более 10 000 рублей, то правильно составленный контракт позволит вам отстоять свои права и одержать победу в суде.
Если же услуга является разовой, ее стоимость не превышает 10 000 рублей и сделка исполняется сразу после обсуждения условий, то можно ограничиться устной договорённостью. Такого рода договоры с частными клиентами обычно практикуются парикмахерами, репетиторами и т.д.
После осуществления услуги нужно выдать чек. Необходимость этого действия обусловлена нюансами учета финансовых поступлений и особенностями уплаты налога на профессиональный доход.
Должен ли самозанятый заключать договор с клиентом с точки зрения закона? Если сумма сделки превышает 10 000 рублей, то составление договора является необходимой мерой. Если другая сторона договора является физлицом, то достаточно расписать все условия от руки в свободной форме.
При оказании регулярных услуг, скажем, сдаче жилплощади в аренду лучше распечатать договор, сформулированный по всем стандартам. Если же договор заключается с компанией, то распечатать и подписать договор необходимо согласно закону.
Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.
Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:
- Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
- Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
- Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
Моделирование бизнес-процессов
Моделирование необходимо, чтобы представить бизнес-процесс в таком виде, который максимально точно и полно опишет его с учетом поставленной задачи.
На практике применяют различные подходы к моделированию, что позволяет выделить три основных вида:
-
Структурное моделирование – применяется для исследования текущих и разработки новых систем. Здесь есть три подвида:
- функциональное – бизнес-процесс показан как последовательность действий, использующих конкретные ресурсы, от входа к выходу;
- имитационное (второе название – моделирование поведения) – схема строится с учетом временных интервалов, показывает, что происходит под воздействием внутренних и внешних условий;
- информационное – демонстрирует связи между объектами и их свойства.
- Объектно-ориентированное моделирование – процессы представлены в виде набора объектов с событиями и условиями, детализация отсутствует. Говоря об объекте, подразумевают любой предмет, преобразуемый по ходу выполнения процесса.
- Интегрированное моделирование – включает модели разных видов и позволяет создать схему, которая представит комплексно объект моделирования.
Пример анализа и оптимизации бизнес-процессов
Исходные данные: Предприятие по производству мебели из натурального дерева.
После проведенного анализа бизнес-процессов, стало очевидно, что в компании есть проблемы:
- слишком большие сроки поставки, о чем свидетельствуют жалобы клиентов;
- производственный отдел регулярно простаивает из-за задержек поставок лакокрасочных материалов (ЛКМ).
На основании выявленных проблем были поставлены цели:
- организовать поставку ЛКМ в срок;
- ускорить изготовление и поставку готового продукта клиентам до прописанных в договоре 10 дней.
В рамках оптимизации решено предпринять следующие меры:
- заключить договор с другим поставщиком ЛКМ;
- обучить работников производственного отдела смежным операциям и временно задействовать их на других участках в случае возможных простоев по любым причинам.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Количество и качество сделок линейно зависит от эффективности управления процессом продажи. Управлять эффективно можно тем, что описано.
По исследованию американской Sales Management Association средний рост прибыли в компаниях, в которых бизнес-процесс продажи был описан составил +18%.
Количество сделок линейно зависит от эффективности процесса продажи.
С описания процесса продажи начинаются любые улучшения и повышение эффективности работы вашего отдела продаж и всей компании в целом.
Но только описать процесс продажи недостаточно. Необходимо его оптимизировать (т.е. улучшить), регламентировать, внедрить, и контролировать.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: АВТОМАТИЗАЦИЯ
Автоматизация процесса продажи осуществляется с помощью CRM-системы. CRM внедряется после описания процесса-продажи в оптимизированном виде, т.е. после устранения «узких» мест.
Бизнес-процесс продажи не может быть коротким: лидогенерация, утепление, закрытие лида, а также развитие и возврат клиентов — это стадии процесса продажи. На каждой стадии может быть несколько этапов продажи и вложенные процессы, т.е. процессы, в которых участвуют сотрудники других подразделений (юридическая служба при согласовании договора, финансовая служба при согласовании коммерческого предложения и т.п.).
При создании ТЗ для внедрения CRM все стадии процесса-продажи описываются, в них удаляются «узкие» места, т.е. в CRM должен быть заложен уже улучшенный процесс-продажи.
Сложности и проблемы договорной работы
- Согласование текста договора не связано с бизнес-системами. Существует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
- Процесс утверждения договоров может не соответствовать процедурам и политикам. Существует риск того, что один или несколько согласующих не имеют необходимых полномочий.
- Доверенности и судебные дела не связаны с договорами. Происходят потери времени, связанные с поиском полной информации, связанной с договором, например, переписки, приложений, дополнительных соглашений, документов подрядчиков и поставщиков и др.
- Юридический отдел прилагает много усилий для обеспечения соответствия текста договора регламентам.
- Несогласованная терминология, используемая в положениях и условиях договора, может привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
- Ручное управление договорными обязательствами может привести к штрафам или судебным разбирательствам.
- Ручное управление договорами приводит к замедлению процесса, что отрицательно сказывается на времени закрытия сделок, набора персонала, слияний и поглощений.
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Если сводного учета расчетов по заказам или договорам недостаточно, можно использовать расчеты по накладным. В этом случае распределение оплаты и реализации будет выполняться по конкретным документам вручную.
Не забывайте о регулярной коррекции форм соответственно изменившимся законам и судебной практике, решениям прежних споров, а также традициям ведения бизнеса в Вашей сфере деятельности.
Например, при покупке товаров за наличный расчет, при разовых перечислениях небольших сумм по счету, достаточно иметь документы, подтверждающие факт оплаты и получения товара или услуги (кассовый чек, платежное поручение, акт, накладная).
Не забывайте о регулярной коррекции форм соответственно изменившимся законам и судебной практике, решениям прежних споров, а также традициям ведения бизнеса в Вашей сфере деятельности.
Например, при покупке товаров за наличный расчет, при разовых перечислениях небольших сумм по счету, достаточно иметь документы, подтверждающие факт оплаты и получения товара или услуги (кассовый чек, платежное поручение, акт, накладная).
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора.
Ведение договорной работы в сервисе «Мое дело»
К примеру, всегда будет рискованно выставлять счёт на оплату в пятидневный срок. Порядок выплат, как правило, трудно поддаётся контролю. Заказчики строительных работ платят в течение десяти рабочих дней после того, как будут подписаны отдельные документы. То есть, в такой ситуации Вам заплатят после того, как генподрядчик получит средства от собственного подрядчика.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
В договоре определяются условия ведения расчетов по договору: валюта, порядок расчетов, порядок оплаты. Предусмотрены различные варианты расчетов по договору: в целом по договору и с детализацией по заказам или накладным. Регистрация договоров ведется в отдельных журналах, реестрах. Минимальный срок хранения — 4 года, после чего договоры сдаются в архив.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Роль финансового директора компании в договорном процессе
Участие финансового директора компании в договорном процессе весьма значимо. Как человек, в чьих руках находятся все ее финансовые потоки, он должен прогнозировать, как отразится заключение того или иного договора на состоянии и движении денежных средств компании. Эта задача гораздо сложнее, чем просто внести данные о выплатах в платежный календарь. Ему необходимо оценить все финансовые риски, которые могут возникнуть после заключения контракта.
Следовательно, финансовый директор должен участвовать в процессе согласования договоров компании. В частности, он может предложить такую схему сделки, при которой на совершенно законных основаниях налоговые платежи могут быть уменьшены.
При расчетах с контрагентами по договору могут применяться различные способы оплаты — не только безналичные платежи, но и расчеты векселями, и т.д. Выбор инструментов расчета тоже находится в ведении финансового директора.
Однако не всегда финансовому директору целесообразно вносить изменения в договор на стадии его согласования. Если сделка типовая, шаблон договора был подготовлен самой компанией и никак не изменялся, то ему достаточно своевременно получить сведения о планируемых платежах или поступлениях. В этом случае согласование контракта с финансовым директором носит лишь уведомительный характер, что способно упростить и ускорить договорный процесс.