Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «6-НДФЛ: примеры заполнения расчета с 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении в поданной форме ошибки либо при пересчете НДФЛ за прошлый год подается уточнённый расчёт. Определенных сроков для этого Налоговый кодекс не предусматривает. Но если вы нашли ошибку сами, незамедлительно исправьте ее и представьте «уточнёнку».
Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчёта
Новое приложение № 1 к расчёту содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ).
Работодателям не нужно заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Исключение — когда организация ликвидируется или ИП с наёмными работниками прекращает деятельность в течение года. В этом случае в расчёт за конечный отчётный период включают справку.
Первые три раздела справки аналогичны тем, что были в форме 2-НДФЛ, и к ним добавлен четвёртый раздел:
- Раздел 1 «Данные о физическом лице — получателе дохода».
- Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода».
- Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты».
- Раздел 4 «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога».
Новый бланк 6-НДФЛ утверждён приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@. Последние изменения в него были внесены 28.09.2021 (приказ ФНС № ЕД-7-11/845@). Впервые обновлённую форму нужно заполнять, отчитываясь за 2021 год, то есть до 1 марта 2022 года.
С прошлого года в форму входят сведения, ранее подававшиеся в справке 2-НДФЛ, которая уже отменена. Последние же обновления, вступившие в силу с 2022 года, связаны в основном с изменением порядка исчисления налога с дохода в виде дивидендов. По новым правилам налог на прибыль, удержанный с дивидендов, полученных российской организацией, засчитывается при определении НДФЛ учредителя этой организации. Обновлённый расчёт 6-НДФЛ содержит и другие небольшие изменения. О новшествах мы подробнее расскажем, когда будем рассматривать порядок заполнения документа.
Новая форма по-прежнему состоит из титульного листа, двух разделов и приложения, практически повторяющего бывшую справку 2-НДФЛ, хотя и с некоторыми отличиями. Если отчёт подаётся за квартал, полугодие или 9 месяцев, заполнять нужно только титул, Разделы 1 и 2. Приложение заполняется лишь при представлении 6-НДФЛ за год, а также при ликвидации / прекращении деятельности ИП с работниками.
Таблица: сроки сдачи отчетности за 4 квартал 2022 года в 2023 году
|
Отчетность |
Отчетный период |
Срок сдачи отчетности |
|
СЗВ-ТД |
Декабрь 2022 год |
16 января 2023 |
|
СЗВ-М |
Декабрь 2022 год |
16 января 2023 |
|
4-ФСС на бумаге |
IV квартал 2022 год |
20 января 2023 |
|
4-ФСС электронно |
IV квартал 2022 год |
25 января 2023 |
|
Декларация по НДС |
IV квартал 2022 год |
25 января 2023 |
|
РСВ |
2022 год |
25 января 2023 |
|
6-НДФЛ |
2022 год |
27 февраля 2023 |
|
СЗВ-СТАЖ |
2022 год |
01 марта 2023 |
|
Декларация по налогу на прибыль |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Декларация по ЕСХН |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Декларация по налогу на имущество |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Декларация по УСН (сдает юридическое лицо) |
2022 год |
27 марта 2023 |
|
Бухгалтерская отчетность |
2022 год |
31 марта 2023 |
|
Декларация по УСН (сдает индивидуальный предприниматель) |
2022 год |
25 апреля 2023 |
Заполняем титульный лист
Первым делом в соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации. После проставляется номер корректировки: 0 – для первичного отчета, 1, 2 3 и т. д. – для соответствующих корректировочных форм.
В поле «Код отчетного периода» для годового документа вносится цифра 34.
Затем указывается год, за который подаются сведения. В соседнее поле вписывается четырехзначный код инспекции отчитывающегося субъекта. Юрлица подают сведения по месту нахождения организации, а ИП – по месту жительства или месту осуществления деятельности.
Далее идут поля для указания полного или сокращенного наименования компании или Ф. И. О. ИП, нотариуса или адвоката (эти данные указываются полностью). Также в соответствующие строки вписываются ОКТМО и номер телефона налогового агента.
Далее указывается количество листов отчета и проставляется код лица, удостоверяющего правдивость представленной информации:
1 – если это сам налоговый агент;
2 – если это его представитель.
После указываются Ф. И. О. директора компании или уполномоченного представителя организации и проставляется подпись этого лица.
Изменения в Приложении №2
В приложении № 2 «Порядок заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ)», указаны конкретные сроки по заполнению вновь введенных полей:
Поле 021 – заполняется по первому сроку перечисления за следующие периоды:
- с 1 января по 22 января – первый квартал;
- с 23 марта по 22 апреля – полугодие;
- с 23 июня по 22 июля – девять месяцев;
- с 23 сентября по 22 октября – год.
Поле 022 – заполняется по второму сроку перечисления за следующие периоды:
- с 23 января по 22 февраля – первый квартал;
- с 23 апреля по 22 мая – полугодие;
- с 23 июля по 22 августа – девять месяцев;
- с 23 октября по 22 ноября – год.
Поле 023 – заполняется по третьему сроку перечисления за следующие периоды:
- с 23 февраля по 22 марта – первый квартал;
- с 23 мая по 22 июня – полугодие;
- с 23 августа по 22 сентября – девять месяцев;
- с 23 ноября по 22 декабря – год.
Рассмотрим пример заполнения 6 НДФЛ за 4 квартал.
В ООО “РПО” работает 3 человека (у одной сотрудницы есть ребенок), за последние 3 месяца были выплачены следующие виды доходов:
| № | Вид вознаграждения | Сумма |
| 1 | З/п за сентябрь | 57 398,00 |
| 2 | Отпускные в октябре | 8 956,00 |
| 3 | З/п за октябрь | 52 610,00 |
| 4 | Подарки (натуральный доход на сумму 5000 руб., для каждого работника) | 15 000,00 |
| 5 | З/п за ноябрь | 61 980,00 |
Подарки до 4000 руб. освобождены от налогообложения, поэтому НДФЛ будет удерживаться только с 1000 руб. Заработная плата за декабрь будет показана в том отчетном периоде, на который придется выплата, т.е. в январе следующего года.
Какие общие моменты учесть при подготовке формы 6-НДФЛ и где загрузить пример отчета
При подготовке отчета следует знать, что:
- Раздел 1 заполняется нарастающей суммой с начала года, раздел 2 — только за последние 3 месяца отчетного периода.
- В документ должно быть включено столько экземпляров раздела 1, сколько налоговых ставок применялось отчитывающимся хозяйствующим субъектом для начисления НДФЛ в 4 кв. и предыдущих периодах.
Если составляется несколько экземпляров раздела 1, то сведения в графах 060–090 показываются только на первом. В остальных — не фиксируются. - Поля 100–140 в разделе 2 образуют некую неразрывную последовательность: в отчете за один период они заполняются, только если по каждой из них есть что указывать. При отсутствии хотя бы одного показателя нужно подождать, пока образуется «полный комплект» по соответствующим полям. Возможно, данный «полный комплект» попадет в отчет за следующий период.
- В одном блоке полей 100–140 суммируются данные по нескольким получателям доходов, если по таким доходам совпадают:
- даты получения;
- даты удержания и перевода в бюджет НДФЛ.
Нюансы заполнения формы
При заполнении 6-НДФЛ необходимо учесть следующие нюансы:
- Печать готового отчета делается только односторонняя, двухсторонняя не допускается.
- Применение корректора и других средств для исправления ошибок не допускается.
- Листы аккуратно скрепляются, порча документов при этом запрещена.
- Графы необходимо заполнять слева на право, при этом в пустых клетках ставится прочерк «-».
- При заполнении применяются чернила синего, фиолетового и черного цвета.
- Исчисленные суммы по подоходному налогу указываются в полных рублях, при этом округляя сумму до целого рубля, если получится 50 копеек и более, и отбрасываются, если цифра менее 50 копеек. Если расход или доход получен в валюте, то она считается по курсу ЦБ на дату его совершения.
В разделе 2 годового отчета 6-НДФЛ указывают:
- даты получения и удержания НДФЛ;
- крайний срок, установленный Налоговым кодексом РФ для перечисления НДФЛ в бюджет;
- суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.
При заполнении раздела 2 совершенные операции отражайте в хронологическом порядке. Поясним предназначение строк раздела 2 в таблице:
| Строка | Заполнение |
| 100 | Даты фактического получения доходов. К примеру, для зарплаты – это последний день месяца, за который начислена зарплата. Для некоторых других выплаты – иные даты (п.2 ст. 223 НК РФ). |
| 110 | Даты удержания НДФЛ. |
| 120 | Даты, не позднее которых НДФЛ должен быть перечислен бюджет (п. 6 ст. 226, п. 9 ст. 226.1 НК РФ). Обычно, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, допустим, для больничных и отпускных срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты. Если срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 указывается ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). |
| 130 | Сумма дохода (в том числе, НДФЛ), который получен на дату, указанную по строке 100. Также см. «Строка 130 6-НДФЛ на вычеты не уменьшается». |
| 140 | Сумму налога, которая удержана на дату по строке 110. |
Имейте в виду, что в раздел 2 годового 6-НДФЛ за 2021 года следует включать только показатели, относящиеся к трем последним месяцам отчетного периода (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650). То есть, нужно показать доходы и НДФЛ – с разбивкой по датам – только по операциям, совершенным в октябре, ноябре и декабре 2021 года включительно. Операции 2021 года в раздел 2 не включайте.
Изменения в порядке исчисления и уплаты налогов в 2023 году
Для того, чтобы разобраться в нюансах заполнения новой формы, нужно вникнуть, что изменится в порядке исчисления и уплаты налогов.
В следующем году все налогоплательщики в обязательном порядке будут платить единый налоговый платеж. Срок внесения платежа будет тоже единый — не позднее 28 числа месяца, идущего за отчетным периодом. Разных платежек на разные КБК по налогам и взносам не будет.
Исключение: взносы на травматизм.
НДФЛ также будет перечисляться в составе ЕНП, но по срокам для него будет работать особый порядок (подробности ниже).
Разносить поступившие деньги по КБК налоговики будут сами. А налогоплательщики и налоговые агенты должны будут подавать уведомление об исчисленных суммах налогов, чтобы налоговики могли корректно эти суммы разнести.
О порядке уплаты НДФЛ рассказывает новая редакция п. 6 ст. 226 НК. НДФЛ, исчисленный в период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего, уплачивается не позднее 28-го числа текущего месяца. Отдельные сроки для периодов:
- с 1 по 22 января — не позднее 28 января;
- с 23 по 31 декабря — не позднее последнего рабочего дня года.
Отчетные формы по НДФЛ
В течение многих лет основными декларированными документами использовали всего лишь две формы, а именно:
- 3-НДФЛ – данный документ заполняет сам налогоплательщик. На каждое физическое лицо заполняется отдельная форма, если он получает еще другие доходы вне зависимости от заработной платы. В данном отчете необходимо указать такие сведения как: ФИО, паспортные данные, ИНН; доход какой был получен как от работодателя, так и из сторонних источников; расчет суммы подоходного налога; перечислить доходы, которые не попадают под налогообложение; расчетные суммы, которые подлежат возврату. Данные заносятся за прошедший год и его необходимо предоставить в налоговую инспекцию по месту учета до 30 или 31 апреля текущего года. Если не сдать в срок, то могут быть начислены штрафные санкции.
- 2-НДФЛ – представляет собой справку, которая выдается работодателем физическому лицу. Ее можно использовать для подтверждения таких операций как: при получении кредита или ипотеки в банке; при оформлении визы в иностранном консульстве; при усыновлении ребенка этой справкой можно подтвердить свою состоятельность. В данном документе гражданин может увидеть, сколько он получал денежный средств каждый месяц и сколько он уплатил налога в общефедеральную казну.
В 2016 году к уже имеющимся отчетным формам добавили еще одну форму 6-НДФЛ. Данная форма очень похожа на отчет 2-НДФЛ. Разница только в том, что 2-НДФЛ необходимо сдается каждый год, а 6-НДФЛ один раз в три месяца. Введения данного отчета необходимо для более жесткого мониторинга деятельности работодателя. Так инспекторы ФНС могут быстрее среагировать на нарушения, которые будут выявлены при ежеквартальной проверке, тем самым привлекать к ответственности начальников и своего рода защищать налогоплательщиков.
Общие правила заполнения отчетности 6-НДФЛ
При заполнении отчетности 6-НДФЛ необходимо соблюдать установленные правила, иначе отчетность не примут, вернут обратно. И так рассмотрим, какие имеются правила:
- Если отчетность заполняется в электронном виде, тогда необходимо использовать шрифт Courier New высотой букв 16–18 пунктов. Если отчетность заполняется в ручную, тогда используется такие чернила, как черные, синие или фиолетовые, исправления не допускаются и корректор тоже.
- Заполнять необходимо с первых клеток и слева направо. В пустых клетках проставляются прочерки;
- Распечатывать отчетность необходимо каждую страницу на отдельном листе, скреплять степлером запрещается. Нумерация страниц должна быть сквозной и начинается с титульного листа;
- При отображении суммарных с сотыми единицами – целое число указывается в первом поле, копейки после точки, если нет сведений – ставят «0».
Комментарии по заполнению Раздела 2 формы 6-НДФЛ
По строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается дата, когда физлицо фактически получило доход, отраженный по строке 130. Что является датой фактического получения дохода, указано в ст. 223 НК РФ. Например, по оплате труда такой датой является последний день месяца, за который доход был начислен.
По строке 110 «Дата удержания налога» налоговый агент должен показать дату, когда он удерживает НДФЛ из доходов физлица, которые показаны по строке 130. Удержание налога из дохода производится при его фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
По строке 120 «Срок перечисления налога» необходимо указать дату, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет. Перечисляется НДФЛ не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). При выплате пособий по временной нетрудоспособности и отпускных НДФЛ перечисляется в особые сроки: не позднее последнего числа месяца, в котором такие выплаты производились.
По строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» нужно показать общую сумму дохода физлиц (с учетом НДФЛ), полученных в указанную по строке 100 дату.
По строке 140 «Сумма удержанного налога» нужно отразить обобщенную сумму удержанного налога в указанную по строке 110 дату.
Контрольные соотношения для проверки формы 6-НДФЛ
Представим основные контрольные соотношения для формы 6-НДФЛ в виде таблицы.
| Соотношение | Комментарии |
| строка 020 «Сумма начисленного дохода» ≥ строка 030 «Сумма налоговых вычетов» | В форме 6-НДФЛ сумма налоговых вычетов (строка 030) не может быть больше начисленного дохода (строка 020). |
| (строка 020 «Сумма начисленного дохода» − строка 030 «Сумма налоговых вычетов») * строка 010 «Ставка налога, %» / 100 = строка 040 «Сумма исчисленного налога» | Если соотношение не выполняется, то сумма налога занижена или завышена. При этом допускается отклонение рассчитанного налога от показателя строки 040 в обе стороны не более чем на следующую сумму (в рублях): строка 060 «Количество физических лиц, получивших доход» * количество строк 100 «Дата фактического получения дохода» |
| строка 040 «Сумма исчисленного налога» ≥ строка 050 «Сумма фиксированного авансового платежа» | Сумма фиксированных авансовых платежей не может превышать сумму исчисленного налога. Налоговая инспекция запросит также пояснения, если строка 050 заполнена, но налоговому агенту не выдавались уведомления о праве уменьшать НДФЛ на налог иностранцев с патентом |
Кроме того, налоговый агент может сопоставить не только данные формы 6-НДФЛ между собой, но и показатели Расчета с данными бухгалтерского учета и налоговыми регистрами.
Так, если сумма разницы строк 070 «Сумма удержанного налога» и 090 «Сумма налога, возвращенная налоговым агентом» превышает сумму уплаченного за этот год НДФЛ по данным налогового агента, то это может говорить о неуплате НДФЛ в бюджет. Налоговая инспекция также сверяет эти данные с Карточкой расчетов с бюджетом налогового агента. Аналогично, сверить с карточкой инспекция может фактическую дату перечисления НДФЛ с датой, заявленной налоговым агентом по строке 120 «Срок перечисления налога» в отношении суммы налога, отраженной по строке 140 «Сумма удержанного налога».
Также по итогам года для проверки формы 6-НДФЛ налоговая инспекция может сопоставить показатели формы 6-НДФЛ с данными справок о доходах физического лица (форма 2-НДФЛ), налоговой декларацией по налогу на прибыль (Приложение №2).
Комментарии по заполнению Раздела 2 формы 6-НДФЛ
По строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается дата, когда физлицо фактически получило доход, отраженный по строке 130. Что является датой фактического получения дохода, указано в ст. 223 НК РФ. Например, по оплате труда такой датой является последний день месяца, за который доход был начислен.
По строке 110 «Дата удержания налога» налоговый агент должен показать дату, когда он удерживает НДФЛ из доходов физлица, которые показаны по строке 130. Удержание налога из дохода производится при его фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
По строке 120 «Срок перечисления налога» необходимо указать дату, не позднее которой НДФЛ должен быть перечислен в бюджет. Перечисляется НДФЛ не позднее рабочего дня, следующего за днем выплаты дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). При выплате пособий по временной нетрудоспособности и отпускных НДФЛ перечисляется в особые сроки: не позднее последнего числа месяца, в котором такие выплаты производились.
По строке 130 «Сумма фактически полученного дохода» нужно показать общую сумму дохода физлиц (с учетом НДФЛ), полученных в указанную по строке 100 дату.
По строке 140 «Сумма удержанного налога» нужно отразить обобщенную сумму удержанного налога в указанную по строке 110 дату.