Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кому положен отпуск за свой счёт и как его получить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первоначально оформление начинается со стороны работника. Ему необходимо написать собственноручно заявление с указанием своих данных: ФИО, должности, подразделения и контактов. В некоторых компаниях может потребоваться указать свой табельный номер, уточнить его можно в кадрах.
Процедура оформления отпуска без зарплаты
Помимо личных данных, указываются данные работодателя: название компании, должность и ФИО непосредственного руководителя. Конкретной формы для заявления на неоплачиваемый отпуск в законодательстве нет, поэтому текст сотрудник пишет в свободной форме.
Обязательно должна быть указана причина необходимости дополнительных выходных, а иногда и документы, подтверждающие ее.
Заявление должно быть подписано сотрудником с указанием даты составления и передано работодателю до непосредственного отсутствия на работе.
В ряде компаний внутренним распорядком могут быть установлены дополнительные требования к срокам подачи подобных бланков.
Далее работодатель должен принять решение, согласовывает ли он отпуск этому сотруднику. Если да — руководитель подразделения ставит отметку о нем, подкрепленная подписью и датой. Только после этого документ попадает в бухгалтерию.
Кадровые сотрудники готовят приказ о предоставлении отпуска. Форма унифицированная, в документе ставится отметка о том, что дни отдыха предоставляются без финансирования. С приказом работник должен ознакомиться под роспись.
В личную карточку сотрудника вносится запись. Ознакомление со вносимыми в этот документ записями не требуется. В зависимости от дат отсутствия, кадровый сотрудник проставляет соответствующие отметки в табеле.
При этом они отличаются. Если работодатель был обязан предоставить дни — «ОЗ», если дополнительные выходные предоставлены по согласованию — «ДО». Записка-расчет не оформляется, так как не производится расчет отпускных.
Неоплачиваемый отдых возможен только по инициативе сотрудника. Поэтому работодатель не имеет права насильно направить работника отдохнуть.
Если же руководитель компании настаивает, его действия попадают под нарушение и могут повлечь за собой штраф до 50 000 рублей.
Преимущества и недостатки отпуска
Такие отгулы имеют как положительные, так и отрицательные моменты.
| Преимущества | Недостатки |
|
Он получает возможность уладить свои дела. |
В случае, если отдых продлился дольше запланированного времени, то лишние дни будут вычтены из ежегодного оплачиваемого отпуска. |
|
В течение времени, пока его нет на работе, уволить его нельзя. |
Если сотрудник во время отпуска заболел, то дни больничного, приходящиеся на это время, оплачиваться не будут. Ситуация изменится, когда больничный придется на оплачиваемые дни. |
|
Пребывание в неоплачиваемом отпуске не влияет на расчет средней зарплаты. Такие дни исключаются из расчета. |
Время без оплаты не будет учтено при расчете страхового стажа. |
«По семейным обстоятельствам»
В Трудовом кодексе РФ закреплено право каждого работающего человека на предоставление отпуска без сохранения заработной платы «по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам» (ст. 128 ТК РФ). Термины эти нигде не конкретизированы, поэтому руководитель самостоятельно определяет, насколько указанная в заявлении причина весома, чтобы отпустить сотрудника. Чаще всего вопрос отпуска «за свой счет» работодатель решает исходя из производственных потребностей предприятия.
Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы законодательно не ограничена. Этот вопрос также остается на усмотрение работодателя, за исключением ситуаций, когда он обязан предоставить отпуск по просьбе работника (о них речь ниже).
Принудительный отпуск за свой счет
Если работник написал заявление на временное освобождение от своих обязанностей под давлением руководителя, ему необходимо обратиться с соответствующей жалобой в государственное учреждение по труду. При выявлении нарушений в ходе проверки, директор несет административное наказание.
В соответствии со ст.5.27 КоАП РФ размер административного штрафа составляет:
- 1000-5000 рублей для руководителя;
- 1000-5000 рублей или прекращение работы сроком до 3-х месяцев для человека, который является предпринимателем, но не зарегистрированным как юридическое лицо;
- 30000-50000 рублей или прекращение работы до 3-х месяцев для организации.
Ответственность работодателя за незаконные действия по ТК
Если работодатель принудительно отправляет своего сотрудника в отпуск в связи с коронавирусом за свой счет, это является прямым нарушением трудового законодательства. В этом случае он будет нести ответственность согласно ст. 5.27 КОАП РФ.
Она предусматривает следующую ответственность:
- Штраф на должностное лицо или предпринимателя 1-5 тысяч рублей;
- Штраф на компанию 30-50 тысяч рублей.
В случае, если нарушение будет совершено повторно штрафы увеличиваются:
- На должностное лицо штраф 10-20 тысяч рублей либо дисквалификация 1-3 года;
- На предпринимателя 10-20 тысяч рублей;
- Компания может быть оштрафована на 50-70 тысяч рублей.
Неоплачиваемый отпуск ТК РФ
Неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя — с точки зрения Российского Законодательства, такого понятия не существует. Такие действия производятся руководителями, как правило, с одной целью: сэкономить на оплате труда своих сотрудников. И сотрудники обычно не препятствуют этому решению, веря, что это законно, что так требуют обстоятельства.
К тому же, нередки случаи запугивания работников, с угрозами немедленного увольнения, если вдруг руководитель получит отказ работника от неоплачиваемого отпуска. Статья под номером 128 Трудового Кодекса РФ регулирует такую ситуацию и четко определяет, что работодатель не имеет права отправлять сотрудника в неоплачиваемый отпуск. По закону, неоплачиваемый отпуск возможен только при обоюдном соглашении, при наличии добровольно написанного заявления работника, и может длиться не более шестидесяти календарных дней. Таким образом, подчиненный может не уходить в неоплачиваемый отпуск и отстаивать свои права перед руководством.
Преимущества и недостатки пребывания в отпуске без выплаты заработка
Чем может закончиться отпуск за свой счет?
К преимуществам, которые получает работник, оформив отпуск без сохранения полагающегося ему заработка можно отнести:
- Наличие свободного времени необходимого для осуществления работником, тех целей, которые были изложены им в заявлении.
- Сохранение за работником его непосредственного рабочего места – как предусматривается положениями, закреплёнными в ст. 81 ТК РФ, в период, когда сотрудник пребывает в отпуске без выплаты заработка, увольнение его по инициативе, исходящей от работодателя, не допускается за исключением таких случаев, как ликвидация компании или же прекращение своей деятельности.
- Отсутствие снижения среднего заработка работника поскольку в соответствии с нормами законодательства, время пребывания в вышеупомянутом отпуске при исчислении среднего заработка подлежит исключению из расчетного периода.
- Оплата отпуска предоставляемого по причине беременности или же родов.
- Наличие у работника возможности пользоваться налоговыми вычетами поскольку оформление их не зависит от того был ли работником получен или же не получен ежемесячный доход.
К недостаткам пребывания работника в отпуске без выплаты заработка могут быть отнесены такие обстоятельства как:
- Отсутствие оплаты периода нетрудоспособности – как разъясняется в письме ФСС №02-13/07-7422 от 09.08.2007г., в том случае если в период, когда работник пребывал в отпуске без выплачивания зарплаты, у него возникло заболевание, а выздоровление наступило после окончания данного отпуска, то выдача и оплата больничного листа производится, начиная с первого дня (календарного), который следует за днем являющимся окончанием отпуска.
- Превышение отпуском установленного законодательством 14-го периода, влечёт за собой (согласно положениям, закреплённым в ст. 121 ТК РФ) вычитание из основного подлежащего оплате отпуска каждого дня, превысившего упомянутый срок.
- Не включение в страховой стаж (исчисляемый при оформлении пенсии) времени пребывания субъекта в отпуске без выплачивания причитающейся ему зарплаты – как предусматривается положениями, изложенными в п. 1 ст.10 ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» в страховой стаж, подлежат включению те промежутки трудовой деятельности, за которые были произведены соответствующие отчисления в Пенсионный фонд.
Предоставление административного отпуска по решению работодателя
Помимо причин, при которых начальство обязано предоставить административный отпуск по инициативе наёмного работника, в ст. 128 ТК РФ прописаны категории сотрудников, которые имеют право на получение определённого количества неоплачиваемых дней в любое время года. К таковым относятся:
- участники ВОВ могут оформить без начисления зарплаты до 35 календарных дней;
- те, кто получают пенсию по старости – до 14 дней;
- ближайшие родственники работников силовых структур, исполнительной власти, которые погибли при исполнении своих обязанностей или из-за полученных в этот период ранений и травм – 14 дней в год;
- те, кто является владельцем удостоверения по инвалидности – до 60 дней в год;
- поступающие в ВУЗы, колледжи, техникумы – 15 и 10 дней, соответственно;
- родители, воспитывающие 2-ух и более детей, которым ещё не исполнилось 14 лет, ребёнка с инвалидностью до 18 лет или одинокий родитель с одним ребёнком до 14 дет – 14 дней в год;
- Герои и Кавалеры орденов СССР, Славы и прочих званий – 21 день в год.
Особенности оформления вынужденного отпуска по инициативе работодателя
Время отпусков – обычно желанное и долгожданное. Каждый трудящийся точно знает, когда именно оно наступит, поскольку с начала года должен быть ознакомлен под роспись с соответствующим графиком. Если же произойдет что-то непредвиденное, можно попросить у начальства свободные дни «за свой счет». Все эти варианты нерабочего времени регламентированы Трудовым кодексом РФ и предусматривают личное волеизъявление самого сотрудника.
Но нередко случается, что работодатель дает сотруднику отпуск не тогда, когда это указано в графике. Причины для этого могут быть различными. Имеет ли право работник на оплату вынужденного отпуска (его еще называют «административным»)? Есть ли законодательные нормы, запрещающие отправлять персонал в отпуск без предоставления денежной оплаты? Ответим на эти вопросы, а также рассмотрим нюансы оформления вынужденных отпусков.
Что делать директору, если нужно отправить работника в отгулы за свой счет?
Как уже говорилось ранее, законодательством не регламентируется отпуск без сохранения зарплаты, оформленный работнику по желанию (требованию) работодателя. Чтобы отправить гражданина в отдых без оплаты, руководитель организации, который выдвинул такую инициативу, должен убедить или, как вариант, заставить его принять данное предложение.
Очевидно, что оформление отпуска за свой счет, предоставленного трудящемуся по инициативе работодателя, будет осуществляться так, как если бы сам сотрудник попросил такой отгул добровольно. Это значит, что максимальная продолжительность отпускного периода будет предопределяться причиной, указанной в соответствующем заявлении трудящегося гражданина.
Так, отдельным категориям работников отдых, предоставленный за свой счет, может оформляться на длительные сроки (применяются общеобязательные нормы статьи 128 ТК РФ).
Ещё один способ оформления сотруднику неоплачиваемого отпуска по инициативе руководства организации – применение конкретных норм статьи 76 ТК РФ, определяющей основания и порядок отстранения физического лица от работы.
Длительность законом не ограничивается, поскольку данная мера применяется до окончательного устранения (прекращения) обстоятельств, побудивших работодателя к её использованию.
Так, руководитель обязан отстранить сотрудника от работы или, как вариант, не допустить его к выполнению трудовых обязанностей, если имеются следующие обстоятельства:
- Появление гражданина на работе в состоянии опьянения.
- Работник не прошел предусмотренное обучение и экзамен по охране труда.
- Сотрудник не прошел регламентированный медосмотр (освидетельствование у психиатра), если это требование является обязательным.
- Наличие у работника медицинских противопоказаний.
- Приостановление действия специального права гражданина (например, права вождения автомашины) максимум на 2 месяца.
- Уполномоченные должностные лица (официальные органы) выдвинули данное требование.
- Прочие основания, предусмотренные законодательством.
Предоставление административного отпуска на основании законодательства
В ст. 128 ТК РФ сказано, что каждый работник имеет право на получение неоплачиваемого отпуска, при необходимости. В тех случаях, когда его предоставление не является обязанностью руководства, его продолжительность и возможность оформления обговариваются с руководством.
Если нет причин для обязательного предоставления нескольких дней без начисления зарплаты, достаточно будет указать в заявлении «по семейным обстоятельствам». Если есть оправдательные документы, рекомендуется опираться на них. Например, родителю необходимо съездить с ребёнком на приём к «узкому» врачу в будний день в другой город. Поездка займёт 2 дня, на руках билеты на автобус и направление к врачу на конкретную дату. Когда родитель будет писать заявление на предоставление ему определённого периода без начисления зарплаты, он может приложить копию направления.
Возможен ли неоплачиваемый отпуск по инициативе работодателя
Неоплачиваемый отпуск предоставляется работникам на основании их письменных заявлений. То есть инициатива по предоставлению таких отпусков всегда должна исходить от работников, а не от их работодателей. Работодатели не вправе предлагать своим сотрудникам написать заявление на отпуск «за свой счет» и, тем более, не могут грозить сотрудникам увольнением за непредставление таких заявлений.
Минтруд ранее предупреждал, что инициатива по предоставлению неоплачиваемых отпусков не может исходить от работодателей вообще ни при каких обстоятельствах. Отсутствие работы, локдаун, объявленный по санитарным или экономическим причинам, отсутствие у работодателя денег и другие причины не являются основанием для того, чтобы отправить сотрудников в отпуск «за свой счет».
Прикрытие случаев простоя или отсутствия денежных средств на выплату работникам заработной платы неоплачиваемыми отпусками, предоставляемыми по инициативе работодателя, недопустимо и противозаконно. Если у работодателя имеются какие-либо трудности с оплатой труда или продолжением деятельности, то он должен либо объявлять простой, либо принимать решение о ликвидации бизнеса.
Работодатель оформил отпуск за свой счет вместо объявления простоя
Ситуация: из-за сложной ситуации в компании руководитель решил отправить отдельных сотрудников в отпуск за свой счет. Но некоторые отказываются писать заявления и уходить в такой отпуск. Без заявления работников об отпуске за свой счет работодатель не вправе оформить такой отпуск. Если договориться с ними не удастся, то сотрудников, для которых нет работы, придется вводить в простой. В приказах и заявлениях нельзя использовать словосочетание «административный отпуск». Под ним понимают отпуск без сохранения заработной платы, оформленный по инициативе работодателя, но такого понятия в трудовом законодательстве нет.
Отправить работника в вынужденные неоплачиваемые отпуска «технически» возможно, но такие действия влекут серьезные риски для работодателя.
Во-первых, за несоблюдение трудового законодательства согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностному лицу, впервые совершившему данное правонарушение, грозит штраф, а за повторное нарушение — дисквалификация на срок от одного до трех лет. Риски юридического лица: штраф еще в большем размере и административное приостановление деятельности на срок до 90 дней. Индивидуальный предприниматель так же оштрафован в пределах и возможно административное приостановление его деятельности на тот же срок.
Во-вторых, вынужденный неоплачиваемый отпуск может быть квалифицирован как простой, если работодатель укажет в качестве его причины обстоятельства, не зависящие ни от него, ни от работников. Как следствие, ему придется выплатить сотрудникам 2/3 тарифной ставки (оклада) Если же суд сочтет, что причины, по которым работники отправлены в вынужденные отпуска, не связаны с невозможностью обеспечить их работой, то он вправе признать простой случившимся по вине работодателя. В этом случае работникам выплачивается не менее 2/3 средней заработной платы.
В-третьих, в случае оспаривания такого отпуска работником компания понесет судебные издержки. Этот риск особенно актуален при массовом «отправлении в вынужденные отпуска», когда число судебных споров может соответствовать количеству отпускников.
Отпуск «за свой счет» по правилам
Исходя из анализа действующего законодательства и, в частности, ст. 128 ТК РФ можно сделать вывод, что неоплачиваемый отпуск — это право работника, а не возможность работодателя отправить его туда.
Особенности оформления вынужденного отпуска по инициативе работодателя
Время отпусков – обычно желанное и долгожданное. Каждый трудящийся точно знает, когда именно оно наступит, поскольку с начала года должен быть ознакомлен под роспись с соответствующим графиком. Если же произойдет что-то непредвиденное, можно попросить у начальства свободные дни «за свой счет». Все эти варианты нерабочего времени регламентированы Трудовым кодексом РФ и предусматривают личное волеизъявление самого сотрудника.
Но нередко случается, что работодатель дает сотруднику отпуск не тогда, когда это указано в графике. Причины для этого могут быть различными. Имеет ли право работник на оплату вынужденного отпуска (его еще называют «административным»)? Есть ли законодательные нормы, запрещающие отправлять персонал в отпуск без предоставления денежной оплаты? Ответим на эти вопросы, а также рассмотрим нюансы оформления вынужденных отпусков.
Отпуск за свой счет на длительный период: максимальный срок, вопрос по стажу, налоговые риски / «Правовест Аудит»
По общему правилу, работник и работодатель вправе договориться о любой продолжительности отпуска без сохранения заработной платы (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).
Но для отдельных работников законом установлен предельный срок отпуска. Например, для государственных и муниципальных служащих он составляет один год (ч. 15 ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ, ч. 6 ст. 21 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ).
Отметим, что когда соглашения о сроке отпуска достичь не получается, то существует перечень категорий работников, которые вправе требовать отпуск определенной продолжительности в силу закона.
Так, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы (ст.128 ТК РФ):
То есть отказать в предоставлении перечисленным работникам отпуска без сохранения заработной платы Организация не может. Работодатель сможет отказать только в увеличении времени отдыха сверх установленной в законе продолжительности.
На основании ч. 1 ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
Поэтому, если работник находится в отпуске за свой счет длительный период, то стаж для очередного отпуска не накапливается (кроме 14 календарных дней за каждый рабочий год нахождения в отпуске за свой счет).
В период отпуска за свой счет работнику не начисляется и не выплачивается заработная плата и иные выплаты. Поэтому в целях исчисления налога на прибыль ничего не учитывается. Рисков никаких нет.
Так как нет начисленной заработной платы, соответственно нет НДФЛ и нет страховых взносов во внебюджетные фонды, в том числе взносов в ПФР.
Однако следует отметить, что в последствии, когда работнику будет предоставляться очередной отпуск с сохранением среднего заработка, он будет предоставляться за периоды работы, за исключением периодов нахождения в отпуске за свой счет. Сумма среднего заработка исчисленного в соответствии с ст.139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 922 учитываются в расходах при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль (п.7 ст.255 НК РФ).
Также важно помнить, что согласно ст.8 Федерального закона от 28.12.2013 N 400 ФЗ «О страховых пенсиях» страховая пенсия по старости назначается при наличии не менее 15 лет страхового стажа (с 2024 года) и при наличии величины индивидуального пенсионного коэффициента в размере не менее 30 баллов.
Индивидуальный пенсионный коэффициент (ИПК) — понятие абсолютно новое для российской пенсионной системы. Каждый год работодатель перечисляет за своего работника страховые взносы в Пенсионный фонд России на его будущую пенсию. Эти взносы будут пересчитываться из денег в баллы. То есть пенсионные баллы — это параметр, которым оценивается каждый календарный год трудовой деятельности гражданина с учетом ежегодных отчислений страховых взносов в Пенсионный фонд России и варианта пенсионного обеспечения.
Количество баллов будет зависеть от заработной платы: чем она выше, тем их больше. За год максимально можно сформировать 10 баллов.
При отсутствии необходимого страхового стажа или требуемой величины ИПК страховая пенсия по старости не положена.
При этом период нахождения работника в отпуске без сохранения заработка не предусмотрен также в числе «иных» периодов, засчитываемых в соответствии со ст. 12 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ в страховой стаж.