Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Власти увеличили срок хранения бухгалтерских и налоговых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.
К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.
Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.
Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.
Сроки хранения документов по налогам
Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).
Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).
4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).
5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).
Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).
Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.
Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).
Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
| Категория документации | Вид документов | Срок хранения |
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 лет |
| При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет | ||
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 лет |
| При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | ||
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учет | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| Бухгалтерский учет | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| Бухгалтерский учет | Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| Бухгалтерский учет | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| а) у аудируемого лица; | б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы | |
| б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | ||
| 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу | ||
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы | ||
| 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу | ||
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 лет |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | ||
| При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | ||
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве | а) 45 лет; |
| связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно | ||
| а) по месту составления; | ||
| б) в других организациях | б) 5 лет | |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Есть ли необходимость индивидуальному предпринимателю хранить документы?
Ответ:
Да, предприниматель должен наряду с юридическими лицами хранить свою документацию, поскольку в случае возникновения каких-либо судебных дел либо налоговой проверки потребуется предоставление тех или иных бумаг, если предприниматель на тот момент прекратил свою деятельность, нужно обращаться в архив.
2.Вопрос №2:
Какой срок давности по проверкам для закрытых предпринимателей?
Ответ:
Проверить индивидуального предпринимателя могут в течении четырех лет, однако если назначить после этого новое дело, то сроки могут сдвигаться и на более длинные промежутки времени.
Перечень документов и сроки их хранения
В приведенную ниже таблицу для наглядности и удобства сведена информация о сроках хранения основных документов, оформляемых ИП в результате своей деятельности.
В таблице:
- срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее 10 лет;
- срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
| Вид документа | Срок хранения |
| Бухгалтерский учет и отчетность | |
| Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга | |
| Регистры бухгалтерского учета | В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
| Главная книга | 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) |
| Документы учетной политики | |
| Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета | Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней | |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней | В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
| Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним):
— годовая; — промежуточная |
Постоянно 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно) |
| Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:
— у аудируемого лица; — у аудиторской организации, индивидуального аудитора |
5 лет (для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянно) 5 лет (при условии проведения внешней проверки качества работы) |
| Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) | В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
| 5 лет при условии проведения проверки (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу) | |
| Журналы, базы данных учета кассовых документов (счетов, платежных поручений) | 5 лет |
| Путевые листы | |
| Путевые листы | 5 лет (при отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, — 50/75 лет) |
| Журналы, базы данных учета путевых листов | 5 лет |
| Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий | |
| Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат | 6 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет) |
| Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи | 5 лет |
| Инвентаризационные описи | |
| Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств | 5 лет при условии проведения проверки |
| Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно |
| Документы по основным средствам | |
| Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов | 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (акты списания федерального недвижимого имущества — постоянно) |
| Договоры и контракты | |
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 лет |
| Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам | 5 лет |
| Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества | Постоянно |
| Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд | 5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту |
| Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним | 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору |
| Налоговый учет и отчетность | |
| Общие вопросы | |
| Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов | В течение 4 лет |
| Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов | В течение 4 лет |
| Копии документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), либо отрывные части документов | Не менее 5 лет |
| Все электронные документы с УКЭП и квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, применявшиеся для формирования УКЭП в жалобах и технологических электронных документах | В течение 5 лет с даты получения или отправки |
| Налоговые декларации | |
| Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов | 5 лет |
| Налог на добавленную стоимость | |
| Счета-фактуры | 5 лет |
| Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде | В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
| Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде | В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
| Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде | Не менее 4 лет с даты последней записи |
| Полученные документы:
— копии счетов — фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами; — таможенные декларации или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, — в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ; — заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, — в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства — члена ЕАЭС; — заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС — при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей; — документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии; — документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком), или их нотариально заверенные копии; — первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС |
В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
| Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) | |
| Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, — бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС | |
| Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования электронной подписи указанных документов квалифицированным сертификатом ключа проверки электронной подписи) | В течение срока, установленного для хранения счетов-фактур |
| Налог на доходы физических лиц | |
| Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерских отчетов, документов, подтверждающих факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов | В течение 5 лет |
| Налог на прибыль организаций | |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение | В течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
| Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации | В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
| Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации | В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка | В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков |
| Упрощенная система налогообложения | |
| Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
| Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог) | |
| Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
| Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции | |
| Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов | В течение всего срока действия соглашения |
| Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности | Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению |
| Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды | |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | В течение 6 лет |
| Расчеты по страховым взносам:
— годовые — квартальные |
50/75 лет 50/75 лет |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов | 6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 50/75 лет) |
| Сертификаты ключей ЭП | В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году |
| Принятый ФСС РФ Расчет (Форма 4-ФСС) | Не менее 5 лет с момента принятия ФСС РФ |
| Квитанция о получении Расчета либо Квитанция о получении Расчета с ошибками | Не менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС |
| Акцизы | |
| Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение (извещения) об уплате авансового платежа акциза | Не менее 4 лет |
| Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа | Не менее 4 лет |
| Журналы учета акцизных марок | Не менее 3 лет |
| Журналы учета специальных марок | Не менее 3 лет |
| Налог на добычу полезных ископаемых | |
| Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующего способ добычи кондиционных руд черных металлов | В течение всего срока применения указанного коэффициента |
Ответственность за хранение бухгалтерских документов
За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.
Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.
Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.
При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.
Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.
Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.
Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.
Хочу выкинуть документы. Так можно?
Индивидуальный предприниматель обязан хранить документы о своей работе. Речь о том, что связано с налогами, сделками и сотрудниками. Для этого несколько причин.
Налоговый кодекс о документах
Документы помогают избежать штрафа налоговой. Допустим, магазин закупается у оптовой базы, на закупку должен быть договор.
Если его нет, возможен штраф от 200 рублей за каждый договор. Еще у ИП должна быть книга учета расходов и доходов.
Штраф за отсутствие — от 10 000 рублей.
Ответить на вопросы налоговой.
Налоговая проверяет предпринимателей, чтобы убедиться: они платят налоги сколько нужно, среди них нет обнальщиков.
Вот поставщик получает деньги от магазина, и налоговая может запросить договор и накладную на поставку. Вдруг поставки не было, и это фикция.
Читать в Деле
Ответить на вопросы трудовой инспекции. Инспекция проверяет работодателей с помощью чек-листов — это списки вопросов. Ответ на вопрос — это документ.
Например, по одним документам работало сорок человек, по другим — меньше. Чтобы разобраться, инспекция запрашивает трудовые договоры.
Если сотрудник числился, а трудового договора нет, возможный штраф — до 50 000 рублей. И так за каждое нарушение.
Подтвердить стаж, социальные выплаты или подготовить документы для сотрудника. Допустим, сотрудник потерял трудовую книжку и хочет ее восстановить. Для этого он обращается к прошлым работодателям, и вот тут понадобятся сведения: сколько и кем работал сотрудник.
Документы для процедуры закрытия ИП
Как закрыть «ИП»? Этот вопрос встречается часто, по причине устойчивого развития различных видов бизнеса, как малого, так и среднего. Мы говорим о ЗАКРЫТИИ, ни в коем случае нельзя употреблять слово «ЛИКВИДАЦИЯ», так как ИП является физическим лицом.
Ликвидация присуща только для юридических лиц. Для одних открытое и нефункционирующее ИП стало обузой. Другие считают, что настало время расширяться и переходить на иную форму собственности.
В целях экономии или для расширения собственной базы знаний собственники бизнеса чаще предпочитают самостоятельно решать бумажные вопросы. Рассмотрим детально, какие бумаги нужны, чтобы закрыть ИП.
Что же нам нужно:
- Документ, удостоверяющий личность, а именно – паспорт,
- Ранее выданное свидетельство о регистрации ИП,
- Заполненная форма 26001 – заявление на прекращение деятельности ИП,
- Оплатить госпошлину о прекращении деятельности (необходима будет квитанция).
Как оформить уничтожение документов по истечении срока хранения?
Если установленный срок хранения документов истек, и постоянному хранению документы не подлежат, их можно будет уничтожить. Но уничтожение не подразумевает, что документы можно просто выбросить. Уничтожение следует правильно оформить, составив акт на списание и уничтожение документов.
Форма такого акта законом не утверждена, поэтому организация может оформить его в произвольной форме. Также организация самостоятельно организует проведение процедуры уничтожения документов и утверждает состав участников комиссии, которая проводит процедуру. Отметим, что в состав комиссии не обязательно должны входить работники госархива. Достаточно сформировать ее из работников самой организации (не менее 3 человек).
Как правило, в состав комиссии включается главный бухгалтер, один из руководителей организации и лица, ответственные за сохранность документации. Состав комиссии должен быть утвержден приказом руководителя.
После утверждения состава комиссии, ее члены должны отобрать к уничтожению документы, которые допустимо уничтожить, не нарушая требований законодательства. Потребуется составить опись таких документов.
После этого составляется протокол, где указывается количество и вес документации, подлежащей уничтожению.
Если уничтожением занимается сторонняя организация, то оформляется приемо-сдаточная накладная, а затем необходимо подписать с ней акт выполненных работ.
Если уничтожением занимаются сотрудники самой организации, то в составе комиссии обязательно должен присутствовать сотрудник, отвечающий за хранение и уничтожение документации фирмы.
Возникает вопрос, как же быть, если организация уже ликвидирована и штат сотрудников распущен? Во-первых, не следует допускать такой ситуации. Ликвидация организации –процедура, которая занимает не один день. Если уже принято решение закрыть бизнес, позаботьтесь о сортировке документов и отборе тех, что подлежат уничтожению, заранее.
Если же собственники бизнеса озадачились этим вопросом уже после того, как никого из сотрудников не осталось, придется провести процедуру самостоятельно. При этом также следует составить опись документов и протокол. За неимением других лиц, документы сбывшему собственнику бизнеса придется подписать самостоятельно.
Те документы, которые нельзя уничтожить, следует сдать на хранение в государственный архив, заказав услугу «Депозитарное хранение архивных документов». Отделения государственного архива следует искать в своем населенном пункте.
Порядок хранения документов
Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).
Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:
- Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации ;
- Основные правила работы архивов организации, одобренные решением Росархива от 06.02.2002;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой России 06.10.2000;
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105;
- Перечень документов, которые подлежат обязательному хранению (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ) — Закон об акционерных обществах и об ООО.
К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации — первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность. Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Общества с ограниченной ответственностью обязаны включать положения о порядке хранения документов в свои уставы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном в постановлении ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.
Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены/приняты к учету (п. 2.9 указаний по применению Перечня, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г. Исключение составляют книга покупок и книга продаж.
Начало срока хранения определяется датой последней записи в них (п. 15 и п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г.
Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.
Бланки строгой отчетности необходимо хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами также комплектуются в хронологическом порядке и переплетаются. Счета-фактуры хранятся в журналах учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 1 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914).
Документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером , о чем говорится в п.6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.
Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 №129-ФЗ О бухгалтерском учете ).
В архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Остальные документы (срок хранения менее 10 лет) хранятся в бухгалтерии до их уничтожения. Такой порядок рекомендован в п. 3.3.1 и п. 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г..
Перед сдачей на архивное хранение дела необходимо оформить в следующем порядке (п. 3.4.2 ГСДОУ, утвержденный приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33):
- составить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель;
- подшить (переплести) дело;
- пронумеровать листы дела;
- оформить обложку дела.
Срок хранения документов в 2021 году
Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:
- Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
- Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.
ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.
За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:
- Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
- Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
- Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
- Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.
ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.
Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.
О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Иные случаи увеличения срока хранения первички
Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.
Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2019 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2033 года.
Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».
Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2019 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.