Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анализ и учёт дебиторской задолженности организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Списанию долга должна предшествовать инвентаризация сомнительных долгов, в рамках которой организация проверяет наличие безнадежных долгов. Такая инвентаризация может проводиться регулярно в конце каждого отчетного периода.
Дебиторская задолженность: понятие и виды
При предоставлении контрагентам займов и продаже товаров с отсрочкой платежа у организации образуется так называемая дебиторская задолженность.
Дебиторская задолженность – это денежная сумма, которую налогоплательщику задолжали другие коммерческие организации, ИП, учреждения, банки, а в некоторых случаях и государство (например, при переплате налогов и страховых взносов). Также под этим термином часто понимают и совокупность имущественных требований налогоплательщика к своим непосредственным контрагентам и любым третьим лицам, являющимся его должниками.
Дебиторскую задолженность принято подразделять на:
- просроченную, договорной срок погашения которой уже истек,
- непросроченную, срок погашения которой еще не наступил.
Компания теряет доход и оборотные средства именно при безнадежных обязательствах. Если их накапливается слишком много, фирма уже не в состоянии выплачивать зарплату, отчислять налоги, закупать сырье и производить товары, что грозит банкротством.
Потому менеджеры обязаны добиваться исполнения контрактов и предотвращать ситуации невыплат. Для этого они могут применять следующие методы:
- Инвентаризировать – проверять сделки на предмет рисков; делать это можно по своей инициативе и любое время, а при кражах, недоимках, принятии решения о ликвидации, составлении годовой отчетности проводить данную процедуру уже необходимо. Результаты оформляются как специальный акт и подтверждаются справкой.
- Сопоставлять трудозатраты – возможно, сумма дебиторской задолженности меньше, придется потратить на судебные издержки и адвокатов. Чтобы сэкономить время, полезно устанавливать минимумы и рассматривать только те сделки, в которых фигурируют цифры выше определенной отметки.
- Определять делайны и регулярно напоминать контрагентам о том, к каким датам они обязаны рассчитаться по договорам. Естественно, отделу учета понадобится сверить всю информацию, в том числе и об отгрузках, а после – рассылать соответствующие уведомления ответственным лицам партнеров и/или клиентов.
- Проверять вторую сторону на предмет платежеспособности – если она уже проходит через процедуру банкротства, необходимо в спешном порядке предпринимать все действия, позволяющие оказаться в реестре кредиторов. Допустимо обращаться в картотеку арбитражных дел, а также узнавать, открыто ли дело о ликвидации, и если да, то на каком оно этапе, используя для этого Единый федеральный реестр и «Прозрачный бизнес» от ФНС.
Учитывайте, что к дебиторской задолженности относятся и всевозможные санкции, допустим, еще и штраф или неустойка. Даже если они не прописаны в договоре, кредитор вправе требовать стяжание пени согласно ставке Центрального банка.
Процедура начинается с составления предварительной претензии: юрист фирмы направляет второй стороне официальное письмо с требованием погасить обязательства. В случае отказа или игнорирования данного уведомления дело переходит в суд.
Когда речь идет о 400 000 рублей и меньше, допустимо сразу инициировать выдачу исполнительного листа. Если требуется выплатить больше, иск передается в арбитраж, вместе с копией претензии, ответом и свидетельствами неисполнения контракта – счетами, актами и тому подобными документами.
При удовлетворении заявки за взыскание отвечают приставы. И даже при банкротстве ответчика оно все еще возможно: если компания окажется в реестре (очереди) кредиторов, она получит деньги после реализации имущества ликвидированного лица на аукционе.
Осуществляется в связи с истечением срока давности подачи иска или при нереальности возврата. Последнюю определяет кредитор, исходя из своих соображений. Рассуждая о том, что это такое – дебиторка (простыми словами), важно помнить, что проводить данную процедуру следует должным образом, без нарушений, то есть по результатам инвентаризации, подкрепленным приказом руководства и письменным обоснованием принятого решения.
Даже если обязательства посчитаны невозможными к взысканию и представлены как убыток, их нельзя просто аннулировать в балансной ведомости. Их необходимо отражать еще в течение 5 лет – на тот случай, что у второй стороны появятся средства, чтобы рассчитаться.
Подтвердить нереальность возврата можно с помощью постановления суда, выписки из ЕГРЮЛ, акта пристава.
Порядок и методика анализа дебиторской задолженности организации
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности организации требует проработанного плана. Финансисты часто создают отдельный стратегический план для оценки финансовой стабильности предприятия. Такой подход универсальный, а итоговый результат покажет текущее состояние долгов компании и контрагентов, а также их влияние на финансовое положение в целом.
Для достижения наиболее качественных результатов в вопросе анализа состояния дебиторской задолженности следует придерживаться определённого порядка действий. Первоначально следует обозначить элементы анализа:
1. Изучить размер долгов дебиторов, основные пункты и динамику. Полученные расчёты удобнее оформить в виде таблицы, чтобы наглядно определить изменения.
Дебиторская задолженность – что это
Даже при наличии входящих обязательств, подтвержденных документацией, на них не всегда можно обратить взыскание. В ст. 76 Закона № 229-ФЗ приведен перечень таких ситуаций:
- если по обязательству истек срок давности для принудительного взыскания через суд (например, если расписка, по которой должник может получить деньги, была выдана более 3 лет назад, а взыскание по ней не проводилось);
- если субъект, к которому можно предъявить требование, находится на территории государства, с которым Россия не заключила соглашение о взаимной правовой помощи;
- если предприятие, к которому существуют дебиторские требования, приступило к ликвидации;
- если предприятие-дебитор фактически прекратило деятельность, было исключено из ЕГРЮЛ;
- если юридическое или частное лицо подали документы в арбитраж на банкротство.
Очевидно, что в перечисленных ситуациях взыскать задолженность будет невозможно, либо с большими проблемами.
Еще одним случаем, который прямо не указан в законе, является пропуск сроков предъявления исполнительных документов к взысканию. Например, если должник ранее выиграл суд, однако не предъявил исполнительный лист для взыскания в течение 3 лет, такая задолженность будет существовать только «на бумаге». Восстановить сроки исполнения можно только по уважительным причинам, однако таких полномочий приставам не предоставлено.
Арест имущественных и финансовых активов, дебиторской задолженности, является мерой обеспечения интересов взыскателя. При наложении ареста, пристав устанавливает запрет на распоряжение. Может вводиться и ограничение режима пользования, если это приведет к утрате или порче вещей. В отношении дебиторки арест включает следующие ограничения:
- запрет должнику совершать действия, направленные на аннулирование или изменение дебиторских обязательств (например, должник не сможет простить долг или зачесть его в счет встречных обязательств);
- запрет с аналогичными требованиями будет вводиться и для дебитора по договору, судебному акту или иному документу;
- запрет на заключение договора об уступке права требования с другими лицами.
Порядок обращения взыскания не дебиторку зависит от действий и решений взыскателя. В ст. 76 Закона № 229-ФЗ указано 2 варианта:
- если взыскатель согласен принять на себя права требования, каждый дебитор будет обязан перечислять деньги на депозит ФССП;
- если взыскатель не согласен принимать права требования, либо дебиторы не перечислили задолженности на депозит ФССП, будут проводиться торги для реализации.
Государство установило только два способа позволяющие взыскать задолженность, возникшую из-за действий контрагентов:
1. Претензионный метод. Большинство российских договоров между организациями предусматривает применение этого способа, как основного при возникновении каких-либо спорных моментов. Поэтому, когда возникает задолженность любое ООО, другое предприятие, учреждение составляет, затем подает своим не пунктуальным партнерам образец документа под названием «претензия». В такой документ юрист организации включает информацию о размере задолженности, прилагает подтверждающие это первичные документы, договора. Данный акт должен содержать требование вернуть имеющийся долг. Также контрагентов информируют о том, что при не возвращении денег, имущества у кредитора появится основание использовать судебный способ взыскания, чем он и воспользуется. Если в каком-то договоре отсутствовал срок, в который следует вернуть взятое, то необходимо указать, что должник обязан вернуть средства в тридцатидневный период. Оповестить дебитора следует заказным письмом;
2. Судебный метод — позволяющий взыскать любую задолженность наиболее эффективно. Для этого готовиться образец юридического документа под названием «исковое заявление». Его подают в арбитражный суд. Когда судебный орган принимает нужное кредитору решение, то ему выдается исполнительный лист, с которым обращаются в ФССП, эта служба обязана взыскать имеющуюся задолженность с контрагентов.
После суда порядок обращения о взыскании дебиторской задолженности предусматривает подачу заявления с приложенным решением в отдел судебных приставов на территории, где проживает, находится дебитор.
Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:
- невыполнение финансовых соглашений;
- отсутствие оплаты за выполненные работы или оказанные услуги полностью или частично;
- игнорирование звонков, отказ от взаимодействия;
- пренебрежение установленными в договоре сроками по внесению платежей.
ВАЖНО!
В соответствии со ст. 125 АПК РФ претензионный порядок урегулирования спора в настоящий момент для большинства исков является обязательным. То есть к исковому заявлению прикладывают подтверждение исполнения этой процедуры — копию письма, в котором содержится просьба оплатить счета в ближайшее время, в противном случае иск будет оставлен без движения по ст. 128 АПК РФ.
Если подать заявление приставу о расчете задолженности по алиментам, в котором будет указаны данные обратившегося лица и больше ничего, придет формальный ответ. Судебные приставы загружены текущей работой, искать Иванова В.В., по которому выносилось решение суда 2 года назад, не станут.
В ответе потребуют дополнительные сведения, которые рекомендуется предоставлять сразу.
Перед тем как написать письмо, заявителю потребуется найти номер исполнительного производства (ИП) и решение суда. Первый облегчает поиск дела, второй необходим, чтобы в заявлении указать информацию про сам исполнительные лист: на основании какого судебного решения выдан, что в нем указывалось, размер и порядок выплат.
Подаваемое заявление условно состоит из следующих частей:
- Шапки.
- Вводной.
- Основной.
- Мотивировочной.
- Резолютивной.
Это типовая структура процессуального документа-обращения, будь то иск или жалоба письменное обращение. Какой-то строгой формы не предусмотрено, но чем больше документ будет похож на грамотно составленный иск, тем эффект от него лучше.
Судебный пристав сразу обращает внимание на подход заявителя, понимает, что полученное письмо легко трансформируется в жалобу вышестоящему начальству или в иск. Это не гарантирует выполнения требования или просьбы в точности и в срок, но повышает шансы на успех.
В шапке указывается название территориального органа ФССП, адрес его местонахождения, фамилия, имя и отчество заявителя, место его регистрации и контактные данные. Каждая из последующих частей занимает 1-3 предложения. Вводная описывает факт вынесения решения судом и проведенного исполнительного производства.
Под дебиторской понимается задолженность, от невозврата которой можно защититься оформлением специального полиса. После этого, если вторая сторона обанкротится, нарушит график платежей или проигнорирует свою часть сделки, можно претендовать на компенсацию.
Для активации договора, предотвращающего риски, необходимо подать страховщику список кредитуемых клиентов и реестр старения. Оформление проходит по одной из двух схем:
- генеральное – общее соглашение, которое регламентирует все случаи;
- по полису – отдельный документ на каждую сделку, с номером накладной, датой отгрузки, лимитом, конкретной суммой.
С таким подходом все заботы по проверке благонадежности партнеров перекладываются на компанию-регулятора, которая становится своеобразной службой безопасности. Но важно помнить, что она фактически не заинтересована выплачивать какие-либо деньги, поэтому контракт с ней нужно составлять очень внимательно.
По закону задолженность считается просроченной, если истек срок исковой давности долга (3 года) и безнадежной задолженностью, если фирма не имеет возможности выплатить долг. На этих основаниях предприятие имеет право списать задолженность. Списание безнадежной просроченной дебиторской задолженности разрешено проводить в заключительный день периода, в котором прошел срок исковой давности.
Дебиторка — это деньги или имущество, которые вам должны другие предприниматели, компании, государство или сотрудники. Она появляется, когда вы покупаете товар по предоплате, продаете товар с отсрочкой оплаты, занимаете деньги другой фирме.
Так что дебиторская задолженность — это следствие того, что стороны договора не выполнили его условия одновременно. На примере поставки товаров это выглядит так:
- покупатель передал предоплату продавцу и будет ждать заказ месяц — ему должен продавец, поэтому возникла дебиторская задолженность.
- продавец получил предоплату и начал собирать заказ — он должен покупателю, поэтому у него возникла кредиторская задолженность.
Как мы уже сказали, выбор счета зависит от того, кто должен вам деньги. Все варианты счетов перечислены в Разделе VI «Расчеты» Плана счетов бухучета. Вот они:
- счет 60 — задолженность поставщиков и подрядчиков по перечисленным авансам;
- счет 62 — задолженность покупателей и заказчиков за отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы;
- счета 68 и 69 — задолженность бюджета и внебюджетных фондов, когда была переплата по налогам, сборам, взносам, а также суммы пособий по соцстрахованию, которые должны возместить;
- счет 70 — задолженность работников в сумме излишне выплаченной зарплаты;
- счет 71 — задолженность подотчетных лиц, которые не вернули неиспользованный аванс или не сдали авансовый отчет;
- счет 73 — задолженность работников по займам, полученным от организации, а также по возмещению материального ущерба;
- счет 75 — задолженность учредителей по взносам в уставный капитал;
- счет 76 — задолженность прочих дебиторов.
Все эти счета относятся к активно-пассивным, а значит у них может быть дебетовое и кредитовое сальдо. Но так как мы рассматриваем их применительно к дебиторской задолженности, то можно сказать, что они активные: при увеличении дебиторки они стоят по дебету, при уменьшении — по кредиту, а сальдо будет дебетовым.
Иногда дебиторская задолженность отражается и на счете 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам».
В бухгалтерской отчетности расчеты с дебиторами каждая сторона отражает в тех суммах, которые считает правильными и которые вытекают из ее бухгалтерских записей. Если говорить о дебиторской задолженности банков или бюджетов, то они обязательно должны быть согласованы с должниками и равны. Неурегулированные суммы по этим расчетам в бухбалансе не должны быть (п. 73 и 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ).
Долги, подтвержденные документами
Списание — это не то же самое, что погашение. Если дебиторка погашена, значит должник оплатил сумму самостоятельно. А вот если она списана, то ее никто не погасил и не будет — такую задолженность относят на финансовый результат как расход или закрывают за счет резервов по сомнительным долгам.
Списать дебиторку можно, когда по ней истек срок исковой давности или она стала нереальной для взыскания. Это задолженность ликвидированных и исключенных из ЕГРЮЛ организаций, не взысканная приставом.
Тут применяются следующие проводки.
Дебиторская задолженность списана за счет резерва:
- Дт 91-2 Кт 63 — создан или увеличен резерв по сомнительным долгам;
- Дт 63 Кт 62, 58, 60, 71, 73 и пр. — списана дебиторская задолженность за счет резерва;
- Дт 63 Кт 91-1 — восстановлен (уменьшен) резерв по сомнительным долгам;
- Дт 91-2 Кт 62, 58, 60, 71, 73 и пр. — остаток задолженности, который не был покрыт резервом, отнесен на расходы.
Если дебиторская задолженность с НДС, то сумма налога учитывается при списании. Отдельную проводку делать не нужно. Однако НДС, который раньше приняли к вычету с аванса, лучше восстановить к уплате на дату списания долга проводкой Дт 60-НДС Кт 68.
Дебиторская задолженность списана в прочие расходы (если нет резерва):
- Дт 91-2 Кт 62, 60, 58, 71 и пр. — дебиторская задолженность в полной сумме списана на прочие расходы.
На дебете счета 007 отражается списанная дебиторка, если обязательства должника не прекращены и он еще может вернуть долг в будущем. То есть это не касается случаев ликвидации и исключения из ЕГРЮЛ. На забалансовом счете 007 ее нужно отражать в течение 5 лет со дня списания.
Бывает, что срок давности уже прошел, а дебитор все-таки погасил свою задолженность. Тогда на дату погашения долга отражается прочий доход в сумме оплаты. Одновременно сумма списывается с забалансового счета 007.
Дебиторская задолженность погашена после списания:
- Дт 51, 50 Кт 62, 60, 76 и пр. — поступила оплата в счет погашения задолженности, которую ранее списали;
- Дт 62, 60, 76 Кт 91-1 — отражен прочий доход в сумме оплаты
- Кт 007 — списана дебиторская задолженность на забалансовом счете.
Справка
Во исполнение п. 1.5 протокола оперативного совещания руководящих работников Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Москве от 26.09.2006 N 18:
1 Утвердить Методические рекомендации по выявлению дебиторской задолженности (приложение).
2. Обязать судебных приставов-исполнителей структурных подразделений Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Москве руководствоваться Методическими рекомендациями по выявлению дебиторской задолженности.
3. Начальникам структурных подразделений Главного управления Федеральной службы судебных приставов по Москве — старшим судебным приставам довести до сведения подчиненных им судебных приставов-исполнителей настоящее распоряжение и обеспечить его исполнение.
4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения оставляю за собой.
| Врио руководителя | М.А. Васильев |
Настоящие Методические рекомендации составлены в соответствии с Временной инструкцией о порядке ареста и реализации прав (требований), принадлежащих должнику как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (дебиторской задолженности) при обращении взыскания на имущество организаций-должников, утвержденной приказом Минюста России от 3 июля 1998 года N 76 (далее — Инструкция).
Для выявления наличия у должника дебиторской задолженности судебный пристав-исполнитель должен потребовать от должника представления бухгалтерской отчетности (бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложение к бухгалтерскому балансу, пояснительная записка) и документов, подтверждающих дебиторскую задолженность.
При этом следует иметь в виду, что некоторые организации освобождены от обязанности представлять приложение к бухгалтерскому балансу и пояснительную записку согласно приказу Министерства финансов Российской Федерации от 22 июля 2003 года N 67Н (например, субъекты малого предпринимательства, не обязанные проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством Российской Федерации, общественные организации (объединения), не осуществляющие предпринимательской деятельности и не имеющие, кроме выбывшего имущества, оборотов по продаже товаров (работ, услуг).
Суть и отличия дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность – совокупность долгов, которые должны вернуть интернет-магазину его контрагенты: клиенты и партнеры. Зачастую это средства за реализованные продукты/услуги, еще не поступившие от покупателей. Они являются одной из составляющих оборотного капитала компании.
Задолженность возникает:
- по контрактам с отсрочкой платежей (когда товар продается в кредит физическим лицам, отправляется заказчику без предоплаты или реализуется оптовая партия какой-либо организации со сроком выплат в 1-3 и более месяцев);
- при выявлении недостач;
- при нанесении ущерба в результате мошенничества, необоснованных затрат;
- при задержках возврата подотчетных денежных средств на кассу персоналом.
Если числящаяся на счетах дебиторская задолженность не подкреплена первичными документами или подтверждается только актом сверки, то доказать ее реальность в суде вы не сможете. Акт сверки не входит в перечень первичной учетной документации, которая подтверждает совершение хозяйственных операций – это подтверждают постановления ФАС Московского округа от 14.08.2009 № КА-А40/4665-09-2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.04.2010 по делу № А10-38883/2009 и письмо ФНС «О подтверждении расходов в виде сумм дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности» от 16.12.2010 № ШС-37-3/16955.
Подобную задолженность все равно требуется списать, но списывать ее нужно за счет прибыли, не учитывая в расходах для целей налогообложения. В редакции 3.0 «1С:Бухгалтерии 8» это отражается так: в документе «Корректировка долга » в поле «Прочие доходы и расходы выбираем » статью затрат «Прочий расход, не учитываемый в целях налогообложения» .
Нет подтверждающих документов дебиторской задолженности
Внимание
В случае ликвидации должника, основанием для признания долга безнадежным будет запись об исключении его из Единого государственного реестра. УФНС по г. Москве в Письме от 19.05.05 №20-12/36141 разъясняет, что учесть расходы организацией в составе внереализационных расходов при формировании налоговой базы для исчисления налога на прибыль надо за тот отчетный (налоговый) период, в котором сделана соответствующая запись о ликвидации должника в Государственном реестре. Такая позиция налоговых органов небесспорна, но в некоторых судах она находит поддержку арбитров.
Так Арбитражный суд г. Москвы в решении от 02.03.06 по делу № А40-138/06-14-1 согласился с инспекцией, что своевременное выявление и списание задолженности зависит целиком от налогоплательщика и его руководителя.
Для того чтобы списать дебиторскую задолженность, налогоплательщик должен документально обосновать факт наличия непогашенного долга: правовое основание, размер долга и дату его возникновения. Так как право уменьшить налоговую базу возникает по окончании установленного отрезка времени, то важным моментом является правильное определение начальной даты этого отрезка. Поэтому для признания долга безнадежным в связи с истечением срока исковой давности необходимо располагать документами, которые позволяют установить дату возникновения дебиторской задолженности.
В большинстве случаев такими документами являются: — договор с покупателем или иным дебитором; — накладная на отгрузку товаров, акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг; — а также иные документы, в частности платежные документы на перечисление аванса поставщику, не выполнившему свои обязательства, акт сверки задолженности.
Подтверждающие документы по всем хозяйственным операциям, в том числе и по дебиторской задолженности, организация обязана хранить в течение не менее пяти лет, как того требует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете №129-ФЗ от 21.11.1996 года. Срок, установленный налоговым законодательством по хранению документов, необходимых для исчисления и уплаты налога, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Отметим, хранение первичных документов является обязанностью, а не правом организации.
Поэтому у организации, не сохранившей первичных учетных документов по дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, ставятся под сомнения основания ее списания в уменьшение налогооблагаемой прибыли в составе внереализационных расходов (пп.2 п.2 ст.265) и возможность ее списания на финансовый результат организации.
КГ14-1683 содержит позицию, указывающую, что акты сверки подтверждают наличие задолженности должника перед кредитором. Истина как всегда где-то рядом, а указанные мнения верны. Но, как отдельные мнения, просто вырваны из контекста, без учёта сопутствующих обстоятельств. «
Голый» акт, с минимумом информации наверняка не будет рассматриваться судом в качестве доказательства. Именно так поступил Арбитражный суд Рязанской области вынося 04.06.2014 г. определение по делу № А54-5035/13, законность которого была подтверждена Двадцатым арбитражным апелляционным судом. В данном деле, кстати, одно юридическое лицо купило дебиторскую задолженность у первоначального кредитора.
Суд указал, что сам по себе акт сверки расчётов не является первичным учётным документом и, соответственно не является бесспорным доказательством, подтверждающим размер задолженности одной стороны перед другой.
Подтверждение задолженности
Среди основных — документальное подтверждение наличия дебиторской задолженности (см. также, что входит в дебиторскую задолженность в балансе). Она должна быть подтверждена первичными документами (договорами, счетами-фактурами, товарными накладными, актами о выполненных работах или оказанных услугах). В некоторых случаях суды считают, что для подтверждения достаточно актов выполненных работ, подписанных без возражений, что по условиям договора является основанием для оплаты исполненных работ (постановление ФАС Уральского округа от 09.09.02 № Ф09-2209/02-ГК ). Однако, как правило, помимо перечисленных документов суды требуют акт сверки расчетов с должником. Если таких актов несколько, они датированы разными числами и в них фигурируют разные суммы, суд принимает во внимание последний по дате акт сверки (постановление ФАС Уральского округа от 13.08.02 № Ф09-1853/2002-ГК).
При этом суды указывают на то, что акт сверки должен быть подписан лицом, обладающим соответствующими полномочиями. Так, суд признал задолженность несуществующей и отказал кредитору в удовлетворении его требований только на основании того, что акт сверки, во-первых, подписан лицом, не обладающим соответствующими полномочиями, а во-вторых, «не подписан бухгалтером». Такой акт, по мнению суда, не имеет доказательственной силы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.10.02 № А26-3863/01-01-05/158).
Подчеркнем еще один важный аспект, связанный с наличием актов сверки. Как известно, общий срок исковой давности составляет три года 1 . И если этот срок истек, то по заявлению одной из сторон суд может отказать в рассмотрении иска. Однако в соответствии со ст. 203 ГК РФ 2 течение срока исковой давности прерывается, если в этот период предъявлен иск в суд, а также если ваш должник совершил действия, свидетельствующие о признании долга. Подписание акта сверки, по мнению судей, как раз и является таким действием. После перерыва срок исковой давности определяется «с нуля», поскольку время, истекшее до перерыва, не засчитывается.
Например, истец оказал ответчику услуги по договору, заключенному 1 января 1998 года. К моменту подачи судебного иска в первую инстанцию срок исковой давности истек, о чем ответчик заявил в суде, и в иске было отказано. Однако при рассмотрении апелляционной жалобы суд установил, что спорная задолженность была признана ответчиком в результате подписания акта сверки от 28 июня 2001 года. Соответственно новый срок исковой давности нужно отсчитывать от этой даты. Правомерность этого вывода подтвердил ФАС Уральского округа в постановлении от 30.09.02 № Ф09-2401/02-ГК. p>
Для чего нужна справка о дебиторской задолженности?
Под справкой о дебиторской задолженности правомерно понимать:
1. Документ, формируемый хозяйствующим субъектом, который является управомоченной стороной по некоторому гражданско-правовому договору, — для предъявления в суд.
Соответствующая справка составляется для обоснования конкретного объема требований истца к ответчику. При этом в ходе суда ответчик может предметно сформулировать возражения относительно тех или иных позиций, отраженных в справке от управомоченной стороны.
2. Документ, формируемый хозяйствующим субъектом, подотчетным какому-либо другому субъекту (например, по ведомственной вертикали подчинения).
Он может составляться хозсубъектом на периодической основе в качестве отчетной документации (например, по итогам инвентаризации обязательств). При этом в справке может отражаться не только дебиторская задолженность, но и кредиторская (поскольку в осведомленности о ней вышестоящий орган может быть заинтересован в не меньшей степени, чем в получении сведений о дебиторке подотчетной организации).
Когда может потребоваться справка об отсутствии или наличии задолженности по зарплате?
Таких ситуаций немало, причем в одних случаях справка нужна работнику, а в других — самому работодателю. Вот только некоторые из них:
- Предприятие-работодатель банкрот. Для того чтобы работнику попасть в реестр кредиторов и получить невыплаченную ему предприятием зарплату, потребуется предоставить справку о зарплатных долгах арбитражному управляющему.
- Работодатель функционирует, но задерживает или не выплачивает зарплату. Для защиты своих прав работнику понадобится подтвердить размер задолженности в Гострудинспекции (ГТИ) или в суде.
- И снова — банкротство. Только теперь уже справка понадобится самому предприятию-банкроту для того, чтобы быть признанным таковым. Ведь размер задолженности по зарплате включается в общую сумму кредиторки, а она, в свою очередь, учитывается в общей стоимости имущества, направляемого на покрытие требований кредиторов.
- По требованию ГТИ при плановых проверках. Справка об отсутствии долгов по зарплате покажет, что работодатель исправно выполняет свои обязанности перед сотрудниками, а значит, претензий к нему со стороны госорганов быть не должно.
- Невозможность внести платеж по кредиту в связи с задержкой зарплаты. Справка о наличии задолженности, предоставляемая в банк, подтвердит факт неполучения зарплаты и поможет отодвинуть или на время уменьшить платежи.
- Защита прав гражданина в суде, например при взыскании алиментов. Справка о долгах по зарплате подтвердит, что данный гражданин не имел возможности выплатить алименты, поскольку не получал от работодателя вознаграждение за труд.
Таким образом, справка о задолженности по зарплате является важным подтверждающим документом, а потому составлять ее нужно внимательно и с учетом обстоятельств, в связи с которыми она требуется.
ВАЖНО! Не стоит путать данный документ со справками, подтверждающими доходы работника. Они нужны в иных случаях и оформляются по-другому.
Информационная база и методика анализа дебиторской задолженности
Анализ дебиторской задолженности представляет собой часть общей политики управления оборотными активами, направленной на расширение объема реализации товаров, и заключается в оптимизации общего размера этой задолженности и обеспечении своевременного ее погашения.
В качестве основных источников информации для проведения анализа дебиторской задолженности используются данные бухгалтерского баланса и пояснений к нему, а также данные аналитического учета.
Дебиторская задолженность означает временное отвлечение средств из оборота организации и использование их в обороте других организаций. Это на время снижает платежеспособность организации, т.е. приводит к затруднению в выполнении своих обязательств.
На величину дебиторской задолженности оказывают влияние:
- общий объем продаж;
- принятая в организации система расчетов;
- платежная дисциплина покупателей;
- политика взыскания дебиторской задолженности. Активная политика организации в отношении взыскания дебиторской задолженности позволяет уменьшить ее остатки и повысить ее качество;
- состояние бухгалтерского учета, регулярное проведение инвентаризации, наличие эффективной системы внутреннего контроля;
- качество анализа дебиторской задолженности и последовательность в использовании его результатов.
Большое влияние на оборачиваемость капитала, вложенного в оборотные активы, а следовательно, и на финансовое состояние организации оказывает увеличение или уменьшение дебиторской задолженности.
Резкое увеличение дебиторской задолженности и ее доли в оборотных активах может свидетельствовать о неосмотрительной кредитной политике предприятия по отношению к покупателям, либо об увеличении объема продаж, либо о неплатежеспособности и банкротстве части покупателей.
Уменьшение дебиторской задолженности оценивается положительно, если оно происходит за счет сокращения периода ее погашения. Если же дебиторская задолженность снижается в связи с уменьшением отгрузки продукции, то это свидетельствует о снижении деловой активности организации.
В процессе анализа нужно изучить динамику, состав, причины и давность образования дебиторской задолженности, установить, нет ли в ее составе сумм, нереальных для взыскания, или таких, по которым истекают сроки исковой давности. Если такие имеются, то необходимо срочно принять меры по их взысканию. Особое внимание следует обратить на старые долги и наиболее крупные суммы задолженности.
Анализ состояния дебиторской задолженности начинают с общей оценки динамики ее объема в целом и в разрезе статей. Анализ уровня дебиторской задолженности можно проводить с помощью абсолютных и относительных показателей, которые нужно рассматривать в динамике. Количественный анализ дебиторской задолженности позволяет перейти к анализу качественного состояния дебиторской задолженности.
Качественное состояние дебиторской задолженности характеризует вероятность ее получения в полной сумме. Показателем этой вероятности является срок образования задолженности, а также удельный вес просроченной задолженности. Кроме того, качественный анализ дебиторской задолженности позволяет определить динамику просроченной краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности.
Следует выделять оправданную и неоправданную дебиторскую задолженность: к оправданной относится задолженность, срок оплаты которой не наступил, вся остальная задолженность — неоправданная. Чем больше срок отсрочки, тем выше риск неуплаты по счету.
Особое внимание надо обратить на сомнительную дебиторскую задолженность, т.е. долги, которые могут быть не получены организацией. Наличие сомнительной (неоправданной) задолженности свидетельствует о том, что у данной организации имеются проблемы в системе расчетов с покупателями и заказчиками. Тенденция роста сомнительной дебиторской задолженности говорит о снижении ликвидности баланса, что ухудшает финансовое состояние организации.
Рассмотрим показатели, используемые для анализа структуры, качества, оборачиваемости дебиторской задолженности.
- Коэффициент оборачиваемости дебиторской задолженности:
КОб = Выручка / Средняя величина дебиторской задолженности.
Он показывает, сколько раз обернулась дебиторская задолженность в течение отчетного периода. Рост этого коэффициента, как правило, означает сокращение продажи в кредит; снижение означает увеличение предоставленного коммерческого кредита.
- Средняя величина дебиторской задолженности за период:
ДЗср = (ДЗн — ДЗк) / 2,
где ДЗн и ДЗк — дебиторская задолженность на начало и на конец периода соответственно.
- Оборачиваемость дебиторской задолженности в днях, т.е. длительность
одного оборота дебиторской задолженности:
ДОб = ДЗср x Число дней в периоде / Выручка
или
ДОб = Число дней в периоде / КОб.
Положительно оценивается снижение срока погашения дебиторской задолженности, и наоборот.
В ходе анализа оценивается оборачиваемость как всей дебиторской задолженности (долгосрочной и краткосрочной), так и краткосрочной дебиторской задолженности со сроком погашения в течение 12 месяцев. Кроме того, анализируется задолженность отдельных дебиторов.
В процессе анализа необходимо определить:
- коэффициент мобильности дебиторской задолженности:
Кмоб = Величина дебиторской задолженности / Величина оборотных активов.
Он показывает удельный вес дебиторской задолженности в сумме оборотных активов. Этот коэффициент следует сравнить в динамике за ряд отчетных периодов;
- удельный вес дебиторской задолженности в структуре средств организации:
Уд. вес = Величина дебиторской задолженности / Валюта баланса;
- темп роста дебиторской задолженности:
Темп роста = ДЗотч / ДЗпрош,
где ДЗотч и ДЗпрош — дебиторская задолженность за отчетный период и за прошлый период соответственно.
Данный показатель следует сравнить с темпом роста валюты баланса. Если темп роста дебиторской задолженности опережает темп роста валюты баланса, это свидетельствует об отрицательной тенденции в финансовой стабильности организации;
- удельный вес просроченной дебиторской задолженности в общей величине дебиторской задолженности: