Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «10 ошибок при работе с персональными данными: к чему придерется Роскомнадзор». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Роскомнадзор проводит проверку на основании административного регламента государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных (далее — Административный регламент Роскомнадзора) и имеет право запросить абсолютно любые сведения, касающиеся предмета проверки.
Давайте подытожим, что нам нужно сделать, чтобы подготовиться к проверке РКН по вопросам выполнения законодательства в сфере защиты персональных данных и успешно ее пройти.
- Проанализировать необходимость подачи уведомления оператора ПДн. Проверить наличие уведомления, проверить корректность информации в уведомлении. Внести изменение в уведомление, при необходимости.
- Провести подробную инвентаризацию обрабатываемых персональных данных, информационных систем персональных данных, законность обработки различных персональных данных, технологические процессы обработки персональных данных и т. д. Эта информация нам понадобится при разработке документов.
- Назначить ответственных.
- Разработать комплект документации по защите персональных данных. Документация должна быть конкретизированной в отношении определенной организации и/или определенной ИСПДн. Уделяя время разработке документации по защите и обработке ПДн в информационных системах, не забыть о регламентировании неавтоматизированной обработки ПДн.
- Опубликовать политику в отношении обработки персональных данных на сайте (хотя допускается и другой вид организации беспрепятственного доступа к документу, если вы не гос- или муниципальный орган).
- Ознакомить всех причастных сотрудников с разработанной документацией.
- Заполнить журналы.
- Проинструктировать своих сотрудников о том, что проверяющим не нужно говорить лишнего и о том, что не нужно разбрасывать документы с ПДн по всему офису.
- Вести себя корректно с проверяющими. Выразить свою готовность исправлять мелкие недочеты в процессе проверки.
Разновидности проверок
Роскомнадзор осуществляет следующие формы проверок:
- Плановая. О таких проверках руководитель предупреждается заблаговременно. За трое суток до проведения мероприятия компании отправляется уведомление, в котором указана дата проверки. Кроме того, план контрольных мероприятий расположен на сайте Роскомнадзора. На сайте руководитель может проверить, входит ли он в перечень ЮЛ, подлежащих проверке.
- Внеплановая. Назначается в том случае, если в отношении компании поступили жалобы. Жалобы эти могут быть связаны, к примеру, с постоянными телефонными звонками. О внеплановом контрольном мероприятии фирма предупреждается за сутки.
- Документарная. Роскомнадзор отправляет запрос в фирму с перечнем документов, которые нужно направить на проверку. Руководитель при получении такого запроса должен отправить в государственный орган копии бумаг.
- Выездная. Проверка осуществляется на месте. То есть инспекторы сами приезжают в фирмы.
Даже в том случае, если проверка будет плановой, у руководителя остается очень мало времени на подготовку. По этой причине нужно готовится заблаговременно.
Как проверяет Роскомнадзор?
Существуют плановые и внеплановые проверки, которые проводятся как в отношении тех организаций, которые включены в реестр Роскомнадзора, так и тех, что не включены. Плановые проверки более безобидные, так как о том, что вас проверят, оповестят заранее (не позднее чем за три дня), а по внеплановым проверкам — всего за 24 часа. Роскомнадзор в конце каждого года публикует на своем сайте план проверок на следующий календарный год и проверяет в соответствии с ним.
Для организации все начинается с уведомления, которое приходит по почте России. В нем Роскомнадзор уведомляет о намерении проверить и кратко сообщает, что именно будет проверять. Также в уведомлении сообщается состав проверочной комиссии, дата и срок выездной проверки. Срок проверки обычно составляет 20 рабочих дней, но это не значит, что все 20 дней у вас будет сидеть комиссия, а говорит лишь о дедлайне проверки. Комиссия, как правило, приезжает всего 2-3 раза: первый раз — запросить документы, второй раз — забрать документы и третий раз — выдать акт о проверке с замечаниями и предписанием на устранение нарушений. Нередко сразу выписываются протоколы об административных правонарушениях.
По факту объем запрашиваемых документов и методика самой проверки сильно варьируются в зависимости от того или иного территориального управления Роскомнадзора.
Кратко порядок проверки выглядит так:
- Уведомление оператора о проведении плановой проверки путем направления копии приказа руководителя Роскомнадзора о проверке почтой России. Уведомление должно поступить оператору не позднее трех рабочих дней до начала ее проверки (при плановой проверке), что очень мало, чтобы успеть к ней подготовиться.
- Далее в указанный в уведомлении день проверки приезжает комиссия, как правило, в составе 2-3 человек для осуществления государственного контроля.
- На месте проверки комиссия запрашивает и рассматривает документы, имеющиеся у оператора «под рукой», и выдает список документов для предоставления оператором до окончания срока проверки. Непредоставление оператором запрошенных документов расценивается как несоответствие требованию закона, и выписывается штраф, а также предписание на устранение нарушений.
- По результатам рассмотрения представленных оператором к проверке документов Роскомнадзор составляет акт проверки, предписание об устранении выявленных нарушений, а также протоколы об административных нарушениях в отношении оператора.
- По окончании срока предписания об устранении выявленных нарушений назначается повторная внеплановая проверка. В случае неустранения нарушений деятельность организации приостанавливается.
Как уведомить Роскомнадзор о сборе персональных данных
Конкретный срок направления уведомления законодательством не установлен. Главное – уведомить Роскомнадзор до начала обработки тех или иных персональных сведений. Уведомление представляется по форме, утв. приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94. Представить его нужно в управление Роскомнадзора по субъекту РФ по месту регистрации компании в налоговом органе. В уведомлении нужно указать (ч. 3 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ):
- наименование компании (ФИО ИП) и ее адрес;
- цель обработки персональных данных (например, заключение трудовых договоров);
- категории персональных данных (в частности, персональные данные, необходимые для оформления трудовых правоотношений);
- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются (работники компании, покупатели и т.д.);
- правовое основание обработки персональных данных;
- перечень действий с персональными данными, общее описание используемых способов обработки персональных данных (например, автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по сети или без таковой, смешанная обработка персональных данных и т.д.);
- сведения о наличии у компании шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств;
- ФИО сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных, номер его контактного телефона, почтовый адрес и адрес электронной почты;
- предполагаемая дата начала обработки персональных данных;
- срок или условие прекращения обработки персональных данных;
- сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки;
- сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей собираемые персональные данные;
- сведения об обеспечении безопасности персональных данных.
Направить уведомление можно следующими способами:
- в бумажном виде,
- в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи,
- в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА.
Административным регламентом №312 определена последовательность действий (административных процедур) Роскомнадзора и его территориальных органов.
В частности, предметом государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных являются (п. 5 Административного регламента №312):
- документы, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (напр., личные дела работников)
- информационные системы персональных данных (напр., правила ведения электронного документооборота в программе 1С)
- деятельность по обработке персональных данных (напр., локальный нормативный акт о защите ПДР, согласие на обработку персональных данных и др.)
Общий перечень документов, подлежащих проверке, законодательно не определен.
Приведем примерный список документов:
- Учредительные документы фирмы (свидетельство о государственной регистрации, ИНН, ЕГРЮЛ, устав и др.)
- Список ПД, обрабатываемых работодателем
- Список работников, имеющих доступ к ПД, приказ об их допуске
- Инструкции работников, которые в ходе своей трудовой деятельности обрабатывают ПД и обеспечивают информационную защиту
- Положение об ответственности работников за разглашение ПД и нарушение запрета доступа к ним
- Локальный нормативный акт о защите ПД
- Документы, характеризующие систему защиты персональных данных (план мероприятий, акт определения уровня защищенности)
- Положения, касающиеся информационной безопасности (об антивирусах, паролях, инструктажи работников по требованиям информационной безопасности)
- Соглашения о неразглашении ПД с подписями работников
- Бланки согласия работников на обработку их ПД
- Журналы инструктажей работников по вопросам информационной безопасности и других внутренних контрольных мероприятий режима защиты
- Журналы учета всех носителей информации, а также средств защиты информационных систем
Зависимость частоты и подробности проверок от категории риска
Как и в случае с иными типами проверок по Закону № 248-ФЗ, предусмотрены высокий, значительный, средний, умеренный и низкий риски. В Приложении к Положению приведены критерии отнесения предприятий к той или иной категории риска. В числе ключевых критериев — соответствие вида деятельности фирмы одной из групп тяжести потенциального нарушения требований — А, Б, В или Г, а также группе вероятности нарушения требований — 1, 2, 3 или 4.
Как следует из Приложения, самые строгие проверки будут проводиться в отношении фирм с группой тяжестью А и вероятностью 1, наименее строгие — к фирмам с тяжестью Г и вероятностью 4. Профилактическое мероприятие в виде обязательного профилактического визита проводится с учетом положений ст. 52 Закона № 248-ФЗ в отношении объектов контроля с высоким и значительным риском (п. 30 Положения).
Частота плановых контрольно-надзорных мероприятий в зависимости от категории риска определена положениями п. 12 Положения по постановлению № 1046. Например, по высокому риску частота инспекционного визита или выездной проверки — 1 раз в 2 года. По умеренному возможны документарная или выездная проверка с частотой 1 раз в 6 лет. При низком риске плановые мероприятия не проводятся. Чуть позже мы рассмотрим подробнее сроки проведения каждого типа контрольно-надзорных и профилактических мероприятий.
Плановые мероприятия, предусматривающие взаимодействие Роскомнадзора и проверяемого лица, согласуются с Прокуратурой (п. 38 Положения). Есть также мероприятия без взаимодействия — если они плановые, то с Прокуратурой их согласовывать не нужно. О них также чуть позже.
В отношении, в свою очередь, внеплановых проверок предусмотрены специальные индикаторы риска, установленные приказом Минцифры России от 15.11.2021 № 1187. Они используются при принятии решения о проведении и выборе вида внепланового контрольного (надзорного) мероприятия (ч. 9, 10 ст. 23 Закона № 248-ФЗ). Соответствующих индикаторов два:
- установление Роскомнадзором в течение года 10 и более фактов несоответствия сведений, предоставленных фирмой по запросу в ведомство;
- установление Роскомнадзором в течение года 10 и более актов предоставления неограниченному кругу лиц доступа к базам ПД или распространения таких баз данных через интернет.
Цель инспекции Роскомнадзора, что проверяется
Любое предприятие, набирающее в штат наёмных работников, не может официально их трудоустроить, не проведя, при этом, процедуру идентификации. В связи с этим, множество организаций проходит проверку Роскомнадзором персональных данных (далее – ПД), получаемых не только от работников, но и от клиентов.
Инспектируемый объём сведений отличается в зависимости от вида инспекции. Контролирующий орган вправе запросить нужные документы и изучить их удалённо, а может нанести визит работодателю и таким образом расширить круг проверки.
Понятие персональных данных охватывает объём информации, касающейся идентификации каждого человека. Таковой являются паспортные данные, адрес проживания, грамотно заполненная трудовая книжка, опыт работы и так далее.
ФЗ «О персональных данных» обязан соблюдать любой работодатель. Это является одной из основных целей поверки Роскомнадзора. Поскольку инспекция занимается защитой информации, другой направленностью является техническая проверка компьютерных систем предприятия.
При наличии веб-сайта, на котором требуется вводить персональные данные, важно оповещать посетителей о цели сбора предприятием таких сведений. Кроме этого, важно получить электронное согласие клиента на обработку его данных.
Вне зависимости от того, предупреждён работодатель о предстоящей инспекции, или нет, следует знать, что проверяет проверка Роскомнадзора по защите персональных данных. Для того, чтобы снизить вероятность штрафных санкций для своего предприятия, нужно привести в порядок ряд важных документов. Единого перечня проверяемой документации не существует, поэтому целесообразно выделить наиболее важные из них, которые чаще всего запрашиваются.
Регламент проведения проверок обращения с персданными
Правительство РФ утвердило правила проверок организаций на предмет того, не нарушают ли они закон при обработке персональных данных своих сотрудников и клиентов-физлиц.
Объект проверки
Проверять будут юрлиц и ИП, являющихся операторами персданных.
Таким образом, контролю подвергнут работодателей, поскольку они являются операторами персданных.
Виды проверок
Ревизии могут проходить в виде:
- плановых проверок – выездных и документарных;
- внеплановых проверок – выездных;
- мероприятий без взаимодействия инспекторов с операторами.
Плановые проверки
Проводятся в соответствии с ежегодными планами, которые размещаются в сети Интернет.
Частота – раз в 3 года. Срок отсчитывается с момента госрегистрации компании или окончания последней плановой проверки.
В отдельных случаях – раз в 2 года. Например, если фирма собирает биометрические (фотографии сотрудников) и специальные (раса, национальность, состояние здоровья) категории персданных.
Внеплановые проверки
Проводятся на основании:
- обращений граждан;
- по требованию прокурора;
- в случае неисполнения оператором предписания.
Уведомление компании
Роскомнадзор должен уведомить фирму:
- о проведении плановой проверки – не позднее чем за 3 рабочих дня:
- о проведении внеплановой проверки – не менее чем за 24 часа до начала ее проведения.
Способ уведомления – направление копии приказа о проведении проверки (либо-либо):
- заказным письмом с уведомлением о вручении;
- электронным документом с усиленной квалифицированной электронной подписью на электронную почту.
Что будут проверять
Инспекторы проверят:
- документы, локальные акты и принятые оператором меры по списку в ч. 1 ст. 18.1 закона о персданных;
- обработку персданных на предмет ее соответствия установленным требованиям;
- информационные системы персданных.
Фотографии работников без отдельного согласия использовать запрещено
Роскомнадзор по итогам плановой проверки выписал организации (бассейну) предписание с требованием прекратить использование на пропусках клиентов их фотографий.
Нарушение заключалось в том, что бассейн не заручился отдельными письменными согласиями пловцов на обработку их биометрических персональных данных в виде фотоизображений (ст. 11 закона № 152-ФЗ).
Организация возразила:
- посетители бассейна давали общее согласие на обработку их персданных;
- фотографии к своим пропускам люди прикрепляли добровольно;
- пока они плавали, предприятие не занималось цифровой или текстовой обработкой этих фотографий;
- закон не относит фотографическое изображение гражданина на бумажном носителе к биометрическим персональным данным, в связи с чем бассейн может использовать фото посетителей и с их устного согласия.
Судьи с этим не согласились.
В соответствии со ст. 11 закона № 152-ФЗ биометрические персональные данные – это сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность.
Истолковав данное Определение, суд пришел к выводу, что фотографическое изображение, содержащиеся на документе «Пропуск», является биометрическими персональными данными, поскольку характеризует физиологические и биологические особенности человека, на основе которых можно установить его личность путем сравнения фото с лицом предъявителя пропуска.
Данные клиентов из Интернета можно использовать без уведомления Роскомнадзора
Роскомнадзор провел проверку в компании, выявил несколько нарушений при работе с персданными и выдал предписание об устранении нарушений.
Компания оспорила это предписание и выиграла суд по всем пунктам.
Почему – читайте в таблице.
ТАБЛИЦА: «Пять законных способов работы с персданными»
| Действия компании по работе с персональными данными | Позиция Роскомнадзора | Позиция компании и судов |
|
При оформлении заказа на сайте интернет-магазина клиенты указывают свои персданные, необходимые для доставки заказа. Данные сведения компания обрабатывает в информационной системе «1С:Предприятия (Магазины)» |
Компания обязана уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных такими способами, поскольку она проводится с использованием информационных систем. Поэтому не подпадает под исключения, предусмотренные ч. 2 ст. 22 закона о персональных данных |
Частью 2 ст. 22 закона о персданных № 152-ФЗ прямо предусмотрен перечень из 9 случаев, когда фирма освобождается от обязанности представлять в Роскомнадзор уведомление об обработке персданных. Одним из таких случаев (п. 2) является обработка личных данных, полученных оператором в связи с заключением договора, стороной которого является субъект этих данных, если они не распространяются и не предоставляются третьим лицам без согласия субъекта и используются только оператором. Способ, которым обрабатываются персданные, – без использования средств автоматизации или с использованием информационных систем – не имеет правового значения. Поэтому в силу п. 1 ч. 2 ст. 22 закона № 152-ФЗ о персданных уведомлять Роскомнадзор в данном случае не требуется |
|
Используется система «1С:Зарплата и управление персоналом 8» |
Указанные системы используются компанией в рамках трудовых договоров, заключенных с работниками. При этом абз. 17 ст. 22 ТК РФ закреплена обязанность работодателя выплачивать работникам зарплату в полном размере и в установленные сроки. Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет времени, отработанного каждым сотрудником. Таким образом, использование указанных систем подпадает под исключение, предусмотренное п. 1 ч. 2 ст. 22 закона о персональных данных, то есть обработка таких данных осуществляется в соответствии с трудовым законодательством |
|
|
Используется система БСУВ «Биометрическая система учета времени» |
||
| В ходе подбора персонала компания размещает вакансии на сайтах в сети Интернет, а полученные резюме в электронном виде хранит на рабочих компьютерах в отделе подбора персонала |
Компания обязана уведомлять Роскомнадзор об обработке персданных таким способом, так как работа по подбору персонала не регулируется трудовым законодательством. В связи с этим обработка личных данных не подпадает под исключения ч. 2 ст. 22 закона о персданных |
Трудовые и иные непосредственно связанные с ними отношения регулируются не только кодексом, но и другими нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Правоотношения между кандидатом и будущим работником регулируются законом о занятости населения. Из него следует, что работодатели должны содействовать проведению госполитики занятости населения, оказывая помощь в трудоустройстве. При этом они вправе принимать на работу граждан, непосредственно обратившихся к ним, на равных основаниях с теми, кто имеет направление органов службы занятости (ч. 1, ч. 3.1 ст. 25, ч. 1 ст. 26). Таким образом, работодатель вправе обрабатывать персданные кандидатов на вакансии и сохранять их резюме, как в бумажном, так и в электронном виде, формируя базу соискателей при наличии письменного согласия кандидатов |
Особенности подготовки к проверке
Для успешного прохождения проверки рекомендуется нанять сотрудника, который будет отвечать за верность оформления всех документов, связанных с информационным направлением. Необходимость эта связана с тем, что для подготовки нужно проверять правильность огромного объема документации. Проще озаботиться этим вопросом заранее. Однако вариант с наймом сотрудника актуален только для больших предприятий.
Маленьким компаниям можно воспользоваться услугами стороннего эксперта. Рассмотрим план по подготовке к проверке:
- Установление наличия уведомления о работе с ПД, направленного в Роскомнадзор. Отправлять это уведомление нужно перед началом работы с данными.
- Проверка соответствия деятельности информации, прописанной в едином реестре.
- Назначение лица, ответственного за работу с ПД.
- Составление Политики фирмы в отношении обработки ПД.
- Подготовка сотрудников к контрольному мероприятию. В ходе нее работники знакомятся с бумагами, касающимися обработки данных, устанавливаются правила поведения.
- Проверка правильности хранения документов, ограниченности доступа к ним.
- Проверка системы безопасности: наличие замков и сейфов.
Для подготовки бумаг можно использовать специальные онлайн-сервисы.
Советы предпринимателям
Во время проверки:
- Вы имеете право ознакомиться с документами, относящимися к проверке, с положениями и регламентом;
- Не экономьте на помощи профессионалов. Даже присутствие юриста придаст вам уверенности и поможет не упустить из виду важных мелочей в переговорах и оформлении документов;
- Не паникуйте;
- Тщательно проверяйте документы, прежде чем передать их инспектору. По возможности снимайте со всего копии;
- Выездной осмотр может проводиться только в присутствии понятых. Если их нет, вы имеете право обжаловать результаты проверки через суд;
- Инспекторы не имеют права изымать документы, не имеющие отношения к предмету проверки;
- Не предоставляйте требуемые документы мгновенно. Вы имеете право на некоторое время для обработки запроса. Не торопитесь, проверьте все еще раз перед передачей инспектору.
Наблюдение за оператором
Проводится тайно. Не предупреждая оператора, инспекторы смотрят, какую информацию компания/человек публикует в интернете и СМИ, какие документы предоставляет в Роскомнадзор. Например, сотрудники ведомства могут изучить пользовательское соглашение или форму подписки на вашем сайте.
Работники ведомства имеют право проводить наблюдение только по заданию.
Основанием могут стать следующие события:
- Президент, правительство или руководитель федерального РКН поручили наблюдать за оператором.
- Граждане (пользователи, сотрудники) обратились с жалобой в РКН.
- В СМИ появилась информация, что оператор нарушает закон о защите персональных данных.
Если при наблюдении проверяющий выявил нарушения, то докладывает о них руководству отделения Роскомнадзора. После этого могут назначить проверку вне графика или просто сразу попросить устранить нарушения, уточнить, заблокировать или удалить недостоверные или неправомерно полученные данные. Как правило, на это дается 10 дней. Если оператор не выполнит требования, его оштрафуют.
Что именно будут проверять
Государственный орган осуществляет надзор над операторами персональных данных. Также Роскомнадзору подконтрольны компании, которые выполняют сбор и обработку информации о лицах: посетителях, работниках, клиентах. Проще говоря, под надзор попадают все субъекты, в штате которых работают люди.
СПРАВКА! Персональные данные – это информация, нужная для исполнения служебных обязанностей. К примеру, это могут быть паспортные данные, сведения об образовании, семейном статусе.
Роскомнадзор осуществляет контроль над следующими направлениями:
- Документы, в которых содержатся персональные данные. Также выполняется контроль над условиями их хранения.
- Системы, осуществляющие обработку данных (ПК и программы).
- Наличие локальных нормативных актов.
- Исполнение положений этих актов.
- Сайт организации.
Относительное нововведение – проверка сайтов. Нарушением, к примеру, будет являться сбор персональных данных без указания информации о том, как они будут использоваться.
В отдельных случаях Роскомнадзор проводит незапланированное инспектирование на основании приказа, подписанного уполномоченным должностным лицом. Правила, утвержденные ПП N 146 содержат полный перечень оснований для инициирования внеплановой проверки Роскомнадзора:
- выявления неисполненного или исполненного не полностью предписания, выданного по итогам планового инспектирования;
- нарушения прав граждан, перечисленных ст. 14-17 152-ФЗ, выявленные в результате анализа заявлений пострадавших, поступивших в орган по контролю и надзору;
- поручение органов власти, Президента;
- требование прокурора;
- резолюция руководства Роскомнадзора на основании изучения выводов о наличии нарушений после проведенных проверок без взаимодействия с оператором.
| Важно!
Уведомление Роскомнадзора о начале внеплановой проверки обработки персональных данных вручается оператору не позднее, чем за 24 часа до ее начала. В качестве уведомления направляется копия приказа любым доступным способом. В приказе указываются должностные лица, которые уполномочены проводить инспектирование. Внеплановые проверки только выездные. |