Инструкция: составляем отчет о командировке

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: составляем отчет о командировке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Образец отчёта о командировке

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Собственные разработки

Если работодатель решил, что обязательно делать отчет о командировке, и собирается разработать собственные правила, ему необходимо предусмотреть детальный порядок заполнения и предоставления бумаг, а именно:

• какие сведения и в каком объеме сотруднику придется предоставить работодателю при возвращении;
• в какой срок их предоставить;
• по какой форме сдавать (желательно подготовить пример краткого отчета о выполнении служебного задания в командировке, на который смогут ориентироваться сотрудники);
• кому передать и т. д.

При разработке документов работодателю следует иметь в виду, что существуют категории сотрудников, которых нельзя направлять в служебные поездки. К ним относятся:

• беременные женщины;
• работники в возрасте до 18 лет.

Кроме того, существуют сотрудники, которые вправе отказаться от выполнения служебных обязанностей в другом населенном пункте. Направление этих категорий сотрудников в поездки допускается только с их письменного согласия. К «льготным» относятся:

• одинокие родители, воспитывающие детей до 5 лет;
• родители детей в возрасте до 3 лет;
• родители детей-инвалидов;
• ухаживающие за близкими больными родственниками в соответствии с медицинским заключением.

Отражение расчетов по загранкомандировкам

Расчеты по оплате и возмещению расходов работника, связанных с командировкой за пределы РФ, в том числе выплата аванса и погашение неизрасходованных средств, могут осуществляться в иностранной валюте (п. 16 Положения о командировках, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

Порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов и расчетов с работником, связанных с зарубежными командировками, зависит от валюты, в которой выдавался аванс на командировку, и от наличия документов, подтверждающих конвертацию валюты.

На практике возможны следующие варианты выдачи аванса работнику:

• аванс выдан в иностранной валюте (наличными или путем перечисления денежных средств на личную банковскую карту работника в валюте);

• выдана корпоративная банковская карта в валюте;

• аванс выдан в рублях (наличными или перечислением денежных средств на личную банковскую карту работника);

• выдана корпоративная банковская карта в рублях.

Пошаговый алгоритм составления отчета по командировке в произвольной форме.

Шаг 1. Указываем получателя.

В верхнем правом углу отчетной формы укажите должность руководителя предприятия и полное или сокращенное наименование организации. Если создание проводится не на фирменном бланке учреждения, то допустимо указать регистрационные данные предприятия (ИНН, КПП), адрес места нахождения, регистрации, контакты для связи.

Шаг 2. Регистрируем данные составителя.

Как и в обычном заявлении, необходимо указать сведения о лице, составившем отчетную форму. Пропишите занимаемую должность и Ф.И.О. Допустимо прописать табельный номер, адрес проживания и телефон для контактов. Дополнительная информация актуальна в крупной организации со сложной организационной структурой.

Шаг 3. Название документа.

В центре новой строки пропишите «Отчет о командировке».

Шаг 4. Указываем период и цель командировки.

В первую очередь укажите, когда проходила служебная поездка — конкретные даты. Затем впишите цель, с которой работник командирован в другую местность. Например, «прохождение курсов повышения квалификации» или «участие в тренинге».

Шаг 5. Выражаем суть, результаты.

Теперь подробно расписываем, каких конкретно результатов добился командированный работник. Например, целью командировки было заключение контракта на поставку товара. Результатом считают подписание договора либо отказ от подписания. Если намеченной цели добиться не удалось, то укажите, по каким причинам. Например, контракт на поставку товаров не заключен с поставщиком из-за несоответствия товара предъявленным качественным характеристикам.

Отчетные документы по загранкомандировке

По возвращении из зарубежной поездки работник должен приложить к отчету документы, подтверждающие его расходы. Кроме документов, озвученных выше, к отчету должна быть приложена копия паспорта с отметками таможенного контроля о пересечении границы. Также сотрудник может иметь расходные документы на обмен валюты, получение визы, услуги переводчика, обязательную медицинскую страховку, сборы за право въезда транспорта, консульские сборы и т. п.

Все отчетные документы, в т. ч. и на проживание, должны быть переведены на русский язык построчно. Перевод может быть сделан в специализированной компании или выполнен штатным работником, на которого возложена обязанность по переводу документов.

При получении аванса на загранкомандировку в рублях работнику может потребоваться обмен валюты. Документом, который подтвердит данные расходы, может быть справка из банка о движении по счету (при оплате рублевой картой) или справка о покупке валюты, выданная обменным пунктом.

Как написать отчет о командировке – пример и правила оформления

Отчет о командировке – образец документа, составленный в произвольной форме, который утверждается локальным актом по предприятию. Необходимость его использования на практике каждая организация определяет самостоятельно.

Если же вы решили, что нужен отчет о командировке, пример его структуры должен содержать несколько блоков:

• реквизиты документа с указанием места его составления, даты и номера регистрации;
• период, за который заполняется форма отчета о командировке;
• причина, которая послужила основанием для направления в командировку;
• задачи, которые надо было выполнить во время служебной поездки;
• достигнутые результаты (описывать их лучше максимально подробно).

Как оплачиваются выходные в командировке?

Если сотрудник выехал на место назначения в выходной день, но не выполнял работу, то в этот день ему компенсируются только суточные, жильё и проезд. Зарплата за этот день не сохраняется, потраченное время не компенсируется. Если же работник отправился в командировку в выходной день для выполнения работы – то ему полагается и зарплата.

Если наниматель обязывает сотрудника отправиться в командировку или вернуться из нее в выходной день, то сотрудник может взять по желанию выходной в один из будущих рабочих дней. Воспользоваться этим правом можно в месяц возвращения из командировки или в течение следующего месяца.

Кто готовит и в какие сроки

Готовит отчет работник. Понятие командировки раскрывается в 24 главе Трудового кодекса Российской Федерации. Работник уполномочен выполнить некое поручение руководства за пределами постоянной работы. Исключения — случаи, когда функционал сотрудника включает регулярные передвижения. Например, курьеры, члены выездных аварийно-ремонтных бригад, торговые представители не докладывают детали своих поездок в какой-либо форме.

Следует отметить, что требования применимы только к тем, кто состоит в трудовых правоотношениях. Человека, оказывающего услуги или выполняющего работы по договору гражданско-правового характера, нельзя отправить в служебную поездку.

Что такое «командировка»?

Если руководствоваться ТК РФ, то под командировкой требуется понимать служебную поездку сотрудника, осуществляемую в определенный срок и с определенными целями. Для того чтобы отправить работника «в путь», руководитель должен оформить специальный Приказ. Специалист обязан выполнить рабочее поручение, находясь вне пределов основного места трудоустройства. К командировкам не относятся разъезды и поездки по городам и странам, проходящие по условиям постоянной работы.

О том, что работник действительно является «командированным», позволяет судить соответствующее удостоверение. В документе должны быть указаны следующие данные:

• Время выезда из исходной точки поездки;
• Время прибытия в пункт назначения.

Что содержит в себе отчет

При составлении отчета указывается:

• полное наименование организации, адрес;
• Ф. И. О. и должность сотрудника;
• реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
• краткое описание цели;
• краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
• дата составления;
• подпись составителя;
• подпись директора (при принятии от сотрудника).

Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:

• порядковый номер;
• дата составления;
• Ф. И. О. работника и его табельный номер;
• информация о сотруднике и отправлении;
• краткое описание задач;
• краткий вывод о выполнении поставленных целей;
• подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).

Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:

• наименование структурного подразделения;
• наименование должности;
• реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
• даты начала и завершения поездки;
• период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
• название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
• основание направления в служебную поездку.

Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.

Учет электронных билетов

Несмотря на то, что электронные проездные документы появились давно, порядок их учета действующим законодательством не регламентирован.

На практике сложились два основных способа учета электронных билетов в бухгалтерском учете (в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

• в качестве денежных документов, учитываемых на счете 50.03 «Денежные документы» (электронные проездные документы являются бланками строгой отчетности и обладают необходимыми признаками денежных документов);
• в качестве предоплаты услуг перевозчика с использованием счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Организация самостоятельно должна определить порядок учета электронных билетов и закрепить его в учетной политике для целей бухгалтерского учета.

В «1С:Бухгалтерии 8» поддерживаются оба варианта учета электронных билетов.

Примечание

Об учете электронных проездных билетов см. в статье «Учет денежных документов в „1С:Бухгалтерии 8″».

Методика учета электронных проездных билетов в качестве денежных документов достаточно трудоемкая. Чтобы отразить «жизненный цикл» электронного билета с момента его приобретения и до момента списания его стоимости в расходы, в программе следует выполнить следующую последовательность действий:

1. Зарегистрировать покупку билета для сотрудника с помощью документа Поступление денежных документов и на закладке Денежные документы указать реквизиты билета.
2. Зарегистрировать передачу билета сотруднику с помощью документа Выдача денежных документов и на закладке Денежные документы указать реквизиты билета.
3. По возвращении сотрудника из командировки в документе Авансовый отчет указать выданный билет на закладке Авансы в качестве выданного аванса подотчетному лицу.
4. Учесть стоимость билета в расходах: реквизиты билета и его стоимость учетом НДС следует отразить на закладке Прочее
   документа
   Авансовый отчет
   .

Таким образом, описанная схема учета предполагает отражение одного и того же проездного билета в нескольких документах и закладках. Еще больше осложняет учет ситуация, когда билеты приобретаются через специализированное транспортное агентство (через посредника).

В этом случае следует учитывать технические особенности расчетов с посредником и использовать в программе разные виды договоров:

• Прочее — для оплаты и получения билетов в качестве денежных документов;
• С поставщиком — для оплаты и отражения вознаграждения посредника (сервисного сбора).

Учет электронных билетов в качестве предоплаты услуг перевозчика на первый взгляд кажется более простым вариантом. В этом случае стоимость проездных документов можно учитывать в командировочных расходах, используя документ Поступление (акт, накладная)

с видом операции
Услуги
. Но признавать командировочные расходы следует на дату авансового отчета. Значит, при таком варианте учета необходимо каким-то образом контролировать взаимосвязь приобретенных билетов и авансовых отчетов по сотрудникам и по датам.

Учитывая, что оформление деловых поездок является неотъемлемой частью бизнес-процессов многих компаний, оптимизация процесса учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» стала одной из приоритетных задач, решение которой велось параллельно по двум направлениям:

• интеграция с сервисом Smartway.
• упрощение формы авансового отчета.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по командировке — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

1. Суточные — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении задания на командировку. В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку. Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2019 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

• название компании, ее ОКПО;
• название самого документа (авансовый отчет);
• дата составления и регистрационный номер этого документа;
• утверждающая надпись с указанием должности руководителя, его подписью и датой утверждения;
• данные командированного сотрудника (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, табельный номер);
• сведения о полученном авансе (его размер и способ выплаты работнику);
• общая сумма фактического расхода средств;
• количество приложений;
• подписи бухгалтера, проверившего и принявшего отчет, и главного бухгалтера;
• сведения о возврате неизрасходованных средств или доплате командированному сотруднику.

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Ответственность сотрудника за невыполнение

Согласно действующему законодательству, как работник, так и руководитель должны обязательно исполнять предписания локальных актов компании. Таким образом, если у организации имеется «Положение о командировках», включающее в свой перечень служебное задание — то работники обязуются заполнять его графы. В случае отказа от выполнения своих обязанностей, сотрудник, согласно 192 статье ТК РФ может быть привлечен к дисциплинарной ответственности. Ненадлежащее заполнение нужных строк можно расценивать как невыполнение задания, полученного для служебной поездки.

• Автор: Наталия Бадрак
• Распечатать

Оцените статью:

1. 5
2. 4
3. 3
4. 2
5. 1

(1 голос, среднее: 3 из 5)
Поделитесь с друзьями!

Похожие записи:

• Налоговый вычет при покупке квартиры 2023 новые правила когда вступят в силу
• Наследование по закону в РФ 2024
• Как снять машину с учета в ГИБДД в 2022 году: пошаговая инструкция