Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Право первой и второй подписи: кому принадлежит и как передать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Передача полномочий на общение с ФНС
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.
Ответы на распространенные вопросы
1.Вопрос №1:
Для чего необходимо давать право второй подписи на документах бухгалтеру?
Ответ:
Если руководитель предприятия полностью доверяет своему бухгалтеру, как правило, бухгалтер тогда имеет полное право на подписание документов, как в повседневные дни, так и в отсутствие руководителя. А так же данная функция возлагается на него для дополнительного контроля и ответственности и при большой загруженности руководителя. Однако директор имеет право как наделить правом подписи так и лишить ее.
2.Вопрос №2:
Для чего бухгалтеру подпись в банке?
Ответ:
Главный бухгалтер имеет полное право не заявлять право подписи в банке, поскольку достаточно и подписи руководителя. Банковский работник конечно же поинтересуется, кто ведет бухгалтерский учет на предприятии, есть ли бухгалтер в штате, но даже наличие такового не обязывает делать две подписи на документах. Это ваше право, будет ли один руководитель подписывать документы либо вместе с главным бухгалтером. Если же бухгалтерский учет ведет аудиторская фирма, вам потребуется предоставить договор на оказание услуг.
3.Вопрос №3:
Каким образом можно предоставить право подписи главному бухгалтеру?
Ответ:
Право подписи предоставляется непосредственно руководителем предприятия. Он должен издать приказ либо доверенность с указанием полного перечня документов и прав, которые может совершать бухгалтер, что конкретно он должен подписывать. Доверенность обычно предоставляется на определенный срок, а если полномочия передаются посредством приказа, то он бессрочный.
Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.
После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:
- персональные данные уполномоченного лица;
- наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
- в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.
- Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.
- Если третье лицо заверяет документ по доверенности, в реквизитах компании понадобится графа такого типа: «Главный бухгалтер (по доверенности от 24.09.2020 №3)». Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» неуместны, поскольку лицо не является временно исполняющим обязанности, а получило полномочия по заверению документов по доверенности.
- Не забудьте при отправке отчетности в электронном виде приложить скан доверенности. Иначе налоговые органы вправе отказаться принимать декларации и расчеты.
- Сроки, на которые оформляют приказ или доверенность, нигде не определены. Но целесообразно пересматривать и обновлять такие документы не реже раза в год или по мере необходимости.
Оформление права подписи приказом
Право подписи документов на иных уполномоченных лиц оформляется в виде соответствующего приказа или доверенности, в зависимости от того, состоит ли лицо, наделяемое правом подписи, в штате юридического лица. Так как приказ является внутренним документом, то передать право подписи по нему можно лишь работнику организации. В приказе должны быть указаны причина передачи полномочий, должность и фамилия лица, на которого возлагаются обязанности или дата начала исполнения обязанностей руководителя. Доверенность же предполагает передачу права подписи документов лицу, не связанному с организацией трудовыми отношениями. Доверенность от имени юридического лица может быть выдана только генеральным директором или учредителями данного юридического лица.
В соответствии с п.п. 7.5, 7.6 Инструкции Центрального Банка России № 28-И от 14.09.2006 года, на финансовых документах право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а также иным лицам (за исключением лиц, указанных в пункте 7.6 данной Инструкции), наделенным правом первой подписи распорядительным актом юридического лица, либо на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, а право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру юридического лица и (или) лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета, на основании распорядительного акта юридического лица. Право подписи на документах руководитель организации может передать и другим лицам на основании соответствующего приказа или доверенности, выданной в законодательно установленном порядке. Как указано в Письме Центрального Банка Российской Федерации № 31-1-6/1244 от 14.06.2007 года, доверенность, должностная инструкция, а также приказ о назначении на должность будут надлежащими документами для подтверждения права первой или второй подписи только в том случае, если в них непосредственно указано, что данному лицу предоставлено право первой или второй подписи.
В случае если из представленных в целях подтверждения полномочий документов непосредственно не следует, что сотрудник наделен правом первой или второй подписи, однако наличие этого права является следствием занятия им определенной должности, должен быть представлен соответствующий документ (например, должностная инструкция), подтверждающий наличие у данного сотрудника права подписи. В ином случае необходимо наличие приказа (распоряжения) юридического лица, содержащего указание о наделении сотрудника правом первой или второй подписи либо соответствующей доверенности.
Право подписи может быть предоставлено как штатным сотрудникам, так и третьим лицам. Вместе с тем правом первой подписи не может быть наделен главный бухгалтер или другие лица, имеющие право второй подписи. Также не допускается наделение одного лица одновременно правом первой и второй подписи (в соответствии с п. 7.9 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
В отсутствие в штате организации должности главного бухгалтера, его обязанности по ведению бухгалтерского учета с предоставлением права подписи на финансовых документах могут быть возложены на генерального директора. Возложение таких обязанностей оформляется соответствующим приказом.
В этом случае на финансовых документах, предоставляемых в банк, в банковской карточке с образцами подписей проставляется собственноручная подпись генерального директора, а в поле «вторая подпись» указывается, что лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует (в соответствии с п. 7.10 Инструкции Центрального Банка Российской Федерации от 14.09.2006 года № 28-И).
- Учтите: одного приказа или доверенности недостаточно. Дополнительно в карточки банков добавляют новые образцы, чтобы кредитные учреждения могли распознать доверенное лицо и выполнить поручение клиента. Кстати, уполномоченные лица расписываются в карточках банка в присутствии сотрудника учреждения. Иначе потребуется нотариальное заверение образцов, гласит Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014.
- Если третье лицо заверяет документ по доверенности, в реквизитах компании понадобится графа такого типа: «Главный бухгалтер (по доверенности от 24.09.2020 №3)». Формулировки «за главного бухгалтера» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера» неуместны, поскольку лицо не является временно исполняющим обязанности, а получило полномочия по заверению документов по доверенности.
- Не забудьте при отправке отчетности в электронном виде приложить скан доверенности. Иначе налоговые органы вправе отказаться принимать декларации и расчеты.
- Сроки, на которые оформляют приказ или доверенность, нигде не определены. Но целесообразно пересматривать и обновлять такие документы не реже раза в год или по мере необходимости.
Что такое право второй подписи и кому оно принадлежит
Руководители — тоже люди, и иногда они болеют, отдыхают, работают в командировках. Чтобы работа компании не останавливалась, назначаются лица, которые смогут подписывать документы вместо первого лица организации. Чаще всего такими полномочиями наделяют заместителей и главбухов. Разъяснение, что это право второй подписи главного бухгалтера, останется неполным, если не уточнить, что это возможность:
- заверять в основном бухгалтерские и финансовые документы — распоряжения на уплату зарплаты и обязательных платежей;
- подавать запросы и пояснения в налоговую и внебюджетные фонды;
- взаимодействовать с государственными и контролирующими органами.
Нормами гражданского законодательства определяется и что означает право второй подписи, и как наделить соответствующими полномочиями. И важно, что передавать полномочия в этом случае обязательно, а делает это руководитель или замещающий его работник.
ВАЖНО!
При желании или необходимости в организации может отсутствовать сотрудник, имеющий право второй подписи в банке или иной структуре. К примеру, ИП без работников. Он самостоятельно и собственноручно заверяет все необходимые квитанции, декларации, заявления и прочие финансовые и расчетные бумаги. Но он имеет возможность пригласить стороннюю организацию или бухгалтера и передать право второй единственной подписи в банковской карточке конкретному лицу по договору оказания возмездных услуг.
Изъятие первичных документов
Первичные документы, в том числе в электронном виде, могут быть изъяты (Закон № 402-ФЗ). В законе не перечислены лица, которые имеют право проводить выемку документов. В то же время такими полномочиями наделены многие проверяющие органы. Но чаще всего документы изымают налоговики.
Изъять проверяющие могут только документы, которые касаются предмета проверки. Практика показывает, что состав их широк – это могут быть как первичные, так и финансовые и любые другие документы.
В случае изъятия документов с них изготавливают копии, заверяют должностным лицом налогового органа и передают в компанию, у которой изымают оригиналы (п. 8 ст. 94 НК РФ). В ходе выемки составляется “Протокол изъятия”, который подписывается всеми лицами, производившими выемку. Если нельзя сразу сделать копии, то это производят в течение 5 дней после изъятия.
Право подписи первичных документов: приказ или доверенность?
Статья 9 Федерального закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
- посредством утверждения соответствующего приказа;
- при помощи доверенности на подписание первички.
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность — на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ, а во втором — Гражданский.
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение. Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2021 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.
Образец приказа о назначении ответственного лица за ведение трудовых книжек
«Шапка» документа должна включать в себя:
- название документа(с обозначением сути);
- его номер, присвоенный в соответствии с внутренним документооборотом компании;
- наименование предприятия;
- дату и место (населенный пункт) составления приказа.
Далее идет основная часть. Здесь необходимо:
- дать обоснование, т.е. по каким объективным причинам понадобилось формирование этого распоряжения (в данном случае это необходимость организовать ведение, хранение, учет трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ);
- назвать ответственное лицо, вписав в бланк должность, ФИО работника, а также аналогичным образом указать, кто будет замещать его в случае длительного отсутствия на рабочем месте (например, по причине отпуска, болезни или командировки).
При необходимости эту часть документа можно дополнить и другими сведениями.
Ниже надо включить основание для создания приказа – здесь это Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. №225.
Напоследок в документ следует внести ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой из его заместителей, а также начальник отдела кадров).
Право второй подписи главбуха — что это такое
Право второй подписи главбуха — это полномочие на подписание определенных документов компании в условиях наличия первой подписи — руководителя или иного уполномоченного на эту процедуру сотрудника.
В настоящее время такими полномочиями главбуха может наделить только первое лицо фирмы — ее руководитель. Осуществить он это может 2 способами:
- составить приказ, указав в нем виды документов, право подписания которых предоставляется, и срок действия делегированных полномочий;
- оформить предоставленное главбуху право второй подписи доверенностью, прописав в ней обозначенные выше нюансы.
Как выглядят указанные распорядительные документы (на примере наделения полномочиями по подписанию счетов-фактур) — смотрите на нашем сайте:
- «Образец приказа о предоставлении права подписи счетов-фактур»;
- «Образец доверенности на право подписи счетов-фактур».
Кому передается право второй подписи в отсутствие главбуха
Если руководитель право подписи документов главбуху не предоставил, то передавать кому-либо это право в отсутствие главбуха не придется.
Если же право второй подписи предоставлено главбуху и закреплено приказом или доверенностью, уход главбуха в отпуск или на больничный, отъезд в командировку или наличие иных оснований для его отсутствия требуют от руководителя дополнительных действий — необходимо издать приказ или оформить доверенность на право второй подписи другому лицу.
Находясь, к примеру, в отпуске, наделенный правом второй подписи на платежной ведомости главбух подписать этот документ не вправе. Если полномочия на подписание никому не делегированы, главбуха необходимо формально отозвать из отпуска для подписания этого документа.
Такой вывод следует из общего определения времени отдыха и «отпускных» нюансов:
- время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ);
- период отпуска не считается рабочим временем (ст. 107 ТК РФ), за работником сохраняется только рабочее место на время отпуска и средняя зарплата;
- проставление подписи на документах — это выполнение трудовой функции, которая подлежит оплате согласно трудовому договору.
Таким образом, при отсутствии главбуха закрепленное внутрифирменными актами право второй подписи на определенных документах необходимо делегировать другому сотруднику (финансовому директору, старшему бухгалтеру и др.).
Отпуск главбуха, наделенного правом подписи, дает право предприятию ходатайствовать о продлении срока представления документов или иной информации по запросу налоговой (п.3 ст. 93 НК РФ).