Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности документирования хозяйственных операций». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Процесс движения документов через все инстанции от момента их выписки до передачи на хранение в архив называется документооборотом. В организации должен быть разработан график документооборота, позволяющий отслеживать хронологическое движение документов. График разрабатывается и контролируется главным бухгалтером, утверждается директором компании. Как правило он выглядит в виде схемы, таблицы или списка отделов с указанием сроков прохождения документов через них. Каждому участнику документооборота вручается выписка из графика и перечисляются документы, относящиеся к его зоне ответственности.
Наименование |
Дата |
Ед. |
Кол-во |
Стоимость |
Отражение в |
Примечание |
|
Дт |
Кт |
||||||
Фонтан |
21.09.2008 |
шт. |
1 |
15 000 |
91 |
60 |
Основание: |
Копия картины |
1 |
55 000 |
|||||
Горшок |
1 |
1 500 |
Приступая к разработке учетной политики, организация должна проанализировать все совершаемые в хозяйственной деятельности операции. Выявить операции, при документальном оформлении которых не используются унифицированные формы первичных документов. Разработать и утвердить формы первичных документов, по которым не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Унифицированные формы первичной учетной документации
Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В настоящее время действуют следующие постановления об утверждении форм первичных документов:
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 30 октября 1997 года №71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве». Следует обратить внимание на то, что утвержденные этим документом унифицированные формы по учету труда и его оплаты, основных средств, утратили силу и в настоящее время не действуют.
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 21 января 2003 года №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 29 сентября 1997 года №68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья».
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 28 ноября 1997 года №78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
- Постановление Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Данным постановлением разработаны унифицированные формы первичной учетной документации:
- по учету операций в общественном питании;
- по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и по учету торговых операций в комиссионной торговле;
- по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин;
- по учету торговых операций (общие).
Сроки и порядок составления документов
Первичные учетные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания.
При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники допускается составление первичного учетного документа по окончании рабочего дня на основании кассовых чеков.
В соответствии с пунктом 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 года №105 (далее Положение о документах и документообороте №105), записи в первичных учетных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.
Обратите внимание! Запрещается использовать для записи простой карандаш.
Достоверность сведений, содержащихся в документах, их своевременное и качественное оформление, передачу для отражения в бухгалтерском учете, обеспечивают должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.
Первичный учетный документ считается окончательно оформленным, если он составлен по установленной форме, все его реквизиты заполнены, незаполненные строки прочеркнуты, документ проверен работниками бухгалтерии организации.
Движение первичных документов, организация документооборота
В соответствии с пунктом 5.1 Положения о документах и документообороте №105 документооборот представляет собой процесс создания или получения от других предприятий, принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов.
Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой документооборот, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:
- составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;
- передача документа в бухгалтерию;
- проверка и обработка принятых документов;
- составление по документам учетных регистров;
- сдача документов в архив.
Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, ответственным за составление которого является главный бухгалтер организации, утверждается график руководителем организации.
График должен устанавливать рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в каждом из подразделений.
График документооборота должен быть составлен таким образом, чтобы способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.
Обычно график документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, всеми исполнителями, участвующими в создании, проверке и обработке первичных документов, с указанием сроков выполнения работ.
По каждому документу в график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:
- порядок создания первичного документа с указанием количества экземпляров, ответственных за выписку, оформление, исполнение документа, срока исполнения документа;
- порядок проверки документа с указанием порядка представления документа, сроков представления, лиц, ответственных за представление документа и его проверку;
- порядок обработки документа с указанием исполнителя и сроков исполнения;
- порядок передачи документа в архив с указанием исполнителя процедуры и сроков передачи.
Касса и бухучет — каковы правила отражения?
В бухгалтерском учете операции по кассе отражаются при помощи бухсчета 50. Кассовыми операциями считаются все действия, производимые с наличностью и денежными документами в компании и у любого предпринимателя.
Что это за операции, вы узнаете из нашей статьи «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
Бухсчет 50 является активным, по его дебету отражается поступление активов, а по кредиту — выбытие. В зависимости от типа хозоперации счет 50 может корреспондировать со многими бухсчетами.
Так, например, оприходование наличности (снятие с банковского счета) в кассе предприятия отражается следующим образом: Дт 50 Кт 51. И наоборот, сдача наличности в банк из кассы предприятия — Дт 51 Кт 50.
Поступление наличности от покупателя в оплату товаров/услуг отражается так: Дт 50 Кт 62. Расчет наличными с поставщиком оформляется проводкой Дт 60 Кт 50. При этом надо соблюдать лимиты при расчетах наличными средствами между юридическими лицами, установленные Банком России в п. 6 указания от 07.10.2013 № 3073-У.
Поступление в кассу кредитных средств — Дт 50 Кт 66 (67), погашение кредита путем внесения наличности из кассы — Дт 66 (67) Кт 50.
Выплата зарплаты сотрудникам из кассы — Дт 70 Кт 50, а расчет наличными с учредителями путем выплаты дивидендов — Дт 75 Кт 50. Выдача наличности в подотчет отражается проводкой Дт 71 Кт 50, а возврат в кассу из подотчета остатка неизрасходованной суммы отражается так: Дт 50 Кт 71.
Продажа основных средств за наличные оформляется проводкой Дт 50 Кт 62, оприходование выручки от розничной продажи в кассу — Дт 50 Кт 90.
Подробности по ведению кассовых операций в компаниях содержатся в указании БР от 11.03.2014 № 3210-У (далее по тексту — Указание).
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение.
В бухгалтерском учете порядок создания, принятия и отражения первичных документов регламентируется Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином CCCР от 29.07.1983 № 105.
Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.
Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответст енных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.
Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:
- своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;
простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;
рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.
При проверках предприятий
Главные бухгалтера предприятий (особенно вновь созданных) должны уделять особое внимание документальному оформлению хозяйственных операций по приемке, складскому учету и движению товара, в особенности, если товар перемещается между структурными подразделениями предприятия.
Несвоевременное оформление или не оформление произведенных операций запутывает бухучет и негативно сказывается на расчетах с бюджетом. Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией. Итог этих разногласий практически всегда легко предсказать – финансовые санкции по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуации, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, рекомендуем обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.
Создание носителей первичной учетной информации (документов) – это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии, образуют номенклатуру дел бухгалтерии. Список дел оформляется следующим образом:
| Индекс дела (номера папок) | Наименование дела (заголовок) | Количестю дел в папке | Срок хранения и номер папки по перечню | Примечания |
Если организация применяет общую систему налогообложения и платит ЕНВД, то расчет налогов при строительстве (изготовлении) основного средства зависит от того, для какого вида деятельности оно используется.
Если основное средство используется только в рамках деятельности на общей системе налогообложения, то расходы по его строительству (изготовлению) учитывайте по правилам, действующим при общей системе налогообложения (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ).
Если основное средство используется только в рамках деятельности на ЕНВД, то в базе по единому налогу никаких расходов не учитывайте. Так как объектом обложения ЕНВД является вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Основное средство, созданное хозспособом, может использоваться в деятельности организации, облагаемой ЕНВД, и деятельности, с которой организация платит налоги по общей системе налогообложения. В этом случае расходы на создание основного средства, формирующие его первоначальную стоимость, нужно распределить. Это необходимо сделать, чтобы определить сумму амортизационных отчислений, которую можно включить в расчет налога на прибыль.
Такой порядок следует из пункта 9 статьи 274 и пункта 7 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как учесть расходы при совмещении ОСНО с ЕНВД .
Сумму входного НДС также нужно распределить. Это необходимо сделать, чтобы определить сумму налога, которую можно правомерно поставить к вычету. Такой порядок предусмотрен в пунктах 4 и 4.1 статьи 170 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как принять к вычету входной НДС при раздельном учете облагаемых и необлагаемых операциях.
Документальное Оформление Хозяйственных Операций Актуальность
Вступивший в действие с 1 января 2022 года новый Федеральный закон РФ от 06.12.2022 года №209-ФЗ «О бухгалтерском учете» принципиально изменил не только состав объектов бухгалтерского учета, но и методику документального оформления хозяйственных операций по объектам учета. Данные изменения затронули деятельность всех коммерческих экономических субъектов. Однако больше всего новшеств закон привнес в особенности ведения учета на субъектах малого бизнеса, обязав их предоставлять в полном объеме бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Указанное новшество повысило уровень требований к организации бухгалтерского учета на малом экономическом субъекте в целом и к ведению первичного учета как основополагающего элемента метода бухгалтерского учета, в частности. Совокупность указанных обстоятельств обусловила актуальность выбранной темы курсовой работы и непосредственный интерес автора к ней. После вступления в действие Федерального закона РФ от 06.12.2022 года №209-ФЗ «О бухгалтерском учете» субъектам малого бизнеса, как и другим участникам экономических отношений, ведущим бухгалтерский учет, была дана относительная свобода в выборе документальных форм первичного учета отдельных объектов. Однако серьезных исследований в научно-методической учебной или периодической литературе с рекомендациями по организации документального оформления хозяйственных операций по объектам учета на малых предприятиях в настоящее время нет. Указанное обстоятельство наглядно подтверждает актуальность и малую проработанность исследуемой проблемы. Цель курсовой работы – раскрыть документальное оформление хозяйственных операций по объектам учета на малых предприятиях. Для достижения цели необходимо решить следующие задачи: — раскрыть сущность объектов бухгалтерского учета в соответствии с действующей нормативной базой; — охарактеризовать документацию как важнейший элемент бухгалтерского учета; — дать характеристику деятельности объекта исследования; — раскрыть особенности документального оформления хозяйственных операций по объектам учета на объекте исследования. Объект курсовой работы – субъект малого бизнеса ООО «Фабрика окон». Предмет курсовой работы – методика документального оформления хозяйственных операций по объектам учета на объекте исследования. При написании данной курсовой работы использовались следующие информационные источники: — нормативно-законодательные акты (Федеральный закон РФ от 06.12.2022 года №209-ФЗ «О бухгалтерском учете»); — учебники и учебные пособия по бухгалтерскому учету; — материалы справочно-правовых систем (Консультант Плюс); — материалы сети Интернет; — данные бухгалтерского учета объекта исследования. Методической основой работы послужили следующие методы научного познания: — метод изучения информационной базы; — анализ и синтез; — табличный и графический методы и другие. Структура работы состоит из введения, двух глав, четырех параграфов заключения, библиографического списка. Работа содержит 5 таблиц и 7 рисунков, изложена на 25 страницах.
Документальное оформление фактов хозяйственной деятельности является первым и важнейшим этапом процедуры ведения бухгалтерского учета. Цель данной курсовой работы заключалась в раскрытии документального оформления хозяйственных операций по объектам учета на малых предприятиях. Для достижения цели были произведены исследования в двух взаимосвязанных главах курсовой работы. Первая глава курсовой работы была посвящена изучению теоретических аспектов документального оформления хозяйственных операций по объектам учета. По результатам исследований, произведенных в первой главе, были сделаны следующие выводы: 1) вступление в действие Федерального закона РФ №209-ФЗ от 06.12.2022 года «О бухгалтерском учете» коренным образом изменило систему первичного учета: экономические субъекты могут теперь самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов, главное, чтобы они содержали обязательные реквизиты, представленные в ст. 9 закона; 2) Федеральный закон РФ №209-ФЗ от 06.12.2022 года «О бухгалтерском учете» обязал субъекты малого бизнеса предоставлять бухгалтерскую отчетность в полном объеме, что повысило уровень требований к организации бухгалтерского учета на данных экономических субъектах; 3) отражению достоверной информации об объектах учета в формах бухгалтерской отчетности способствует рациональная организация первичного учета (документального оформления фактов хозяйственной жизни). С 1 января 2022 года в соответствии со ст. 9 закона экономические субъекты могут самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, однако они должны содержать все реквизиты, представленные в данной статье. Разработанные формы первичной учетной документации утверждаются в учётной политике предприятия; 4) Федеральный закон РФ №209-ФЗ от 06.12.2022 года «О бухгалтерском учете» изменил также и состав объектов бухгалтерского учета, к которым теперь относятся: факты хозяйственной жизни, доходы, расходы, активы, обязательства, источники финансирования и иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами. Вторая глава курсовой работы была посвящена изучению практических аспектов документального оформления хозяйственных операций по объектам учета на примере деятельности конкретного субъекта малого бизнеса. По результатам исследований, произведенных во второй главе, были сделаны следующие выводы: 1) на ООО «Фабрика окон» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учёта с применением специализированной компьютерной программы «1С: Бухгалтерия», версия 8.2. Ведение учета осуществляет руководитель предприятия; 2) произведенные исследования показали, что все объекты учета на ООО «Фабрика окон» подлежат документальному оформлению. При этом первичные учетные документы руководитель оформляет в программе «1С: Бухгалтерия», после чего они подлежат распечатке и подшиву в соответствующие папки; 3) в целом документальный учет по отдельным объектам на ООО «Фабрика окон» упорядочен и ведется в строгом соответствии с принятыми нормативно-законодательными актами и утвержденной учетной политикой малого экономического субъекта. В целом процесс документального оформления объектов на малых предприятиях практически не отличен от учета на более крупных субъектах.
Оформление взаимозачетных операций
В настоящем издании представлены основные нормативные документы по ведению и учету кассовых операций. В книге представлены основные документы, содержащие правила организации наличного денежного обращения в России, правила ведения кассовых операций, их оформления, порядок отражения в бухгалтерском учете, признаки платежеспособности банкнот и монет Банка России. Книга предназначена для работников бухгалтерских и экономических служб предприятий и организаций, а также рекомендуется в качестве методического пособия для студентов экономических вузов и факультетов.
В результате исследования выявлены и количественно обоснованы конкретные пути решения проблемы «Оформление взаимозачетных операций», в том числе обозначены некоторые возможности решения проблемы «Оформление взаимозачетных операций» и определены тенденции развития тематики «Оформление взаимозачетных операций».
Наименование |
Дата |
Ед. |
Кол-во |
Стоимость |
Отражение в |
Примечание |
|
Дт |
Кт |
||||||
Фонтан |
21.09.2008 |
шт. |
1 |
15 000 |
91 |
60 |
Основание: |
Копия картины |
1 |
55 000 |
|||||
Горшок |
1 |
1 500 |
Приступая к разработке учетной политики, организация должна проанализировать все совершаемые в хозяйственной деятельности операции. Выявить операции, при документальном оформлении которых не используются унифицированные формы первичных документов. Разработать и утвердить формы первичных документов, по которым не предусмотрены унифицированные формы первичных учетных документов.
От Порядка ведения кассовых операций к первичным документам по учету кассовых операций
Обратимся к Порядку ведения кассовых операций в РФ — документу, на который прямо ссылается ст. 346.11 НК РФ, чтобы определить, какие первичные кассовые документы предписывает оформлять данный документ.
|
Положение Порядка ведения кассовых операций в РФ |
Первичный документ |
|
Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое |
Кассовая книга |
|
Прием наличных денег кассами предприятий производится |
Приходный кассовый |
|
Выдача наличных денег из касс предприятий производится |
Расходный кассовый |
|
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие |
Журнал регистрации |
Таким образом, из анализа положений Порядка ведения кассовых операций в РФ становится понятно, что приходные и расходные кассовые ордера — не единственное, что должен иметь «упрощенец».
Кроме того, в п. 12 Порядка ведения кассовых операций в РФ сказано, что кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России по согласованию с Центральным банком Российской Федерации и Министерством финансов Российской Федерации. Данное положение отсылает нас к Постановлениям Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (далее — Постановление N 88), от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет».