Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фиктивной будет запись о том, что работник трудился в компании, хотя на самом деле это не так. Бывает, так «оформляют» родственников. Это обман государства, так как человек не работает, но получает стаж для пенсии, если при этом работодатель сдает персонифицированную отчетность и форму СЗВ-ТД.
Общие правила изменений в трудовой
Законодательная база. То, как заполнять трудовые книжки, регулирует трудовой кодекс. Например, в статьях 77—81 и 83—84.1 говорится, какие формулировки использовать при увольнении работника. Это поможет правильно внести запись, в том числе когда надо что-то исправить.
Новым порядком ведения и хранения трудовых книжек также следует руководствоваться, если надо изменить или исправить какую-то запись.
Что не нужно исправлять. Не надо исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записей и, соответственно, на подтверждение стажа работы.
Например, запись о наименовании организации и о приеме на работу внесли в одну строку. Формально это ошибка, но сама запись верная, поэтому исправлять ее не обязательно.
Другой пример — даты указали не арабскими цифрами, а написали месяц прописью. Такую ошибку тоже не нужно исправлять. Подробнее об этом я еще расскажу ниже.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки, зависит от того, могут ли они повлиять на решение пенсионного фонда о зачете периода работы в стаж сотрудника или нет.
Так, надо исправить орфографическую ошибку в названии должности или наименовании компании. Также критичными будут ошибки в написании фамилии, имени или отчества работника и дате его рождения. При назначении пенсии сотрудники пенсионного фонда могут не зачесть стаж, и работнику придется обращаться в суд.
Строго говоря, все это относится к записям до 2020 года. С 1 января 2020 года работодатели сдают на всех сотрудников форму СЗВ-ТД — все сведения о работе государство теперь хранит в электронном виде. Поэтому в первую очередь нужно следить, чтобы все было корректно в форме, и не забывать сдавать корректирующие СЗВ-ТД.
Нужно ли исправлять запись, если сотрудник увольняется. Исправить неверную запись в трудовой нужно, если работник увольняется или просит изменить запись уже после увольнения. Если ошибку не исправить, в дальнейшем у сотрудника могут возникнуть проблемы с получением пенсии и он может обратиться в суд с иском к бывшему работодателю.
В этом случае компания как минимум потратит время на разбирательство. А если бывший работник докажет свою правоту, то придется не только исправить запись в трудовой книжке, но и выплатить сотруднику компенсацию морального вреда. Опять же это относится прежде всего к записям до 2020 года. Начиная с кадровых мероприятий 2020 года, важнее следить за сведениями, которые передаются в ПФР через форму СЗВ-ТД.
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Восстановление работника в должности после признания судом его увольнения незаконным
Пошаговые инструкции для работодателя и работника
В редакцию «АГ» поступил очередной вопрос: «Суд признал увольнение работника незаконным. Как правильно оформить восстановление его в должности?»
Решение суда о восстановлении работника в должности в связи с незаконным увольнением и взыскании с работодателя в пользу работника среднего заработка за время вынужденного прогула подлежит немедленному исполнению (ч. 1 ст. 394, ст. 396 ТК РФ). То есть основанием для восстановления работника в должности является решение суда. А значит, работодатель обязан сделать это не позднее следующего дня после вынесения решения.
При этом иногда возникает вопрос: следующим днем считается день после оглашения резолютивной части решения (т.е. сразу после судебного заседания) или после изготовления текста решения в полном объеме? Исходя из смысла ст. 396 ТК РФ и ст.
211 ГПК РФ, решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника подлежит немедленному исполнению независимо от фактического наличия изготовленного судебного акта.
Наличие изготовленного в полном объеме решения необходимо для исчисления срока на его обжалование в кассационной инстанции в соответствии со ст. 338 ГПК РФ.
Следовательно, не позднее следующего дня после оглашения резолютивной части решения суда работодатель обязан осуществить следующие процедуры по восстановлению работника в должности: отменить приказ (распоряжение) об увольнении и допустить работника к исполнению обязанностей, предусмотренных трудовым договором; при посменной работе – включить его в график смен (ст. 106 Закона об исполнительном производстве).
Если работодатель не восстановил работника в должности в установленный срок, то работник может обратиться в суд за выдачей исполнительного листа, который необходим для принудительного исполнения решения суда. Обратите внимание: Исполнительный лист выдается не по инициативе суда, а по ходатайству работника. Дополнительно он может попросить суд самостоятельно предъявить исполнительный лист к исполнению.
Исполнительный лист может быть выдан работнику до вступления решения суда в законную силу, т.е. не нужно ждать истечения срока апелляционного обжалования или вынесения постановления судом апелляционной инстанции, если жалоба все-таки была подана (абз. 4 ст. 211, абз. 1 ч. 1 ст. 428 ГПК РФ).
Прежде всего необходимо определить правовую природу среднего заработка, взысканного судом за время вынужденного прогула. Часто эту сумму приравнивают к зарплате и ссылаются на абз. 3 ст. 211 ГПК РФ, где указано, что немедленному исполнению подлежит решение суда о выплате работнику заработной платы в течение 3 месяцев.
Однако судебная практика по данному вопросу сформировалась неоднозначная. Есть два противоречивых подхода:
1. Средний заработок за время вынужденного прогула является заработной платой, и решение о его взыскании наравне с восстановлением в должности подлежит немедленному исполнению (Определение Верховного Суда РФ от 23 апреля 2010 г. № 5-В09-1591);
2. Cредний заработок за время вынужденного прогула не относится к задолженности по заработной плате, поэтому выплате подлежит только после вступления решения суда в законную силу (Апелляционное определение Московского городского суда от 20 февраля 2018 г. по делу № 33-1729/20182).
Учитывая указанные позиции, можно сделать вывод, что восстановить в должности работника работодатель обязан немедленно, а вот выплатить средний заработок он может и после вступления решения суда в законную силу.
При этом работник не может подать заявление о приостановлении работы ввиду такой невыплаты, а работодатель в случае невыхода работника на работу после отмены приказа об увольнении может уволить его за прогул.
Однако из-за того, что судебная практика неоднозначна, можно сделать и иной вывод: средний заработок за время вынужденного прогула нужно выплатить сразу, так как решение суда подлежит немедленному исполнению. Однако и при таком подходе работник не может воспользоваться правом на приостановление работы на основании ст. 142 ТК РФ.
Если работника восстановили в должности, но не выплатили средний заработок за время вынужденного прогула, он вправе обратиться в суд за выдачей исполнительного листа и предъявить его к исполнению через службу судебных приставов.
Если же работодатель продолжит медлить, то с компании может быть взыскан исполнительский сбор в размере 7% от суммы, подлежащей выплате (ч. 1, 3 ст. 112 Закона об исполнительном производстве).
Приостанавливать исполнение решения по таким спорам нельзя.
Работодателям следует учесть следующее: если работнику был выплачен средний заработок одновременно с восстановлением в должности, то поворот исполнения решения допускается только в случае отмены решения суда первой инстанции в апелляционной инстанции.
Такая практика активно и успешно используется работодателями3. При этом в случае отмены решения суда в кассационной инстанции поворот его исполнения допустим только при установлении факта сообщения истцом ложных сведений или представления им подложных документов (абз. 2 ч.
3 ст. 445 ГПК РФ).
Последовательность действий работника и работодателя при вынесении судом решения о признании увольнения работника незаконным, восстановлении его в должности и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула будет выглядеть следующим образом.
| 1. Уведомите работодателя о признании увольнения незаконным и попросите отменить приказ об увольнении (если работодатель не принимал участие в судебном разбирательстве). В качестве доказательства можно использовать ссылку на информацию в картотеке дел районного суда, принявшего соответствующее решение. 2. Если работодатель отказывается восстанавливать вас в должности немедленно, обратитесь в суд с ходатайством о выдаче исполнительного листа на принудительное исполнение решения о восстановлении в должности и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула. 3. Ознакомьтесь с приказом об отмене приказа об увольнении и о восстановлении в должности и получите на руки его копию. 4. Верните работодателю трудовую книжку для внесения сведений об отмене приказа об увольнении и о восстановлении в должности. 5. Уведомите работодателя о необходимости выплатить вам средний заработок за время вынужденного прогула. Но не приостанавливайте работу, даже если он откажет в выплате, сославшись на то, что судебный акт не вступил в законную силу. 6. Обратитесь в суд за выдачей исполнительного листа на исполнение решения о восстановлении в должности и взыскании среднего заработка за время вынужденного прогула (если ранее он не был получен). 7. Выйдите на работу и приступите к исполнению трудовых обязанностей. *Аналогичные действия нужно проделать, если отменить приказ об увольнении работодателя обязал суд апелляционной инстанции. Но в таком случае средний заработок должен быть выплачен немедленно, до вступления решения в законную силу. ** Новый трудовой договор не заключается. | 1. Не позднее следующего дня после оглашения резолютивной части решения суда подготовьте приказ об отмене приказа об увольнении работника и о восстановлении его в должности, ознакомьте с ним работника. 2. Внесите изменения в трудовую книжку работника. 3. Средний заработок за время вынужденного прогула может не выплачиваться до вступления решения суда в законную силу. Но следует учитывать риски принудительного исполнения решения. 4. Приведите положение работника в соответствие с действующим трудовым законодательством и условиями, которые были оговорены в заключенном с ним трудовом договоре. 5. Оформите прогул, если после указанных процедур работник не вышел на работу. * Аналогичные действия нужно проделать в случае восстановления работника в должности и взыскания среднего заработка за время вынужденного прогула судом апелляционной инстанции. Только средний заработок выплачивается одновременно с восстановлением. |
1 Позиция Верховного Суда РФ: смысл процедуры восстановления на работе заключается в устранении правовых последствий увольнения путем отмены приказа об увольнении (а не путем издания приказа о восстановлении на работе после вынесения судом соответствующего решения).
Следовательно, обязанность работодателя выплатить заработную плату за время вынужденного прогула наступает одновременно с отменой им приказа об увольнении и восстановлением работника в прежней должности, являясь неотъемлемой частью процесса восстановления на работе.
Решение суда о восстановлении на работе исполняется до его вступления в законную силу как подлежащее немедленному исполнению, поэтому немедленному исполнению подлежит также решение об оплате вынужденного прогула.
Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке
Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).
Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).
Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).
Примеры исправления ошибок в трудовой книжке
Первой вносится запись об организации, в которую устраивается работник. Обычно организации имеют штамп с реквизитами, который ставится перед внесением сведений о работе. Если его нет, приходится вносить сведения вручную. В этом случае можно допустить техническую ошибку. Ее следует исправить по соответствующим правилам.
Пример. Инспектор отдела кадров вписала наименование учреждения: «МБУ ДО «Центр детского творчества», забыв внести слово «технического». Спохватившись, она написала строкой ниже: «МБУ ДО «Центр детского технического творчества». Такое исправление наименования учреждения будет правомерным.
Далее вписываются сведения о работе, в соответствии со следующими графами:
- Порядковый номер;
- Дата приема на работу или увольнения;
- Формулировка записи в соответствии с Трудовым кодексом;
- Основание записи – реквизиты соответствующего приказа.
Как исправить недействительную запись в трудовой: образец внесения изменений
Неверное указание даты трудоустройства является распространенной ошибкой. Это возникает по следующей причине: оформляя трудовую книжку на шестой рабочий день с момента выхода сотрудника на работу, специалист кадровой службы указывает дату, соответствующую дню заполнения сведений. На самом деле необходимо ориентироваться на число в приказе о приеме сотрудника на работу.
- подать заявление в организацию, допустившую ошибку в записи, с просьбой внести исправления;
- запросить в организации, где гражданин работал и работник которой внес запись в книжку неверно, уточняющие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.). С этими документами обратиться с заявлением о внесении изменений к работодателю, у которого работает в настоящее время;
- запросить копии приказов, трудовых договоров, выписки и т.д. в городском архиве, если организация уже ликвидирована и документы сданы в архив.
Таким образом, есть разные ситуации, при которых записи признают неправильными. К ним относят следующие:
- если сведения указаны чернилами, которые не соответствуют стандарту или стиль нарушен в общем;
- если обозначены не те персональные сведения, а также дата устройства на работу, увольнения и причина, должность;
- если имеются неполные данные.
Так же следует учитывать и то, что за хранение книжек, ответственность ложится на руководителя. Кадровик будет отвечать в случае, если имеется распоряжение директора, и соответствующее положение имеется в инструкции. Если документ будет утерян, то ответственное лицо понесет такое наказание:
- сотруднику кадрового отдела придется заплатить штраф от тысячи до полутора тысяч рублей;
- работодателя ждет взыскание от тридцати тыс. руб. до пятидесяти тыс. руб., либо приостановка работы всей организации до трех месяцев.
Даже в тот промежуток времени, когда работник берет трудовую книжку из отдела кадров с целью предоставить в ПФР, оставив при этом расписку, ответственность с кадровика не снимается. Поэтому ему рекомендуется лично отнести трудовую в Пенсионный фонд или оформить копию документа, заверенную у нотариуса.
Ответственность за ошибки в заполнении формуляра
П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.
Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:
- для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
- для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб
Если работнику не удалось добиться исправлений, он имеет право обратиться в судебную инстанцию с иском к работодателю. Такой вариант часто используется гражданами при незаконном расторжении договора труда со стороны работодателя.
Если незаконность увольнения или перемещения работника установлена судебным разбирательством, то суд своим решением обязывает руководителя, нарушившего закон, восстановить работника на работу и внести соответствующие исправления в ТК пострадавшего.
Корректировка делается по алгоритму, приведенному выше, но с обязательным подтверждением в графе №3 ТК факта восстановления истца в правах.
Также реабилитированный гражданин вправе потребовать выдачи дубликата трудовой. В этом случае в дубликате должны быть продублированы все записи, кроме той, которая послужила поводом для обращения гражданина в суд и признана им недействительной. На титульном листе заменяемой книжки вносится отметка о выдаче ее дубликата.
Исправляем сведения о работе
Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела «Сведения о работе»1.
Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка – не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.
Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:
- либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.
Первые неточности могут встретиться уже на титульном листе. Сложная фамилия, национальное имя или возможность вариативного написания ― допустить ошибку несложно. Будьте предельно внимательны, не ленитесь сверять трудовую с другими документами сотрудника. Различие даже в одной букве может стать поводом для оспаривания стажа в Пенсионном фонде.
Если вы сами ошиблись при первичном оформлении трудовой книжки, берете новый бланк и заполняете заново. Испорченный бланк списывается в присутствии работника с обязательным составлением акта.
А как быть, если неверная запись внесена давно, одним из предыдущих работодателей? Ни Правила, ни Инструкция эту ситуацию, увы, никак не регламентируют. Отчасти в решении вопроса можно опираться на Постановление Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91.
Ошибки в трудовых книжках допускаются довольно часто. Главной причиной этого является невнимательность или отсутствие элементарных знаний. К типичной ошибке работников кадровых служб можно отнести заполнение титульного листа. Неправильная буква в фамилии или неверное написание имени, опечатка в дате рождения приводят к тому, что документ становится недействительным. Если ошибка допущена при первичном заполнении, то бланк должен быть заменен новым. В том случае, когда опечатка произошла по вине сотрудников организации, работник не должен платить за бланк, это делает работодатель за свой счет.
Если ошибка в титульном листе обнаружена в трудовой книжке, которая уже содержит записи о приемах и увольнениях, ее можно исправить.
В трудовую книжку можно вносить изменения, дополнения или исправления.
Давайте разберемся с этими понятиями:
- изменение — это замена верной записи, сделанной ранее на другую запись;
- дополнение — это добавление к ранней верной записи каких-либо дополнительных сведений;
- исправление — это корректировка ошибочной записи, сделанной ранее, исправление её на верную запись.
Кроме того, от данных понятий следует отличать процедуру .
Дубликат выдается в том случае, если трудовая книжка утеряна или испорчена.
Изменения могут быть внесены в любой раздел трудовой книжки (в трудовых книжках таких разделов три):
- раздел «сведения о работнике» — это титульный лист трудовой книжки;
- раздел «сведения о работе»;
- раздел «Сведения о награждении».
Как подготовить исковое заявление об изменении записи в трудовой книжке
Так как исковое заявление об изменении записи в трудовой книжке подразумевает спор о праве, в отличие от заявления об установлении факта работы, работник должен предоставить доказательства. Что внесенная в трудовую книжку запись является незаконной. Или то, что запись оформлена неправильно.
При необходимости изменить запись о формулировке увольнения, приложением будут все оформленные документы в ходе увольнения. Работник может получить их у работодателя в течение 3 дней после обращения к нему с письменным заявлением о документах, связанных с работой. При этом если формулировка увольнения помешала работнику приступить к новой работе и он сможет это доказать, не исключена возможность обратиться с заявлением о взыскании с работодателя материального ущерба.
Если работодатель внес неверную запись относительно профессии или специальности, лучше обратиться к помощи профессионального юриста. Так как доказательства в таком случае носят, как правило, только правовой характер. Например, если в трудовой книжке указана должность «ученик охранника», а работник докажет, что его допускали нести дежурство посменно, то суд может удовлетворить требования о внесении изменений в трудовую книжку.
Ошибки в нумерации записей в трудовой книжке
Общий порядок нумерации
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер, за исключением записи о наименовании нанимателя .
Порядковый номер записи вносится в графу 1 трудовой книжки, образец которой установлен согласно приложению к постановлению Минтруда N 40.
В таблице 1 приведены случаи, когда требуется внесение в графу 1 трудовой книжки порядкового номера записи.
Таблица 1
Нумерация записей в трудовой книжке
| Вид записи | Порядок | Норма Инструкции о трудовых книжках |
| В разделе «Сведения о работе» | ||
| 1. Записи, производимые до внесения в трудовую книжку записи о приеме на работу | ||
| о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь (и т.д.) | нумеруются в общем порядке | абз. 2, 3 п. 10, ч. 2 п. 12 |
| о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования (и т.д.) | ||
| 2. Записи о приеме на работу | ||
| о полном наименовании нанимателя | запись не нумеруется | ч. 2 п. 12, п. 27 |
| о приеме на работу | вносится ниже заголовка (полного наименования нанимателя) | ч. 2 п. 12, ч. 3 п. 27 |
| о получении рабочим второй и последующих профессий | нумеруются в общем порядке | ч. 2 п. 12, ч. 2 п. 32 |
| об увольнении работника | ч. 2 п. 12, п. 36, ч. 2 п. 41 | |
| 3. Исправление или изменение ранее внесенных записей | ||
| при исправлении, дополнении записей | нумеруется в общем порядке | ч. 2 п. 12, п. 56 |
| В разделе «Сведения о награждениях и поощрениях» | ||
| о награждениях и поощрениях | нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника | ч. 2 п. 12, п. 47 |
| В разделе «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» | ||
| об обучении | нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника | ч. 2 п. 12, п. 50 |