Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Налоговая взялась за онлайн-кассы: как проходят проверки в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Проверка реквизитов позволит выявить, все ли необходимые данные указаны на чеке. В законе более указаны 20 позиций, которые должны быть напечатаны. Среди них, например, дата и время продажи, адрес магазина, его ИНН, наименования товаров, регистрационный номер кассового аппарата, заводской номер фискального накопителя, название обслуживающего компанию оператора фискальных данных.
Полномочия налогового инспектора
При проведении ревизии налоговые органы должны представить ответственному представителю компании правильно оформленное решение о проведении проверки. В документе содержится перечень вопросов, подлежащих изучению.
В рамках проверки инспекторы имеют право:
- осуществлять беспрепятственный доступ к контрольно-кассовой технике (ККТ);
- изучить накопитель фискальных данных;
- проверить кассовые документы;
- получать разъяснения, справочную информацию и прочие сведения, связанные с работой кассы;
- проводить контрольные закупки для проверки умения кассира работать с оборудованием;
- привлекать к проверке сотрудников правоохранительных органов;
- проверять договоры с ОФД;
- проверять корректность оформления и выдачи документов онлайн-кассой;
- ставить вопрос о привлечении работников предприятия к административной и уголовной ответственности.
Проведение контрольной закупки
Налоговики вправе проводить контрольную закупку, при которой присутствуют понятые и свидетели. Отсутствие онлайн-кассы сразу станет видно, поскольку если продавец выбивает обычный чек на стандартной ККТ, не используя онлайн-кассу, это отображается на напечатанном чеке. Дело в том, что на чеке не будет информации о системе налогообложения, а также сведений о форме расчета (наличная или безналичная оплата). Также в этом случае отсутствуют данные об адресе расчете и сайте для проверки информации из чека.
Внимание! Контрольная проверка проводится налоговиками без предупреждения и с любой периодичностью.
Подберем онлайн-кассу под ваш вид деятельности и формат магазина.
Ответственность за нарушения, выявленные в ходе кассового аудита
В ходе проверки аудитор может установить ряд нарушений, имеющих место при проведении кассовых операций, и степень их существенности, отражающей аудиторский риск (уверенность проверяющего в собственных выводах). Типичные недочеты, которые могут быть выявлены аудиторской проверкой, могут относиться к нескольким сферам кассовых операций.
Общие документальные несоответствия:
- неправильное заполнение унифицированных форм «первички»;
- несоответствие документации правилам бухучета;
- отсутствие необходимых реквизитов;
- подделка или нехватка подписей на первичной документации.
Проблемы с хранением денежных средств:
- недостаточное обеспечение сохранности при перемещении наличности в банк и из банка, при выдаче зарплаты и др.;
- отсутствие сейфа, несгораемого шкафа для хранения остатков наличности;
- несоблюдение правил хранения ключей от хранилищ для денег;
- незаключение страхового полиса на кассу;
- нарушение лимита по остаткам денежных средств на конкретные даты.
Нарушения, связанные с выручкой:
- выручка не полностью оприходована;
- наличность из кассы расходуется неправомерно;
- расхождения записей в кассовой книге и в «первичке»;
- подотчетные суммы закрыты некорректно.
Нарушения кассовой дисциплины:
- недостаток первичной документации или ее отсутствие;
- неправильное оформление кассовой документации;
- неверное отражение в учетных регистрах операций по кассе;
- математические ошибки в исчислении остатков и оборотов средств;
- ошибочные корреспонденции счетов;
- недостаток или излишек денежных средств в кассе;
- неоприходование средств, поступивших в кассу;
- неправомерное или излишнее списание кассовых средств;
- присвоение, хищение денежных средств;
- расчеты помимо кассы;
- неправильность или несвоевременность регистрации ККТ.
Какая информация обязана содержаться на чеке
По нормативам, представленным в ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, фискальный документ должен включать в себя следующие графы:
- название;
- номер бланка и смены;
- ИН, под которым зарегистрирован кассовый аппарат;
- учетные цифры ФН;
- дата, время и место проведения расчетной операции;
- полное название юридического лица и ИНН;
- фамилия, имя и отчество кассира;
- система налогообложения, выбранная для этого бизнеса;
- номенклатура и цена товара, конечно же, в российских рублях;
- вид транзакции;
- QR-код, способ проведения платежа.
Нетрудно догадаться, что грамотно настроенный и полностью функциональный аппарат будет выдавать именно такие, правильные квитанции. Специалисты экспертных служб в обязательном порядке обращают внимание на то, с какими фискальными документами приходится иметь дело, например, потребителям в рамках конкретного магазина.
Ответственность за нарушение требований к применению учетной аппаратуры
В современном Кодексе об административных правонарушениях представлено сразу несколько статей. По их нормам штрафуются предприятия, не соблюдающие требования в различных областях взаимодействия с ККМ:
- за несоблюдение правил работы с устройствами — от 1500 до 10 тыс. российских рублей;
- за полное неприменение модуля (или использование его устаревшего аналога) — до половины суммы расчета, но не менее 10 тыс. руб.;
- при повторном проступке или по транзакциям свыше 1 млн руб. — приостановление деятельности корпорации на срок до девяноста суток.
Избавиться от представленных проблем можно путем установки, настройки и регистрации правильных учетных машин.
Последовательность действий проверяющих такова.
Этап 1. Инспекторы проверяют, выдаете ли вы кассовые чеки, БСО или, по требованию покупателя, документ, подтверждающий прием денежных средств за ваши товары (товарный чек, квитанцию и т.п.). Результат фиксируют в акте проверки (Пункт 25 Регламента 132н).
То, что проверочную (контрольную) закупку налоговики проводить не вправе, давно подтвердил ВАС РФ (Постановление Президиума ВАС РФ от 16.06.2009 N 1988/09). Однако Минфин в Регламенте 132н указал, что проверка выдачи кассовых чеков включает в себя приобретение товаров (работ, услуг) за наличные и их оплату. Между тем такие полномочия инспекторам могут быть предоставлены только законом, а ведомственного нормативного акта (каким является Приказ Минфина об утверждении Регламента) для этого недостаточно. Поэтому штраф по результатам контрольной закупки по-прежнему можно оспорить в суде. А инспекторы вправе лишь наблюдать, как вы выдаете чеки другим покупателям, и вести при этом видео- или аудиозапись (Пункт 23 Регламента 132н).
Другой предписанный Регламентом 132н способ выявления случаев невыдачи чеков — «аналитические процедуры». Их проводят еще до того, как предъявят вам поручение на проверку. Поэтому речь идет, видимо, о ситуациях, когда к инспекторам попали кассовые чеки, выбитые от имени вашей организации (предпринимателя). Тогда они по своим данным проверят, зарегистрирована ли на вас такая ККТ. А если выяснят, что зарегистрирована, то позже, уже после того, как предъявят вам поручение, посмотрят, есть ли данные об этих чеках в фискальной памяти ККТ.
Этап 2. Вместе со служебными удостоверениями налоговики предъявляют вам поручение на проведение проверки и предлагают его подписать. Если директора (предпринимателя) на месте нет или он отказывается ставить подпись, делают об этом отметку в поручении.
Этап 3. Налоговики запрашивают документы. Получение документов фиксируют в акте проверки (Пункты 34, 37, 38 Регламента 132н).
Обратите внимание, если вы на ЕНВД и не используете ККТ и БСО, то по Регламенту инспекторы вправе требовать у вас документы, связанные с выдачей товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денег за товары и работы. Не ясно, что за документы тут имеет в виду Минфин. Обязанности хранить у себя копии товарных чеков и квитанций и как-то их регистрировать у вмененщиков нет. Проверка наличия пустых бланков этих документов инспекторам ничего не даст — их отсутствие не является нарушением. Впрочем, вероятность того, что инспекторы придут с проверкой полноты учета выручки к вмененщикам, невелика (Письмо ФНС России от 21.12.2011 N АС-4-2/21794@).
Этап 4. Инспекторы проверяют соблюдение порядка и условий регистрации ККТ и ее применения. Результат фиксируют в акте.
Какие документы могут запросить проверяющие?
При проведении контрольных мероприятий в зависимости от проверяемого периода и особенностей осуществления наличных денежных расчетов специалисты инспекции могут запросить (п. 34 Регламента по проверке ККТ, п. 29 Регламента по проверке кассовой дисциплины):
- журнал кассира-операциониста;
- акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;
- журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста;
- распечатки отчетов из фискальной памяти контрольно-кассовой техники и использованных накопителей фискальной памяти;
- контрольные ленты контрольно-кассовой техники на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе;
- информацию из автоматизированной системы о выпущенных документах;
- справку-отчет кассира-операциониста;
- сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации;
- бланки строгой отчетности, копии бланков строгой отчетности, корешки документов.
Если предметом проверки являются ККТ, порядок ее регистрации и применения, дополнительно следует представить проверяющим карточку регистрации ККТ, паспорт ККТ, договор о ее технической поддержке, заключенный проверяемым объектом и поставщиком (центром технического обслуживания) ККТ, документацию, связанную с приобретением, регистрацией, перерегистрацией, проверкой исправности, ремонтом, техническим обслуживанием, заменой программно-аппаратных средств, вводом в эксплуатацию, применением, хранением и выводом из эксплуатации ККТ. Если предмет проверки — кассовая дисциплина, помимо перечисленного выше организация должна представить:
- приходные и расходные кассовые ордера;
- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- авансовые отчеты;
- кассовую книгу;
- акт приемки бланков строгой отчетности;
- книгу учета бланков строгой отчетности;
- акт о списании бланков строгой отчетности;
- книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций ИП;
- книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСНО, индивидуальных предпринимателей, применяющих ЕСХН;
- распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег;
- иные первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, которые необходимы инспекции для исполнения государственной функции.
На налоговые органы возложена обязанность контролировать правильность применения ККТ, а также порядок ведения кассовых операций организаций (ИП). Отдельные нарушения (например, неполное оприходование наличной выручки в кассу, применение ККТ, которая не обеспечивает надлежащий учет денежных средств) всегда вызывают претензии со стороны проверяющих, и доказать свою правоту в суде весьма проблематично. Существует и другой тип нарушений, за который налоговики также пытаются привлечь организации (ИП) к ответственности, например выдача под отчет денежных средств без заявления подотчетного лица, выдача наличных денег под отчет без полного погашения подотчетным лицом суммы ранее выданного аванса. Если более серьезных проступков проверяющими не выявлено, организация (ИП) имеет неплохие шансы избежать штрафа, подав иск в суд. Отдельно хочется сказать об административной процедуре — проверке выдачи кассовых чеков. При ее осуществлении налоговый инспектор вправе выступать сторонним наблюдателем за процессом приобретения товара (за расчетом с покупателем). При этом участвовать в контрольной закупке он не должен.
Указание ЦБ №3210-У от 11 марта 2014 года определяет порядок ведения КК, в том числе в случае использования онлайн-кассы:
- Начало и завершение ведения КК совпадает с календарным началом года. Для новых предприятий, основанных в середине года, начало КК определяется датой проведения первой операции. Если деятельность прекращается в середине года, то в тот же момент завершается КК.
- Оформление документа допускается в рукописном (с использованием шариковой ручки) или печатном виде.
- Информация вносится в каждую строку, пропуски не допускаются.
- Все листы составляются в двух экземплярах, один из которых отрезной, а второй остается в книге.
- КК ведется ежедневно (при условии проведения операций), причем каждый день начинается с нового листа.
- В завершении смен КК вместе с первичными документами сдается в бухгалтерию для проверки, после чего возвращается кассиру.
- На каждом предприятии ведется только одна КК.
Что представляют собой новые формы кассовых проверок?
В части применения ККТ контроль и надзор имеют следующие формы:
-
Мониторинг. Это контроль за расчетами посредством онлайн-касс и анализ поступающих в ФНС данных.
-
Удаленная проверка. Подразумевается проверка того, как субъекты бизнеса применяют кассовую технику, насколько полно они отражают свою выручку. Сюда же относится проверка деятельности ОФД на основе имеющейся в распоряжении налогового органа информации. В рамках удаленной проверки инспекторы могут запрашивать необходимые пояснения, справки, документы и так далее.
-
Наблюдение. Вид контроля, подразумевающий мероприятия по месту торговли. Проверяющие смотрят за тем, как субъект бизнеса применяет кассовую технику при отпуске товаров. При этом могут привлекаться свидетели и понятые.
-
Контрольная закупка. Применяется для того, чтобы установить, насколько правильно продавец оформляет кассовый чек или бланк строгой отчетности.
-
Проверка полноты учета выручки. Может проводиться как в налоговом органе на основании всех имеющихся данных (то есть носить удаленный характер), так и по месту нахождения компании или предпринимателя.
Проверка применения ККМ
Проверка правил использования кассовых аппаратов включает в себя следующие процедуры:
- Проверку выдачи кассовых чеков и иных подтверждающих документов. Указанная проверка включает в себя в том числе контрольную закупку товара, его оплату наличными или с помощью банковской карты в целях установления факта выдачи (невыдачи) подтверждающего документа. Максимальный срок выполнения данного этапа проверки составляет 1 рабочий день. Контрольная закупка регулируется ст. 16.1 закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей…» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294).
- Рассмотрение документов на ККТ. Проводится после окончания проверки выдачи чеков. Сотрудники налоговой службы рассматривают и проверяют документацию по использованию кассы.
- Проверка соблюдения правил регистрации и использования ККТ. Проверяется соответствие кассовой техники, кассовых чеков и других подтверждающих документов установленным правилам.
Как и какие документы у вас могут потребовать
Инспекторы вправе требовать у вас только те документы и сведения, которые относятся к предмету проверки (Пункт 35 Регламента 132н; п. 30 Регламента 133н). Поэтому если к вам пришли проверять только применение ККТ, то не должны требовать документы по учету наличных (ПКО, РКО, кассовую книгу и т.д.) (Подпункт 2 п. 7 Регламента 132н; пп. 2 п. 7 Регламента 133н).
Если инспекторы хотят ознакомиться с документами прямо у вас на месте, проще дать им оригиналы. А вот если просят принести документы в инспекцию, лучше сделать копии. Не забудьте составить опись передаваемых документов и получить на ней штамп инспекции о приеме. Если же инспекторы изымают у вас оригиналы в качестве доказательств нарушения, то они должны составить протокол (Часть 5 ст. 27.10 КоАП РФ).
В Регламентах не сказано, должны ли инспекторы составить письменный запрос на необходимые им документы. Но по устному требованию лучше документы не давать — всегда просите список требуемых бумаг.
Не определен и срок представления документов. Так что, скорее всего, его проверяющие установят вам по своему усмотрению. И если в этот срок вы не уложитесь, то налоговики, возможно, попытаются вас оштрафовать (Статья 19.7 КоАП РФ). Правда, для этого их требование о представлении документов должно быть письменным, а не устным.
Обратим ваше внимание на некоторые неоднозначные ситуации, которые могут возникнуть.
(?) В ходе проверки полноты учета выручки инспекторы могут запросить у спецрежимников и предпринимателей на ОСНО книги учета доходов и расходов. Далеко не все заполняют такую книгу ежедневно. Что, если на момент проверки в ней нет записей о принятых за последнее время суммах, которые вовремя отражены в кассовой книге? Штрафа за неполное оприходование наличной выручки в этом случае не должно быть. Ведь такую выручку учитывают по приходным ордерам сначала в кассовой книге, а уже из нее суммы попадают в перечисленные книги учета. А нарушения в их ведении являются предметом совсем другой проверки — налоговой.
(?) Регламент 133н предписывает инспекторам при проверке полноты учета выручки посмотреть и ваш приказ (распоряжение) о лимите остатка наличных в кассе. Но тут Минфин сам себе противоречит. Дело в том, что этот приказ не имеет отношения к предмету проверки — полноте учета наличной выручки, поскольку касается уже следующего этапа — расходования наличных из кассы. А, как мы уже сказали, документы, не имеющие отношения к предмету проверки, требовать недопустимо (Пункт 35 Регламента 132н; п. 30 Регламента 133н). Но на деле лучше приказ о лимите все же представить, иначе инспекторы попытаются вас оштрафовать (Статья 19.7 КоАП РФ) и вам придется оспаривать штраф в суде.
Проверки полноты учета выручки
Инспекторы будут (Пункты 35 — 40 Регламента 133н):
— сопоставлять данные кассовых документов с суммой наличных, находящихся в ящике ККТ;
— сопоставлять данные различных кассовых документов между собой (например, ПКО с кассовой книгой и с книгой учета доходов и расходов);
— изучать правильность оформления кассовых документов.
Кстати, из всех требований к ведению кассовых операций налоговики вправе проверять соблюдение только одного: полноту оприходования наличной выручки (Пункт 1 ст. 7 Закона от 21.03.1991 N 943-1). Но для этого инспекторам придется изучить большинство связанных с ведением кассы документов. По ним инспекторы могут обнаружить и иные кассовые нарушения. И это будет законным поводом для штрафа за них (Пункт 1 ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ).
Упрощение учета с использованием кассовой дисциплины
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.