Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оплатить командировку сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В своих ЛНА работодатели прописывают конкретную сумму суточных в расчете на один день командировки (Письмо Минфина от 07.06.2022 № 03-04-05/53719). Причем закон не запрещает подходить к установлению ее величины дифференцировано.
Суточные по однодневной командировке
Законодатель сформулировал нормы ст. 168 ТК РФ таким образом, что поставил вне закона выплату суточных при однодневных командировках. Исходя из текста статьи, суточные представляют собой компенсацию расходов командированного сотрудника, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. Нет проживания – ноль суточных.
Никто не запрещает работодателю платить сотрудникам в однодневных командировках какие-то суммы для питания и на иные личные нужды, но назвать их придется по-другому – закон суточными такие выплаты не признает и связанные с суточными налоговые льготы применять не позволяет.
Работодателю важно осознавать налоговые последствия таких выплат:
- в налоговых расходах их признать нельзя (если не оформить как надбавку, включенную в систему оплаты труда);
- подоходным налогом и взносами эти суммы облагаются на общих основаниях.
Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные
Выплата суточных при командировках в 2023 году должна быть произведена за весь срок, начиная со дня начала служебной поездки, которым считается день отъезда, до дня прибытия включительно. В том числе, если отъезд и прибытие выпадают на выходные и праздничные дни. Для подтверждения нахождения командированного по месту назначения используются проездные документы.
Если для выполнения задания руководства, вернувшись из одной служебной поездки, работник в этот же день отправляется в другую, то компенсация за этот день производится по одной из поездок. Если внутренние нормативные акты организации предусматривают компенсацию сразу по обоим выездам командированного лица, то это не является нарушением, такие расходы признают оправданными.
При расчете сумм компенсации необходимо учитывать, что день отъезда — это день отправки транспортного средства, на котором происходит выезд сотрудника к месту назначения из населенного пункта, где расположено его место работы. А день прибытия — день приезда из служебной поездки, т. е. возвращение обратно к месту основной работы.
Размер суточных командировочных расходов в 2023 году по России и за границей
Необходимость компенсации понесенных в связи с командировкой расходов, ложится на работодателя в соответствии со ст. 168 ТК. Размер выплат организация вправе закрепить своими нормативными документами, издав, например, положение о командировках.
Для командировок в пределах страны и за границей устанавливается различный размер выплат за каждые сутки.
Например, сотрудник направлен из Москвы в Прагу поездом. Все время следования по России ему будет оплачено из расчета установленных нормативным актом организации суточных в пределах страны. Нахождение за ее пределами оплачивается в том размере, который определен для заграничной командировки.
Помимо этого работодатель может установить в локальных актах различный размер суточных выплат выделив командировки по странам СНГ с фиксированием своего размера сумм.
Например, по территории РФ суточные составляют 700 рублей в день, по странам СНГ – 1500 рублей в день, а по странам европейского союза – 2300 рублей в день.
Размер суточных в командировках по России и за границу
Закон не ограничивает размер ежедневной компенсации (за исключением государственных служащих). Частный менеджер несет ответственность за определение суммы. Указанная сумма должна быть прописана во внутренних нормативных актах, например, в коллективном договоре.
Рекомендуется обратить внимание на статью 217.1 Налогового кодекса РФ. Статья 217.1 Налогового кодекса РФ устанавливает максимальный размер суточных, которые не облагаются подоходным налогом. В частности, эта сумма не превышает сумму соответствующего пособия.
- Максимум 700 °С за каждый день командировки в пределах России.
- Не более 2, 500°C за каждый день командировки в другие страны.
Также следует подробно описать расходы, к которым организация обязана вернуться в случае командировки за границу.
- Визы и оформление паспортов
- Консульские и аэропортовые сборы
- Плата за въезд или транспортировку транспортного средства
- Медицинская премия
- Другие обязательные сборы
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:
- Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
- Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
- Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
- Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.
Расчет оформите служебной запиской или заявлением сотрудника на имя руководителя компании. Подайте заявление или служебную записку руководителю на рассмотрение. После утверждения издайте приказ о направлении работника в командировку и выплате аванса.
Суточные в составе расходов
Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.
| Налог | Учитываются в составе расходов |
| Налог на прибыль | · Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);
· Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок) |
| УСН «доходы минус расходы» | Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита |
Размеры гарантированных выплат
По факту ограничений в законодательстве нет, и 2020 год — не исключение. Экономический субъект вправе самостоятельно определить размеры. Но учитывайте важные моменты:
- Затраты на оплату проживания (наем жилого помещения, аренда жилья, гостиницы) оплачивается по фактически понесенным издержкам. Но только при условии предоставления подтверждающей документации. Допустимо установить предельный минимум, который будет выплачен работнику, если он не подал подтверждающих документов. Например, жил у родственников. Компания вправе установить и максимальный лимит, а также требования к нанимаемому жилью. Например запретить съем номеров класса люкс (повышенной комфортности).
- Оплата транспортных издержек также оплачивайте по факту, то есть по подтверждающей документации. Чеки, билеты, квитанции должен предоставить работник по возращению из поездки. Комиссионные сборы тоже подлежат оплате. Работодатель вправе установить запрет на проезд такси, а также покупку билетов класса комфорт, люкс, бизнес в целях экономии.
- Траты, разрешенные работодателем, возмещаются по фактическим документам. Заметим, что необходимо заранее согласовать объем затрат с руководством. В противном случае могут возникнуть финансовые трудности и задержки выплат.
- Размер суточных закрепляет работодатель на год. Норму определяют исходя из экономических возможностей организации, а также от места назначения. Например, суточные при поездке за рубеж должны оплачиваться в повышенном размере.
Изменения по командировочным с 2020 года
Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.
Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.
Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.
Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.
Суточные при однодневной командировке
Исходя из характера поездки и поставленных заданий, работодатель может принять решение о возвращении сотрудника назад к месту работы в тот же день, в которой он выехал. Такая поездка будет называться командировка на один день. Однако согласно закону, суточные при таких однодневных выездах работнику не положены.
Однако Верховный арбитражный суд и Министерство Финансов при использовании положений ТК РФ установили, что компания имеет право компенсировать работнику его расходы, понесенные в однодневных поездках, сюда относятся:
- проезд;
- оплата обедов;
- оплата телефонной прочей связи;
- и другие затраты, которые сотрудник может понести во время командировки.
Однако на все компенсируемые затраты необходимо предоставить оправдательные документы (чеки, билеты, накладные и т. д.).
Все подтвержденные и компенсированные расходы в полном размере без ограничений (естественно, если они обоснованы), могут вноситься в расходы, уменьшающие базу при расчете налога на прибыль.
Суточные в заграничных командировках.
Расчет суточных за заграничные командировки учитывает, сколько времени сотрудник провел в другой стране.
Если работник покинул границы России в день выезда, то ему начисляются средства (2500 руб. в сутки) исходя из нормативов по зарубежным поездкам.
В случае, если командировка предусматривает временное пребывание в другой стране, то оплачивается только этот период. За все остальные дни начисляются суточные в пределах страны.
Работник предоставляет работодателю финансовый отчет о потраченных суммах, после чего делается перерасчет командировочных расходов.
Если сотрудник потратил больше, чем он получил перед поездкой, то ему делается дополнительная выплата. В случае, когда расходы меньше, то разница удерживается с его зарплаты после получения письменного разрешения.
Работодатели имеют права не оплачивать суммы, которые были потрачены командировочным, без согласования с ними, если они не касаются оплаты проживания или транспорта для того, чтобы добраться до нужного места.
Документы для подтверждения расходов
После возвращения из поездки работник оформляет отчет по командировке. Документы, которые подтверждают использование им полученных подотчетных сумм, необходимо прикрепить к нему.
К таким бланкам относятся:
- Документы, которые могут подтвердить, что производился найм помещения для проживания. Это могут быть квитанция, счет из отеля, договор о найме частной квартиры. В любом из документов должно быть обязательно указано количество дней и стоимость проживания одного дня.
- Документы, устанавливающие факт проезда к месту командировки и возвращение домой. Сюда относятся билеты, посадочные талоны, квитанции на получение постельных принадлежностей и т. д.;
- Документы, подтверждающие пользование услугами такси — билеты, квитанции, чеки и т. д.
- Оформленная работником служебная записка с прикрепленными чеками с АЗС — если в поездке он пользовался личным транспортом;
- Служебная записка о том, что у работника отсутствуют подтверждающие документы, к примеру, из-за их утери.
- Документы на прочие расходы (квитанция камеры хранения, чек на оплату услуг связи и т. д.).
Суточные облагаются страховыми взносами?
Страховые взносы с суточных не начисляются, если такие суточные не превышают указанные выше лимиты (п. 2 ст. 422 НК РФ). Соответственно, суточные сверх нормы облагаются страховыми взносами в 2021 году.
Иными словами, при командировках по РФ с суточных свыше 700 рублей страховые взносы нужно будет начислить. А при заграничных командировках страховые взносы начисляются с суточных свыше 2 500 рублей за день командировки.
Обращаем внимание, что при однодневных командировках с суточных страховые взносы нужно начислить со всей суммы. Это связано с тем, что выплаты при однодневных командировках не могут быть признаны суточными, а потому от обложения взносами они не освобождаются (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, Письмо Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950).
Хотя если такие выплаты при однодневных командировках оформить не как суточные, а как возмещение расходов, связанных с командировкой, облагаться взносами они не будут. Но понесенные расходы нужно будет подтвердить первичными документами.
Говоря о страховых взносах, мы имеем в виду взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ, уплачиваемые в соответствии с требованиями НК РФ.
Что же касается страховых взносов на травматизм, то суточные не облагаются ими полностью. При этом не важно, превышает или нет установленный работодателем уровень суточных порог 700 рублей или 2 500 рублей (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Важные новости от ФНС
Представители налоговой службы просят, чтобы ]в 2021 году[/anchor] сдавали уточненные расчеты, касающиеся уплаты страховых взносов. Но это относится только к компаниям, которые во время составления документа не отразили необлагаемые выплаты. Многие бухгалтеры при составлении расчета просто забывают о том, что нужно указывать суточные.
По ст. 217 НК законодательно установлены лимиты данных выплат. По ним не приходится уплачивать обязательные платежи, к которым относятся страховые взносы и НДФЛ. Поэтому такие выплаты не оказывают влияние на размер взносов. Но по правилам расчета необходимо указывать их при заполнении РСВ. Эти сведения включаются в строку 040 подразделов 1.1 и 1.2, а также они переносятся в строку 030 приложения 2 первого раздела.
Суточные в иностранной валюте
Суточные в командировке (что это такое и примеры — выше) могут выплачиваться как в рублях, так и в иностранной валюте. Но их размер в 2021 году оказывает влияние на налогообложение — на расчет налога на прибыль и на исчисление НДФЛ. В некоторых организациях величина неподотчетных компенсационных сумм при заграничных рабочих поездках может быть разная, в зависимости от страны пребывания сотрудника. Это касается коммерческих предприятий. Для бюджетных организаций размеры командировочных расходов при заграничных поездках установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.
| Страна служебной поездки | Размер компенсации в долларах США |
| Белоруссия | 57 |
| Украина | 53 |
| США | 72 |
| Германия | 65 |
| Великобритания | 69 |
| Франция | 65 |
Суточными называют дополнительные расходы человека, во время его служебных поездок в другой город. Расходы, связанные с оплатой еды, жилья и так далее, поэтому работодатель обязан возмещать сотруднику все его траты за каждый день служебной поездки – командировки.
В том случае, если командировка выпадает на выходные дни (время в пути в этот момент также считается командировочной поездкой) работодатель оплачивает работу в повышенном размере.
Российское законодательство не предусматривает четких норм для оплаты суточных раскладов, поэтому каждый работодатель самостоятельно вправе решать, сколько платить своему сотруднику. Обычно размер командировочных фиксируется внутренними документами, к примеру, во внутреннем положении организации о командировках.