Планирование закупок на предприятии и производстве

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Планирование закупок на предприятии и производстве». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При составлении документа используется только цифровой формат. В случае с федеральными заказчиками применяется «Электронный бюджет», для региональных и муниципальных — ЕИС либо собственная действующая платформа. При утверждении применяется ЭЦП — электронная подпись представителя или непосредственного руководителя организации. Выгрузка плана-графика осуществляется автоматически, после прохождения контрольной стадии, и при условии соответствия представленной информации нормативным требованиям.

Бумажная версия не требуется, так что этот пункт можно убрать из перечня обязательных процедур — за исключением тех случаев, когда в отношении предмета заявки действует правило о неразглашении государственной тайны. Подобные документы включаются в отдельное приложение к плану закупок, не подлежащее публикации в системе. При заполнении формы проставляется гриф «Секретно», а также указываются реквизиты ответственного лица.

Алгоритм планирования закупок

Предприниматели должны уделять особое внимание товарным запасам, которые необходимы для полноценной бесперебойной работы торговой точки и интернет-магазина. Продукция или материалы, используемые в сервисных нишах, являются основой активов компании.

Но заказывать у поставщиков большие объемы вслепую, создавая огромный запас — решение не из лучших. Важен именно рациональный подход, поиск так называемой «золотой середины».

Если у магазина много товарных активов, это формирует положительное мнение покупателей, благоприятно сказывается на рейтингах, дает преимущество перед конкурентами. В то же время, большое количество залежавшихся на складе товаров замораживает реальные средства, ставит под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за переизбытка запасов многие магазины терпят крах.

Поэтому нужно четко понимать:

• сколько продукции закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе;
• на каких условиях сотрудничать с поставщиками;
• как составить план финансовых расходов.

Алгоритм планирования закупок

Предпринимателю важно уделять внимание закупкам, ведь имеющиеся продукты, полуфабрикаты и сырье – это один из главных активов, позволяющих зарабатывать.

Однако заказывать большие объемы, не ориентируясь на фактические объемы производства или продаж, – неправильно. Вот почему:

• запасы могут стать непригодными к дальнейшему использованию. Например, у некоторых продуктов питания и сырья короткий срок годности. Если не использовать или не продать их сразу после заказа, можно понести убытки. Ведь деньги за заказ этих продуктов будут отданы поставщику, а прибыль с их реализации не получена;
• площадь склада – ограничена, то есть рано или поздно все доступное место будет занято имеющимися запасами. Однако в любой момент может потребоваться закупка другой продукции или материалов. И складировать ее будет некуда. Аренда или постройка нового склада является дополнительной статьей расходов;
• если товары не продать, они могут стать невостребованными. Например, продукция, спрос на которую продиктован сиюминутной модой и трендами;
• компания тратит на закупку «лишних» товаров и материалов деньги, которые могла бы расходовать более рационально. Ликвидность предприятия снижается.

Важно не делать лишних закупок, но и не допускать ситуаций, когда торговля или производство «встают» из-за отсутствия нужных запасов. Чтобы придерживаться золотой середины в управлении закупками, важно понимать:

• сколько продукции или сырья требуется закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить простои на складе;
• какие условия сотрудничества с поставщиками самые выгодные;
• как составить план расходов.

Как формировать заказы поставщикам

После того как составлен план закупок, можно формировать заказ поставщикам. Но перед этим следует найти тех, кто готов предоставить продукцию на выгодных условиях. Заказы им могут быть сформированы вручную или с помощью автоматизированных программ. Если формировать заказы вручную, то будет преимущество – получится своевременно среагировать на изменения рынка, возникновения новых трендов. Однако ручной метод требует больше времени, к тому же при его использовании повышается риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, сотрудник может формировать заказ на позиции ассортимента, основываясь на субъективных представлениях о том, какой товар хорош и востребован, а какой – нет. Кроме того, работник может указать в заказе неверные цифры или названия сырья.

Более современный способ закупок предполагает использование специальных программ. ПО учитывают данные из аналитики продаж. Вот какие преимущества есть у такого метода:

• влияние человеческого фактора сводится к нулю;
• при формировании ассортимента на будущий период нет личного субъективного мнения работников;
• трудозатраты работников сокращаются, а значит, работодатель может сэкономить на оплате труда;
• все ассортиментные позиции всегда будут в наличии в магазине.

Кроме того, многие программы для закупок дают еще другие возможности. Например, можно в онлайн-режиме анализировать данные о продажах. После каждой продажи количество товара на остатке уменьшается, то есть пользователь видит, какая продукция и в каком количестве была продана за смену. Вот еще что можно делать в программном обеспечении:

• корректировать цены и устанавливать скидки, акции;
• контролировать движение денежных средств;
• подключить онлайн-кассы, чтобы работать в соответствии с федеральным законом № 54;
• упростить и оптимизировать работу персонала за счет формирования отчетности по движению товара и денежных средств.

Что такое план закупок

Закупочный план — обязательный документ для любого заказчика по 223-ФЗ. Если его не разместить, организация не сможет проводить торговые процедуры и заключать договоры в рамках закона о закупках отдельными видами юридических лиц (ст. 4 223-ФЗ). Вот какими актами руководствуются заказчики по 223-ФЗ, когда формируют план закупки:

• 223-ФЗ;
• локальным положением о закупке;
• Постановлением Правительства РФ № 932 от 17.09.2012.

Важно!

ПЗ формируются с учетом нормативных актов РФ, локальных нормативов организации и действующих положений о закупке. При необходимости заказчики учитывают биржевые индексы, курсы валют в зависимости от вида деятельности (п. 6 Правил № 932). Сюда же включается информация о долгосрочных контрактах, даже если они будут действовать дольше срока действия ПЗ.

В ст. 4 223-ФЗ закреплено, на какой срок заказчики составляют план закупок по закону № 223-ФЗ, — минимум на один год (ч. 2 ст. 4 223-ФЗ). В п. 3.1 ст. 4 223-ФЗ указано, что план закупки товаров, работ, услуг заказчиков, которые определены правительством по п. 2 ч. 8.2 ст. 3 223-ФЗ, содержит формируемый на срок не менее 3 лет раздел о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства в соответствии с утвержденными такими заказчиками перечнями товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется у таких субъектов.

В ПЗ включают сведения о заказах, необходимых для удовлетворения потребностей организации-заказчика. Если сведения о процедуре не подлежат публикации, в ПЗ их не включают (п. 4 Правил № 932). Заказчик вправе не включать сведения о торгах по п. 1-3 ч. 15 ст. 4 223-ФЗ, если принял решение не размещать такие заказы в ЕИС. К ним относятся:

• процедуры до 100 000 или до 500 000;
• услуги по привлечению во вклады денежных средств;
• получение кредитов и займов;
• заказ брокерских услуг;
• торги, связанные с заключением договоров купли-продажи, аренды, доверительного управления.

В ст. 4 указано и то, на какой период заказчики по 223-ФЗ формируют план закупки инновационной и высокотехнологичной продукции, — от пяти до семи лет. Сюда же относится и закупка лекарственных средств. Если заказчик включен в перечень из РП № 475-р от 21.03.2016, его ПЗ подлежит обязательному мониторингу и оценке (ПП РФ № 1169 от 29.10.2015). В результате проверки заказчику выдают решение о соответствии или несоответствии плановых документов законодательству. Если ПЗ не соответствует закону, необходимо устранить нарушения, иначе ФАС приостановит закупочную деятельность заказчика.

Цели и задачи управления

1. Обеспечить постоянные поставки сырья для непрерывного производства. Простои оборудования и персонала увеличивают издержки компании и снижают выручку за счет уменьшения объемов производства.
2. Создать небольшой объем запасов сырья, который позволит продолжать производство товаров некоторый период при отсутствии поставок. Например, если ваши поставщики удалены территориально, поставки бывают редко, возможны срывы сроков по вине поставщика или в результате форс-мажорных ситуаций.
3. Искать, анализировать и выбирать поставщиков с минимальными ценами при соблюдении требований по качеству сырья.

Как выглядит план-график закупок по 44-ФЗ

Перечень сведений, которые должны быть отражены в плане-графике, установлен ч. 3 ст. 21 44-ФЗ:

1. Идентификационный код госзакупки, при формировании которого используются код бюджетной классификации, определенный в соответствии с бюджетным законодательством РФ, коды общероссийских классификаторов, каталога товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.
2. Наименование и описание предмета закупки, детальное изложение его характеристик в соответствии со ст. 33 44-ФЗ, количество товаров, объем работ и услуг, предполагаемые сроки, периодичность поставки товара, выполнения работы или оказания услуги, начальная (максимальная) цена контракта, цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), размер аванса (в случаях, когда он предусмотрен условиями контракта), обоснование госзакупки исходя из ст. 18 44-ФЗ, этапы перечисления средств по оплате поставляемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг.
3. Дополнительные требования к участникам госзакупки (если они предусмотрены) и обоснование таких требований.
4. Способ определения поставщика (подрядчика, исполнителя) и обоснование выбора этого способа.
5. Дата начала закупки.
6. Информация о размере обеспечения заявки участника госзакупки и обеспечения исполнения контракта.
7. Сведения о применении критерия стоимости жизненного цикла товара или созданного в результате выполнения работы объекта, указанного в ч. 3 ст. 32 44-ФЗ (если такой критерий применяется) при определении поставщика (подрядчика, исполнителя).
8. Данные о банковском сопровождении контракта в случаях, установленных на основании ст. 35 44-ФЗ.

Основные задачи: разбирая примеры закупки

Планирование, осуществление закупок могут оказаться зоной ответственности, которой предприятие пренебрегает. В такой ситуации качество оказания услуги, произведенного в результате рабочей деятельности учреждения продукта будет достаточно низким, а сроки – затянутыми. Если не удалось проработать правильно цену контракта, спланировать приобретение, есть вероятность неэффективного расходования средств, что может расцениваться как правонарушение с вытекающими последствиями.

Планирование муниципальных закупок позволяет предупредить непредвиденную отмену операции. Инициатором блока сделки могут выступить контролирующая инстанция, подрядчик или само учреждение, внезапно обнаружившее ошибку и по причине этого вынужденное в срочном порядке прекратить сотрудничество по договоренности. Это приводит к временным потерям, финансовым. Заказчик, неправильно оформивший закупочный процесс, может столкнуться со штрафными санкциями. В частности, из действующих законов следует, что должностное лицо, безответственно, некорректно подобравшее метод закупки, вынуждено отвечать: наказание достигает 50 000 рублей.

Чтобы планирование закупок (электронный бюджет, ведомый посредством современных программных продуктов, оказывает существенную помощь специалистам) было максимально эффективным, организовывать вести мероприятия, учитывая требования логистики. При составлении плана нужно ориентироваться в потребностях предприятия, издержках, связанных с рабочими процессами, складских пространствах, доступных для использования. Играют роль и количество материала, необходимое для производственного процесса, сроки, в которых оно должно быть поставлено. Чтобы добиться успеха, нужно учитывать ресурсы поставщиков, возможности организовать собственное производство некоторых расходных материалов, применимых для изготовления конечного продукта, оказания услуги.

Формирование с учетом всего указанного плана закупок в бюджетном планировании применительно к государственным, частным компаниям позволяет наладить рабочий процесс без простоев и финансовых потерь, обусловленных излишками приобретения, порчей расходного сырья. Чтобы выявить, как много материалов нужно (а именно этот показатель является базовым для вычисления большинства прочих), необходимо освоить несколько типовых методов вычислений. Для применения их к конкретной компании предварительно нужно собрать максимально полную информационную базу о применении сходного сырья в промышленности ранее.

План закупки инновационной, высокотехнологичной продукции и лекарств

К обязанностям заказчиков относятся утверждение и опубликование в ЕИС не только ежегодного, но и «инновационного» плана (письма Минэкономразвития РФ от 23.03.2016 № ОГ-Д28-3721, от 22.06.2015 № Д28и-1718, от 22.05.2015 № ОГ-Д28-7458). Если у автономного учреждения нет закупок, которые включались бы в «инновационный» план или их стоимость меньше 100 (500) тыс. руб., допускается разместить пустой план – это преду­смотрено функционалом ЕИС (Письмо Минэкономразвития РФ от 01.08.2016 № Д28и-2046).

А вот если у заказчика нет потребности в инновационной, высокотехнологичной продукции, но он собирается закупать лекарственные средства, пустым «инновационным» планом ограничиться нельзя. В нем потребуется отразить информацию о закупке лекарств (Письмо Минэкономразвития РФ от 29.01.2015 № Д28и-207).

Критерии отнесения товаров, работ, услуг к инновационной, высокотехнологичной продукции определены федеральными министерствами в своих сферах регулирования (ч. 4 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ), но до 01.12.2019 эти критерии должны быть доработаны. Правительство РФ, приняв Постановление от 15.06.2019 № 773, установило единые требования к названным критериям – в соответствие им и должны быть приведены нормативные акты федеральных органов власти.

Теперь критерии должны учитывать не только новизну продукции и использование при ее изготовлении передовых технологий (техники), но и экономическую эффективность применения продукции. Эффективность может выражаться в следующем:

• прогнозируемая совокупная стоимость владения инновационной, высокотехнологичной продукцией в заданном периоде ее эксплуатации ниже совокупной стоимости владения товаром, ранее применявшимся заказчиком, либо соответствует уровню, приемлемому для заказчика, если аналогичный товар ранее им не применялся;

• применение продукции снижает затраты на достижение целевого эффекта, требуемого заказчику.

Как не потерять заявки при коллективной работе

Недостаточно только организовать сбор потребностей для закупок в одном месте (в лучшем случае это Google Docs, иногда — Trello, реже — директория папок и файлов на корпоративном сервере). Нужно еще следить за изменениями в списке собранных потребностей, упорядочить их согласование и придумать, как быстро их консолидировать.

iTender Планирование — удобный инструмент для сбора потребностей в едином информационном пространстве, с простым интерфейсом и понятной логикой. Руководитель планово-экономического или закупочного отдела (если тот занимается не только закупками, но и планированием) получает инструмент, который в разы снижает количество ошибок, вызванных человеческим фактором. iTender Планирование позволяет ускорить сбор потребностей, частично автоматизирует подготовку заявок на закупки. Это возможно благодаря трем ключевым механикам:

• Настройки — от маршрута согласования потребности до правил оповещения о событиях по каждой из них.
• Распределение ролей сотрудников — доступно тонкая и точная настройка прав участников, работа каждого становится более упорядоченной и удобной.
• Консолидация — унифицированные потребности удобно сливать, формируя из разрозненных заявок на одинаковые или схожие ТМЦ готовые оптовые лоты или заявки на закупки.

Кто и как анализирует лимиты закупок?

В первую очередь это должен делать сам заказчик. Перед публикацией сведений о закупке в ЕИС контрактный управляющий / тендерный специалист обязан посмотреть, достаточно ли лимитов для ее проведения и не превышает ли НМЦК сумму, проставленную в плане-графике. Может случиться так, что в начале года вы планировали одну сумму, а теперь ее нужно уменьшить.

Если заказчик разместит в ЕИС закупку с превышением лимита финансового обеспечения, контролирующий финансовый орган в соответствии с ч. 5 ст. 99 44-ФЗ не допустит его к публикации и отправит на доработку с предписанием устранить нарушения.

Функции контроля за непревышением лимитов финансирования в процессе госзакупок возложены на региональные и муниципальные органы финансового управления и Федеральное казначейство. При проверке они сопоставляют информацию, изложенную в:

• плане-графике;
• извещении о закупке;
• протоколах отбора поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
• проекте госконтракта;
• реестре контрактов.

Если на каком-то этапе должностное лицо заказчика нарушило порядок осуществления закупки, в том числе допустило публикацию закупочной документации с превышением финансового обеспечения, ему грозит привлечение к административной ответственности по ч. 1.4 ст. 7.30 КоАП РФ (штраф до 15 тыс. рублей).

План закупок²¹:

• -формируется исходя из целей осуществления закупок для обеспечения федеральных нужд, определенных с учетом положений ст. 13 Закона № 44-ФЗ:
  • 1) достижения целей и реализации мероприятий, предусмотренных государственными программами РФ (в том числе федеральными целевыми программами, иными документами стратегического и программно-целевого планирования РФ);
  • 2) исполнения международных обязательств РФ, реализации межгосударственных целевых программ, участником которых является РФ, за исключением исполняемых государственных программ;
  • 3) выполнения функций и полномочий государственных органов РФ, органов управления государственными внебюджетными фондами РФ, за исключением выполняемых в соответствии с государственными программами и международными обязательствами РФ функций и полномочий;

  Процесс планирования закупок.

  Планирование закупок является особо важным, включенным в контрактную систему нововведением именно для потенциальных поставщиков. Предусмотренная законом открытость планирования позволяет заранее и четко отслеживать предполагаемые закупки, что в значительной мере защитит от действий недобросовестных заказчиков при проведении закупочных процедур.

  Обязательная процедура планирования закупок введена с 1 января 2015 г. и оценивается как инструмент противодействия подобным нарушениям, как элемент открытости и состоит из следующих процессов.

  • Процесс составления плана закупок. План закупок — это документ, который составляется на каждый финансовый год и плановый период и включает наименование и описание объекта закупки, объем финансового обеспечения на его приобретение, срок (периодичность) проведения закупки (ст. 17 Закона № 44-ФЗ).

  При этом Положением устанавливается единый порядок планирования закупок в рамках 44-ФЗ для заказчиков федерального, регионального и муниципального уровней.

  В связи принятием нового Положения о порядке формирования, утверждения планов-графиков пунктом 2 Постановления № 1279 отменены с 01 января 2020 года все другие ранее действовавшие акты Правительства РФ в части ранее действовавшей двухуровневой системы планирования:

  1) постановление Правительства РФ от 21 ноября 2013 г. № 1043 «О требованиях к формированию, утверждению и ведению планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также требованиях к форме планов закупок товаров, работ, услуг»;

  2) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 552 «Об утверждении Правил формирования, утверждения и ведения плана закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд, а также требований к форме плана закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд»;

  3) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 553 «Об утверждении Правил формирования, утверждения и ведения плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд, а также требований к форме плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения федеральных нужд»;

  4) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 554 «О требованиях к формированию, утверждению и ведению плана-графика закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд субъекта Российской Федерации и муниципальных нужд, а также о требованиях к форме плана-графика закупок товаров, работ, услуг»;

  5) постановление Правительства РФ от 5 июня 2015 г. № 555 «Об установлении порядка обоснования закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и форм такого обоснования»;

  6) постановление Правительства РФ от 29 октября 2015 г. № 1168 «Об утверждении Правил размещения в единой информационной системе в сфере закупок планов закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, планов-графиков закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

  В связи с этим органам исполнительной власти субъектов РФ и органам местного самоуправления также необходимо отменить с 01.01.2020 г. все свои подзаконные акты, принятые в целях реализации этих отменённых актов Правительства РФ.

  
  

  Похожие записи:

  • Получение ветерана труда в 2023 году
  • Как вернуть бракованный товар в Wildberries, если брак обнаружился дома?
  • Как восстановить родительские права на ребенка в 2023 году