Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Внутренние переводы: оформляем правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По своей сути, такая кадровая перестановка подразумевает собой изменение характера и условий труда конкретного подчинённого в рамках одного предприятия. Конечно же, это влияет не только на функционал, но и на размер оплаты.
I. Перевод на другую работу у того же работодателя
Работодатель вправе перевести работника на другую работу.
Постоянным или временным переводом на другую работу является перевод, влекущий за собой изменение условий трудового договора в части:
а) трудовой функции работника;
б) структурного подразделения (филиала, представительства, отдела, цеха, участка и др.);
в) местности производства работ (т.е. за пределы административно-территориальных границ населенного пункта, в котором находился работодатель).
При этом,
- трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы (ст. 15 ТК РФ);
- структурное подразделение — это официально выделенная часть юридического лица, действующая на основании локального нормативного акта, устанавливающего её статус, функции, права, обязанности и ответственность;
- местность — это территория в пределах административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта, иного территориального образования.
Поскольку перевод изменяет условия трудового договора, требуется оформить дополнительное соглашение к договору и внести соответствующие сведения в трудовую книжку или информацию о переводе в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ).
Переводом на другую работу при продолжении работы у того же работодателя (т.е. без расторжения существующего трудового договора) считается:
1) постоянный перевод
- постоянное изменение трудовой функции работника;
- постоянное изменение структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре);
- переезд в другую местность вместе с работодателем;
Важно! При отказе работника от перевода вместе с работодателем в другую местность, трудовой договор прекращается на основании п. 9 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ с выплатой выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка (ч. 7 ст. 178 Трудового кодекса РФ).
Если в трудовом договоре, коллективном договоре установлен размер выходного пособия выше двухнедельного среднего заработка, то работодатель обязан выплатить выходное пособие в повышенном размере (ч. 8 ст. 178 Трудового кодекса РФ).
2) временный перевод
- временное изменение трудовой функции работника;
- временное изменение структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре).
Важно! По общему правилу на постоянный или временный перевод необходимо наличие письменного согласия работника.
По письменному соглашению сторон работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя.
Срок временного перевода:
1) на любую работу — сроком до одного года;
2) для замещения временно отсутствующего работника — до выхода отсутствующего работника на работу.
Важно! Условие в соглашении о временном характере перевода (п. 1 или 2) утрачивает силу и перевод считается постоянным при наличии всех следующих условий:
- срок перевода истек;
- работник продолжает работу, на которую переведён;
- прежняя работа ему не предоставлена;
- работник не потребовал предоставления прежней работы.
Важно! Согласия работника на перевод не требуется в следующих исключительных случаях (для их предотвращения или устранения их последствий):
1) катастрофа природного или техногенного характера
2) производственная авария
3) несчастный случая на производстве
4) пожара
5) наводнения
6) голода
7) землетрясения
8) эпидемии или эпизоотии
9) в других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
Важно! Согласия работника на перевод сроком до 1 месяца не требуется, если условия перевода вызваны исключительными обстоятельствами, ставящими по угрозу жизнь и нормальные жизненные условия всего населения или его части, в следующих случаях:
1) простой (временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера);
2) необходимость предотвращения уничтожения или порчи имущества;
3) замещение временно отсутствующего работника.
В этих случаях дополнительное соглашение к трудовому договору не составляется, сведения в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ) не вносятся.
Важно! Если работа, на которую работник переводится, требует низкой квалификации, работник вправе отказаться (не давать согласия) от ее выполнения.
При соблюдении работодателем порядка перевода отказ от выполнения работы является нарушением трудовой дисциплины. Работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание.
Важно! Работник имеет право отказаться от выполнения работы, на которую он переводится без его согласия, в следующих случаях (п. 19 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2):
- в случае возникновения опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда;
- в случае перевода на выполнение работы с вредными и (или) опасными условиями труда, не предусмотренными трудовым договором.
Как оформить временный перевод на другую должность
Вполне логично, что временный перевод на новый пост происходит на определенный срок. У работника на этот период меняется трудовая функция и/или структурное подразделение, если последнее вписано в трудовой договор.
Временными считаются такие переводы на другую работу (ст. 72.2 ТК РФ):
-
по соглашению сторон не более чем на один год;
-
по соглашению сторон для замещения отсутствующего сотрудника до его возвращения на работу;
-
по объективным причинам (например, на срок до 4 месяцев в соответствии с медицинским заключением).
Оформление временного перевода похоже на процедуру при смене поста на постоянной основе. Разница лишь в том, что в этом случае не оформляется запись в трудовую книжку — и данный факт не зависит от причины и продолжительности замены. Если невозможно назвать точный срок, используют такую формулировку: «до выхода временно отсутствующего работника». И на основании соглашения издается приказ о временном переводе.
Если работник занимает пост временно отсутствующего сотрудника, за которым по закону сохраняется место, то продолжительность такой замены определяется датой возврата второго к своим должностным обязанностям. После чего перевод прекращается, и замещавший специалист получает работу, предусмотренную трудовым договором.
Каким образом оплачивается временное исполнение обязанностей:
| Ситуация | Как оплачивать |
|
Временный перевод при чрезвычайных обстоятельствах без получения согласия работника |
Оплата труда идет по выполняемой работе, но не менее среднего заработка по прежнему месту (ч. 4 ст. 72.2 ТК РФ) |
|
На должность с меньшей зарплатой по медицинским показаниям |
Сохраняется средний заработок специалиста по предыдущему месту на протяжении месяца со дня перевода (ст. 182 ТК РФ) |
|
В связи с трудовым увечьем, профзаболеванием или иным повреждением здоровья, вызванным работой |
За работником сохраняют средний заработок по бывшему месту до момента, когда ему установят стойкую утрату профессиональной трудоспособности либо до его выздоровления (ст. 182 ТК РФ) |
|
Беременная сотрудница переводится на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов |
Сохраняется средний заработок по прежнему месту (ч. 1 ст. 254 ТК РФ) |
|
Женщина с детьми до полутора лет не может выполнять прежнюю работу |
Работнице оплачивают труд по выполняемым функциям, но не ниже среднего прежнего заработка (ч. 4 ст. 254 ТК РФ) |
|
Работа компании приостанавливается или временно запрещается из-за нарушений по охране труда не по вине работника |
Труд оплачивается в соответствии с выполняемым функционалом, но не менее среднего прежнего заработка (ч. 3 ст. 220 ТК РФ) |
Как поступать, если перевод сотрудника на другую должность является обязательным
При обязательной смене поста сотрудником возможны два варианта развития событий: перевод на другую должность по инициативе работника (то есть по требованию данного гражданина) либо в связи с инициативой руководителя (вне зависимости от желания сторон). Отметим, допускается перемена поста, рабочего функционала как на постоянной, так и на временной основе. Допустим, специалист может отказаться от своих обязанностей, если они опасны для его жизни, здоровья. Тогда компания должна предложить ему иную работу, пока опасность не будет ликвидирована (ст. 220 ТК РФ).
Руководство не может отказать работнику в просьбе назначить его ответственным за другую деятельность при таких обстоятельствах:
-
есть заключение медиков;
-
ведется сокращение штата персонала;
-
приостановлено специальное право;
-
женщина беременна или ее ребенку не исполнилось полтора года.
Оформление перевода на другую должность по инициативе работодателя
При осуществлении такой важной операции, как перевод, кадровому работнику нужно правильно подготовить необходимые документы
Как известно, действия нанимателя должны быть одобрены самим работником. Перед началом процедуры перевода работника по инициативе работодателя административному лицу необходимо не менее чем за два месяца письменно предупредить человека о своих намерениях.
В самом уведомлении нужно отразить информацию о новой работе подчинённого, с указанием всех рабочих нюансов и, конечно же, сведений о зарплате. Работник, в случае согласия с новыми условиями, должен поставить свою подпись и текущую дату. Таким образом переводимый даёт своё согласие на процедуру.
Если подчинённого понадобилось перевести на постоянной основе, то нужно в дополнение к уведомлению оформить дополнительное соглашение, в котором расписать новые условия трудовой деятельности.
Если работник согласится, то следующим этапом будет подготовка приказа о переводе работника на другую должность. Существует стандартная форма документа, однако ей придерживаться предприятию не обязательно – можно составить локальную. При этом нудно следовать установленным нормам внутреннего делопроизводства.
Перевод сотрудника на полставки. При таком переводе человек продолжает работать на той же должности, но лишь половину рабочего времени. Следовательно, в дополнительном соглашении к договору необходимо прописать график рабочего времени и новый размер оклада, который будет соответствовать половине от полной ставки.
На неполный рабочий день. При таком переводе сотрудник будет работать по тому же графику (например, 5 дней в неделю), но уже меньшее количество часов. В данном случае следует обратить внимание на то, сколько он часов должен отработать в месяц, и какой размер оплаты труда должен быть установлен.
Закон допускает перевод на сокращенный, неполный рабочий день или 0,5 ставки сотрудников в случае, когда изменения в организации производства или в технологии могут повлечь массовые увольнения, на срок до полугода.
На нижестоящую должность. Данный вид перевода также допускается при наличии согласия работника. Возможна ситуация, когда аттестация сотрудников в фирме выявила, что квалификация некоторых из них не соответствует занимаемой должности. В этом случае можно также предложить перевестись сотруднику на такое место, где он может быть полезен.
Нельзя переводить работника на нижестоящую или нижеоплачиваемую должность в качестве дисциплинарного взыскания за невыполнение им своих должностных обязанностей.
В другую организацию. При переводе работника в другую организацию по инициативе работодателя правильнее будет вести речь об увольнении в порядке перевода. Дело в том, что трудовой договор с прежним нанимателем прекращается и заключается новый, уже с другим работодателем. Следовательно, прежнему нанимателю необходимо будет произвести расчёт со своими сотрудниками до момента их увольнения.
Российское трудовое законодательство в большей степени направлено на защиту интересов работника. Если работник откажется трудиться в изменившихся условиях, то увольнение такого человека будет связано с дополнительными материальными выплатами. Поэтому следует максимально использовать методы убеждения и стимулирования людей для того, чтобы получить их согласие на перевод.
Как оформляется приказ о переводе
Действующее законодательство не прописывает конкретных сроков, в которые нужно издать приказ о переводе на другую работу по инициативе работодателя. Чтобы избежать споров в дальнейшем, рекомендуется оформить документ не позднее совершения кадровой рокировки. Например, если специалист приступает к новым обязанностям с 01.08.2023 г., нужно подготовить деловую бумагу до этой даты.
В приказе должна содержаться следующая информация:
- дата издания;
- № согласно внутренним правилам нумерации;
- сведения о компании (полное и сокращенное название, код по ОКПО);
- Ф.И.О. работника и его табельный номер;
- текущее и будущее место трудоустройства гражданина (отдел и должность);
- тип кадровой перестановки (постоянная или временная);
- срок перевода (если он носит временный характер);
- его причина (например, замещение основного работника);
- данные о бумаге-основании (подписанном сторонами дополнительном соглашении).
Если в трудовом контракте и (или) допсоглашении к нему структурное подразделение сотрудника не указывался, соответствующие строчки оставляют пустыми.
В чем разница перевода и перемещения работника
Перевод и перемещение работника – понятия родственные. Однако каждое из них имеет ряд отличительных особенностей. Первое и главное отличие перемещения – трудовой договор между работником и его руководством не претерпевает никаких изменений. Кроме этого, если при переводе в большинстве случаев необходимо согласие сотрудника, перемещение осуществляется без него.
| Перевод | Перемещение |
| Изменение условий в договоре | Договор не меняется |
| Могут измениться обязанности | У работника остаются те же обязанности |
| Бывает временным и постоянным | Бывает временным и постоянным |
| Заключается дополнительное соглашение | Дополнительное соглашение не требуется |
| Почти всегда требуется согласие сотрудника | Производится без согласия работника |
| Иногда предполагает переезд в другой населенный пункт | Переезд в другую местность исключен |
| Делается отметка в трудовой книжке | Не фиксируется в трудовой книжке |
Перевод сотрудника на другую должность (условия труда)
Теперь остановимся на процедуре оформления факта согласия сотрудника с предложением работодателя. Подпись уведомления о переходе на другую должность (условия труда) вовсе не означает, что сотруднику больше ничего не нужно будет делать.
Дальше начинается работа кадрового подразделения. Она состоит из таких действий:
- Работник вызывается в отдел кадров, где ему предлагают написать заявление о переводе на другую должность (предоставления согласия на изменение имеющихся условий труда).
- Кадровое подразделение готовит приказ руководителя и одновременно с этим новый трудовой договор (дополнение к существующему). Гражданин обязан подписать подготовленные трудовые соглашения, после чего они вместе с приказом передаются на подпись нанимателю.
- С подписанными приказом труженик знакомится под подпись. Один оригинальный экземпляр трудового договора (дополнения к нему) передается труженику.
- Приступать к новым обязанностям нужно с даты, обозначенной в приказе.
Виды переводов работников
Перевод сотрудника на другую должность по ТК РФ может быть постоянным или временным. Постоянный перевод носит бессрочный характер, временный всегда определяется каким-либо сроком или событием.
Постоянные переводы делятся на:
- внутренний перевод сотрудника на другую должность (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ);
- переезд вместе с компанией в другую местность (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ);
- переход в другую организацию (ч. 2 ст. 72.1 ТК РФ).
Постоянный перевод во всех без исключения случаях возможен только с письменного согласия работника или по его просьбе, оформленной в письменном виде.
Временные переводы условно можно поделить на:
- передвижение в пределах одной организации (ч. 1 — 3 ст. 72.2 ТК РФ);
- переход к другому работодателю (Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511).
Временные переводы могут осуществляться как по соглашению сторон, так и по инициативе работодателя, вне зависимости от желания работника.
Также, в трудовом праве предусмотрены ситуации, когда работодатель обязан перевести работника на другую должность. Речь идет:
- о наличии у работника проблем со здоровьем, подтвержденных медицинскими документами (ст. 73 ТК РФ).
- о беременных сотрудницах и женщинах, имеющих детей в возрасте до 1,5 лет (ч. 1 и 4 ст. 254 ТК РФ).
- о ситуациях, указанных в ч. 3 ст. 74, ч. 3 ст. 81, ч. 2 ст. 83, ч. 2 ст. 84 ТК РФ. В этих случаях работодатель обязан предложить работнику, подлежащему увольнению, другую должность.
Тождественен ли перевод сотрудника на другую должность и перевод к другому работодателю
Следует понимать, что локальное изменение должностного функционала работника и перевод к другому работодателю – это не тождественные между собой понятия, поскольку в последнем случае это формально не перевод, а увольнение. Оно возможно лишь при соблюдении двух условий:
- собственного волеизъявления работника об увольнении с указанием причины в виде перевода к иному работодателю;
- получение подтверждения от будущего работодателя, о намерении принять увольняющегося работника.
Таким образом, различие между переводом работника на другую должность и переводом к другому работодателю состоит в том, что:
- в первом случае речь идет об изменении трудового договора (статьи 72.1-73 ТК РФ), а во втором – о его прекращении (расторжении) по инициативе работника (ст. 80; п 5 ст. 77; абзац 2 ст. 72.1 ТК РФ);
- отличаются основания для перевода на другую должность и перевода к другому работодателю;
- в первом случае другая работа может быть, как постоянной, так и временной, во втором же – только постоянной;
- необходимо оформлять различные кадровые документы;
- возникают различные правовые последствия.
Чтобы соблюсти требования трудового законодательства и избежать санкций трудовой инспекции, при переводе на другую должность оформление должно быть правильным на всех этапах, вплоть до начала исполнения сотрудником новых трудовых обязанностей, либо его увольнения по причинам, указанным частями с 7 по 9 ст. 77 ТК РФ.
Знакомство с документами
В случаях перевода на другую работу ознакомление с регламентирующими документами компании не обязательно. Специалисты же кадровых служб считают важным повторное ознакомление сотрудника со всеми основными документами, описывающими его деятельность после перехода и получения согласия на перевод на другую работу, но до визирования соглашения о переводе на иную должность.
Процесс ознакомления сотрудника с документами нанимателя при переводе такой же, как при стандартном приеме на работу. Ознакомление не регламентируется трудовым законодательством. Описаны два требования в нормативных документах: ознакомление должно быть под роспись и проводиться до подписания соглашения к трудовому контракту.
Исполнить это требование можно следующим образом:
- Прикрепить ко всем разработанным нормативным документам нанимателя и коллективному соглашению листы ознакомления, где сотрудники должны ставить свои собственноручные подписи, дату прочтения документа и расшифровку своей визы.
- Оформить журнал ознакомления сотрудников с разработанными нормативными документами и коллективным соглашением.
- Составить список документов, требуемых к ознакомлению до перевода на другую постоянную работу, довести его до сведения каждого руководителя подразделения, оформить ознакомительные визы. Далее приложить этот список к соглашению, дополнительно оформленному к трудовому контракту сотрудника.
Документооборот при переводе работника на нижестоящую должность
Заявление о переводе. Как мы отметили выше, иногда перевод на нижестоящую должность осуществляется по инициативе работника (в частности, по семейным обстоятельствам). В подобном случае от него потребуется заявление в произвольной форме. Его образец приведен справа.
Предложение о переводе. Если инициатива перевода исходит от индивидуального предпринимателя, ему необходимо заручиться согласием работника на перевод. Для этого сотруднику направляется соответствующее предложение, составленное в произвольной форме.
В этом документе обосновывается необходимость его перевода на нижестоящую должность, указывается перечень всех имеющихся должностей, которые может занять сотрудник в соответствии со своей квалификацией. Также в документе приводятся сведения о должностных окладах, соответствующих вакантным должностям.
Если работник временно или постоянно переводится на нижестоящую должность на основании медицинского заключения, в предложении о переводе обязательно должны быть указаны номер и дата такого заключения.
Согласие сотрудника на понижение в должности также оформляется в письменном виде. Для этого в предложении о переводе на другую работу можно предусмотреть специальную графу.
Кроме того, работник может подать заявление на имя индивидуального предпринимателя и сообщить ему о своем решении. Заметим, что срок отзыва заявления сотрудника о переводе на другую работу трудовым законодательством не установлен. То есть до подписания дополнительного соглашения к трудовому договору работник вправе обратиться к индивидуальному предпринимателю с заявлением, свидетельствующим об отказе от перевода на нижестоящую должность.
Дополнительное соглашение. Если сотрудник не возражает против перевода на нижестоящую должность, с ним заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем указываются все условия перевода: новая трудовая функция сотрудника, структурное подразделение, в котором он будет трудиться, условия оплаты труда и срок перевода.
При временном переводе сотрудника на другую работу условия трудового договора изменяются на определенный срок. Продолжительность временного перевода на нижестоящую должность устанавливается по соглашению сторон. Например, если индивидуальный предприниматель временно понижает работника в должности из-за лишения специального права, в документе нужно отразить точную дату возвращения сотрудника на прежнее место работы. Если она неизвестна, можно сделать запись: «До дня восстановления специальных прав».
Обратите внимание: работник может быть временно переведен на другую должность на срок до одного года (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Если перевод был осуществлен на время замещения отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы, его срок заканчивается в день выхода на работу данного сотрудника. То есть в подобной ситуации срок перевода на нижестоящую должность может превышать год.
Бывают случаи, когда сотрудника переводят на нижестоящую должность временно, но в результате работа на новом месте становится для него постоянной. Это возможно, если по окончании срока перевода сотруднику не предоставляется его прежняя работа, а сам он этого не требует и продолжает трудиться.
Заметим, что дополнительное соглашение к трудовому договору, предполагающее понижение в должности, должно быть подписано как работодателем, так и работником. Если сотрудник откажется его подписывать и не выйдет на работу в новой должности, в случае судебного разбирательства служители Фемиды примут его сторону (Определение Московского городского суда от 03.08.2010 N 33-23228).
Приказ. На основании дополнительного соглашения к трудовому договору готовится приказ по одной из унифицированных форм — N Т-5 или Т-5а (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). С указанным приказом сотрудника индивидуальному предпринимателю необходимо ознакомить под роспись.
Отметки в личной карточке. Факт перевода на нижестоящую должность индивидуальному предпринимателю нужно отразить в личной карточке работника (форма N Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). В разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» при этом следует указать:
— дату перевода;
— структурное подразделение;
— должность (специальность, профессию), разряд, класс (категорию) квалификации;
— тарифную ставку (оклад) и надбавку;
— основание перевода.
Обратите внимание: с каждой записью, вносимой на основании приказа о переводе на другую работу, индивидуальный предприниматель обязан ознакомить сотрудника под роспись.
Понятие структурного подразделения
Для начала разберемся, что такое структурное подразделение организации. «Официального» определения ни трудовое, ни гражданское законодательство не дает. В общепринятом смысле структурное подразделение организации представляет собой ее официально выделенную часть, выполняющую те или иные задачи, установленные организацией.
При этом есть термин «обособленное подразделение». К таким подразделениям ст. 55 ГК РФ относит филиалы и представительства. Представительство — это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Филиал — обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
В силу п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (далее — Постановление ВС РФ № 2) филиалы и представительства относятся к структурным подразделениям организации. Таковыми являются и иные структуры организации — ее отделы, службы, цеха, участки и т. д. Каждое структурное подразделение имеет свое наименование и отражается в штатном расписании организации.
Соответственно, в организации есть внутренние структурные подразделения (отделы, департаменты) и могут быть обособленные структурные подразделения (филиалы и представительства), которые могут находиться как в одной местности с работодателем, так и в другой.
В Трудовом кодексе также упоминаются иные обособленные подразделения, которые не являются филиалами и представительствами. И здесь обратимся к налоговому законодательству. Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. Признание обособленного подразделения организации таковым производится независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных или иных организационно-распорядительных документах организации, и от полномочий, которыми наделяется указанное подразделение. Территориальная обособленность подразделения от организации определяется адресом, отличающимся от адреса этой организации.