Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим в деталях схему и процесс проведения сделки купли-продажи квартиры в банке на самом распространенном классическом примере. Простой вариант без отягощающих обстоятельств: собственник ребенок, недееспособный (вмешательство опеки), разъезд, альтернатива, ипотека, нотариат, долевая собственность.
Пример подшитого договора
Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.
Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.
Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.
Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.
Приоритет документам в электронном виде
Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.
Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.
И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.
Подготовительный этап
Продает квартиру взрослый единоличный собственник, никто не прописан — покупатель с наличными живыми деньгами, без ипотеки.
Итак, покупатель на квартиру найден, стороны ударили по рукам и готовы провести сделку. Что дальше?
Как, наверное, в любом другом деле львиную часть времени занимает подготовительный этап.
Прежде всего, для подтверждения намерений сторонам необходимо подписать предварительный договор или авансовое соглашение — это стандартная процедура.
На стадии аванса на бумаге закрепляются достигнутые устные договоренности. В предварительном соглашении прописываются все детали предстоящей сделки:
• время и место ее проведения,
• сроки физического и юридического освобождения квартиры,
• порядок финансовых взаиморасчетов,
• ответственность за невыполнение взятых на себя обязательств,
• штрафные санкции за предоставление недостоверной информации об объекте недвижимости или субъекте права.
Аванс обычно вносится в размере 30-50 тысяч рублей. Также в подтверждение намерения купить квартиру может быть внесен не аванс, а задаток. В отличии от аванса, задаток — сумма невозвратная.
Некоторые клиенты считают внесение аванса атавизмом, лишним и давно устаревшим. Люди уверены, что аванс, внесенный в размере нескольких десятков тысяч рублей, — не гарантия того, что покупатель не откажется от сделки в последний момент, так как считают эту сумму пренебрежительно малой для обеспечения серьезности намерений.
Да, этот этап попахивает нафталином. Стоит отметить, что действительно стадия аванса носит чисто символический характер. И все же следует придерживаться устоявшихся правил делового оборота и принять аванс за квартиру, так как этот первый и самый важный этап налаживания взаимопонимания между участниками процесса.
После принятия аванса каждая из сторон готовится к сделке в рамках достигнутых договоренностей:
• продавец собирает необходимый пакет документов,
• покупатель проводит проверку юридической чистоты объекта.
Перед сделкой покупатель должен убедиться:
• в отсутствии наложенных ограничений на квартиру,
• в психическом и физическом здоровье продавца,
• в отсутствии законных наследников и лиц, претендующих на долю в праве,
• в легитимности возникновения права собственности,
• в отсутствии долгов по ЖКХ.
Как сшивать бумаги по ГОСТу?
Наверняка, многие из тех, кто только начал работу с документацией на работе, задавались вопросом, как правильно сшивать документы в соответствии с требованиями нашего законодательства. В первую очередь, такие вопросы возникают у делопроизводителя или у сотрудника, работающего с кадрами, когда появляется необходимость провести систематизацию большого количества документов или передать бумаги на хранение в архив. Конечно же, это достаточно простой процесс, однако и здесь есть определенные правила, которые сотруднику необходимо соблюдать. Ведь ошибки в прошивке могут привести к достаточно серьезным и неприятным последствиям. Так, например, органы, осуществляющие надзор, не примут на проверку такую документацию. Также некачественное хранение документов в будущем может привести к подмене бумаг или расформированию дел.
Сшивание документов для налоговой службы
Налоговая служба даёт чёткие рекомендации, как сшивать дела и бумаги, которые подаются на проверку и для отчётности:
- Количество листов в 1 томе – до 150 штук.
- В книгу подшиваются оригиналы и ксерокопии документов, большинство из которых должны быть заверены.
- Подшивка должна происходить так, чтобы ни одна печать, подпись, виза, дата не были недоступны. Причём такие документы часто сканируют и копируют, что следует учитывать при подшивке. Если она произведена слишком туго или близко к тексту документа, человеку придётся нарушать прошивку, чтобы получить качественную копию документа, а это очень неудобно.
- Нумерация проводится с первого листа.
- Способ сшивки выбирается самостоятельно. Но обычно применяется сшивка в 2, 3 и 4 дырки.
Так же, как и в других книгах, концы нити после сшивания выводятся на тыльную сторону тома, завязываются узлом. Сверху клеится листок бумаги или заверительный бланк, делается подпись и ставится печать.
Пример подшитого договора
Есть еще несколько примеров, как прошить договор купли-продажи недвижимости.
Пример 1. Делаем два отверстия при помощи дырокола. Вдеваем нити с лицевой стороны, «хвосты» выводим на тыльную сторону. Завязываем в узел и наклеиваем заверительную надпись.
Пример 2. Делаем три прокола шилом или иглой. Продеваем нить в два крайних отверстия с тыльной стороны и выводим их на лицевую сторону. Затем «хвосты» продеваем в центральное отверстие с выходом наизнанку, завязываем узел и располагаем наклейку.
Пример 3. Дыроколом или шилом делаем одно отверстие в левом верхнем углу. Нить складываем вдвое, получившуюся петлю продеваем с обратной стороны на обложку. Затем петлю растягиваем по сторонам угла и завязываем «хвосты» вокруг нее и прикладываем наклейку.
Какими нитками сшивать документы?
- Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
- Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
- Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
- Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
Правила сшивания документов ГОСТ
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.
Как правильно прошивать документы
Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.
Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Как правильно прошивать документы ниткой образец с пошаговыми фото
Действующее российское законодательство в целом на федеральном уровне никак не регламентирует обязательность прошивания документов или наоборот – отсутствие таковой необходимости. Одним из немногих нормативов, в соответствии с которым на территории Российской Федерации ведётся документооборот и прошивка документов в целом, является ГОСТ Р-51141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Но этот стандарт не является общепринятым в целом и применяется сугубо добровольно.
Большинство государственных структур и органов устанавливают свои собственные нормативы делопроизводства, касающиеся подачи необходимых документов. Поэтому прежде чем подшивать документы для подачи в какое-либо учреждение, следует уточнить в его канцелярии правила, по которым таковые документы должны сшиваться. В отношении внутреннего документооборота таковые правила могут быть утверждены как отдельным приказом руководства, так и непосредственно фигурировать в правилах внутреннего распорядка или должностных инструкциях ответственных лиц.
На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода. Среди них необходимо выделить следующие:
— Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198;
— п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г. «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;
— п.6.2.2.4. Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.;
— п.п. 4, 5 «Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей», утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г. N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).
— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.
Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы:
— обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п. 6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.);
— прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов;
— копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать;
— прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.
Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности:
1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов.
Как правильно прошивать и заверять документы
Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.
Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.
Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.
Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.
Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:
- берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
- концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
- на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
- а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).
Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.
Делопроизводство прошивка договора
Кто может заверить прошитые документы Как только вы правильно пронумеровали и прошнуровали документы, оформив их в своеобразный журнал, можно приступать к заверению ценных бумаг.
Заверением называют подпись уполномоченного лица, которое отвечает за передачу указанных бумаг в налоговую инспекцию, архив или другие инстанции.
Выполнить эту задачу может лишь руководитель учреждения или предприятия либо уполномоченный составитель, в обязанности которого входит указание на стикере своей должности и расшифровки подписи.
Кроме того, нужную отметку может поставить и частный предприниматель, но в любом случае лучше, чтобы подпись стояла одновременно и на стикере, и на листе.