Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Расчеты с подотчетными лицами в 2024 году в бюджетных учреждениях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
Порядок работы с подотчетными лицами
На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:
- Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
- Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
- Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
- Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.
Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.
Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Особенности учета расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях.
Согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 №40 учреждения имеют право выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы сотрудникам своих подразделений, филиалов, не имеющих самостоятельного баланса и находящихся вне района деятельности учреждения.
Организация расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются сотрудники учреждения, которым выдаются наличные денежные средства из кассы для оплаты приобретаемых ими за наличный расчет материалов или работ (услуг). Цели, на которые они выдаются, в основном связаны:
— с хозяйственно-операционными расходами;
— с расходами на служебные командировки по территории РФ и за границу.
Список подотчетных лиц утверждает руководитель учреждения. Утвердить такой список руководитель может как в виде отдельного приказа (распоряжения), так и в качестве приложения к приказу об учетной политике.
Несмотря на то, что список подотчетных лиц утвержден приказом руководителя, выдача им наличных денежных средств производится на основании письменного заявления работника учреждения, подписанного руководителем, в котором указываются назначение аванса, сумма и срок, на который он выдается. Причем при наличии имеющейся задолженности за подотчетным лицом по ранее выданному авансу выдача новых денежных средств под отчет не допускается (п. 11 Порядка ведения кассовых операций № 40).
Под расходами на хозяйственно-операционные нужды подразумевают обычно расходы учреждения по приобретению канцелярских или хозяйственных товаров, материальных ценностей, ГСМ, на оплату мелкого ремонта, представительские расходы.
Оплачивая те или иные расходы, подотчетное лицо (работник) действует от имени учреждения, следовательно, должно соблюдать предельный размер расчетов наличными, который в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» равен 100 000 руб.
Расходы на служебные командировки
Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, таковыми не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки
Прежде всего следует отметить, что Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки не только в пределах территории Российской Федерации, но и на территории иностранных государств, чего не было предусмотрено Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 №62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция № 62).
Главным нововведением Положения № 749 является отсутствие ограничительного срока служебной командировки. Предусмотренная ранее Инструкцией № 62 продолжительность нахождения работника в служебной командировке не могла превышать 40 дней. В Положении № 749 не установлено каких-либо конкретных сроков нахождения работника в командировке, а лишь указано, что срок должен определяться работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4). Поскольку Трудовой кодекс РФ также не устанавливает никаких ограничительных сроков, можно сделать вывод, что организация вправе направить работника в командировку на любой срок.
Инструкцией № 62 не было точно определено, признается ли служебной командировкой поездка работника в территориально обособленное подразделение (представительство, филиал). В пункте 3 Положения № 749 указано, что данная поездка также является служебной командировкой.
При направлении работника в служебную командировку руководителем учреждения определяется цель его командировки, которая указывается в служебном задании (утверждается работодателем).
Постановлением № 749 внесено существенное дополнение, касающееся процедуры направления работника в заграничную командировку. Для загранкомандировок Положением № 749 расширен перечень расходов, которые возмещаются работнику: к ним прибавились затраты на оформление загранпаспорта, визы и иных выездных документов; обязательные консульские и аэродромные сборы; стоимость медицинской страховки и другие обязательные платежи и сборы.
Следует обратить внимание на то, что порядок оформления командировок в страны — участницы СНГ и в другие государства различен. При направлении работника в загранкомандировку оформления командировочного удостоверения не требуется. Исключение сделано только для стран — участниц СНГ, так как в соответствии с п. 19 Положения № 749 при направлении сотрудника в эти страны даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам в удостоверении, оформленном как при командировании в пределах РФ.
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.
Пунктом 17 Положения № 749 определено, что за время нахождения работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, в пути суточные выплачиваются:
а) при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых для командировок в пределах территории РФ;
б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, предусмотренных для загранкомандировок.
Согласно п. 18 Положения № 749 при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию России дата пересечения государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
В п. 20 Положения № 749 рассматривается ситуация, когда работник выехал в загранкомандировку и возвратился на территорию РФ в тот же день. В этом случае суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на их выплату для командировок на территории иностранных государств.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за это время выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки (п. 19 Положения № 749).
Пунктом 25 этого Положения предусмотрен порядок возмещения работнику затрат по найму жилого помещения и суточных в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке. Такие расходы оплачиваются работнику в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. Предусмотрена также оплата предъявленного работником листка нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Как в 2022 году переводить деньги подотчетнику на его карту?
Данным стандартом определяются общие правила формирования консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Стандарт устанавливает правила раскрытия сведений о показателях бухгалтерской (финансовой) отчетности по сегментам в составе годовой консолидированной бухгалтерской (финансовой) отчетности. Данный стандарт применяется для оценки деятельности группы госучреждений, объединенных по определенному признаку. Выбранные субъекты объединяются в сегменты. Например, автономные и бюджетные учреждения, получающие субсидии из федерального бюджета.
В соответствии с новым Стандартом Минфин вправе принимать решение о составлении отчетности с учетом инфляции. Данное решение как правило может приниматься, если фактический индекс роста потребительских цен существенно отличается от планового, используемого при формировании бюджета. Пересчету подлежат показатели:
-
Баланса;
-
Отчета о финансовых результатах;
-
Отчета о движении денежных средств.
По решению Минфина может быть пересчитана консолидированная отчетность ГРБС, администраторов и финорганов или индивидуальная отчетность субъектов, входящих в периметр консолидации.
Кроме вышеперечисленных стандартов, с 10.07.2021 вступил в действие приказ Минфина РФ от 15.04.2021 № 61н, который утвердил унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета и Методические указания по их формированию и применению.
С 1 января текущего года данный приказ применяется уполномоченными организациями в рамках, переданных по решению Правительства РФ полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.
В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.
Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, вступающими в силу с 2024 года. Если работник организации отправляется в командировку и планирует использовать командировочные расходы, то он может подать заявление на авансовую выдачу денег под отчет.
Основными правилами для заполнения заявления на авансовую выдачу денег под отчет являются указание назначения и суммы расходов. Работник обязательно должен перечислить, на что именно планирует потратить деньги в командировке: на командировочные расходы, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, в виде наличных или перечисляться на банковскую карту работника. Это регулируется правилами организации. Однако, в целях контроля и обеспечения прозрачности, все расходы должны быть подотчетными и тщательно документироваться.
После завершения командировки работник обязан предоставить отчет о расходах, в котором указываются все затраты, совершенные им в интересах организации. Отчет должен быть составлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в организацию в установленный срок.
После проверки отчета и удостоверения его правильности, работнику компенсируются расходы, которые он указал в отчете. Компенсация может быть произведена в форме денежной выплаты или списанием суммы со следующей заработной платы.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Согласно новым правилам, компенсация расходов работников в интересах организации будет подотчетной. Это означает, что сотрудник, понесший расходы, должен будет оформить заявление и предоставить все необходимые документы для подтверждения своих затрат.
Компенсация расходов может быть предоставлена в различной форме. Например, сотруднику могут быть выплачены командировочные суммы наличными, на карту или через перечисление на его банковский счет. Какие именно расходы могут быть компенсированы, регулируется организацией и может быть перечислено в специальном отчете или инструкции.
Для заполнения подотчетного отчета обязательно нужно указать все расходы в деталях. Это могут быть как командировочные расходы (перелеты, проживание, питание), так и другие затраты, связанные с работой. Например, оплата экскурсий или такси во время служебных поездок.
Сотрудник может подать заявление на получение авансового выдачу денег для расчетов. Если он уже потратил свои личные деньги на предоставление каких-либо услуг или покупку товаров в интересах организации, то ему должны быть выданы деньги на их компенсацию.
Подотчетная система позволяет более четко отслеживать и контролировать расходы сотрудников. Она также дает возможность работникам получать компенсацию за свои затраты в интересах организации в более удобной и быстрой форме.
Как выдают деньги под отчет
Выдача денег под отчет осуществляется в соответствии с новыми правилами, вступающими в силу с 2023 года. Если работник организации отправляется в командировку и планирует использовать командировочные расходы, то он может подать заявление на авансовую выдачу денег под отчет.
Основными правилами для заполнения заявления на авансовую выдачу денег под отчет являются указание назначения и суммы расходов. Работник обязательно должен перечислить, на что именно планирует потратить деньги в командировке: на командировочные расходы, проживание, питание, транспорт и другие цели.
Деньги могут выдаваться в различных формах, например, в виде наличных или перечисляться на банковскую карту работника. Это регулируется правилами организации. Однако, в целях контроля и обеспечения прозрачности, все расходы должны быть подотчетными и тщательно документироваться.
После завершения командировки работник обязан предоставить отчет о расходах, в котором указываются все затраты, совершенные им в интересах организации. Отчет должен быть составлен в соответствии с правилами заполнения и представлен в организацию в установленный срок.
После проверки отчета и удостоверения его правильности, работнику компенсируются расходы, которые он указал в отчете. Компенсация может быть произведена в форме денежной выплаты или списанием суммы со следующей заработной платы.
Если работник потратил личные деньги
Если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить специальную форму — заявление о расходах. В заявлении указываются все подотчетные расходы, а также их суммы.
После заполнения заявления о расходах, работник должен предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Если расходы подотчетные и соответствуют правилам, указанным в отчете, то работник может получить компенсацию наличными или на свою банковскую карту.
Однако, если суммы расходов превышают установленные организацией пределы, то работник должен предоставить отчет о расходах, где детально перечислены все суммы и их назначение. Отчет должен быть заполнен в соответствии с правилами и предоставлен в бухгалтерию для проверки и согласования.
Важно отметить, что работник имеет право получить авансовый платеж перед командировкой или поездкой, если это предусмотрено правилами организации. Также, если работник не имеет возможности провести расчеты с подотчетными деньгами в течение командировки, он может подать заявление на их выдачу в подотчет.
Помимо наличных, работник также может получить компенсацию за подотчетные расходы в форме перечисления денег на его банковскую карту. В этом случае, работник должен предоставить соответствующую информацию о банковской карте для перечисления средств.
Таким образом, если работник в интересах организации потратил личные деньги, он может получить их обратно по новым правилам подотчета в 2023 году. Для этого необходимо заполнить заявление о расходах и предоставить его в бухгалтерию для проверки и подтверждения. Отчет о расходах обязателен при превышении установленных пределов. Расчеты с подотчетными деньгами могут производиться как наличными, так и путем перечисления на банковскую карту работника.
Принципы выдачи подотчетных сумм сотрудникам бюджетных компаний в целом походи с подобными правилами, которые действуют для остальных финансовых субъектов, но подчиняются своим особым актам, имеющим ряд расхождений с нормами документа, которые применяются юридическими лицами не бюджетной сферы деятельности.
Отличается, в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой чета у бюджетников. Кроме этого, лимит на расходы командировочные, которые смогут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законом на достаточно низком уровне, но покрывать разницу возможно за счет средств от деятельности коммерческой или за счет экономии бюджетных ассигнований.
Ключевые процедуры и обороты при трудовой деятельности с подотчетными финансовыми средствами в коммерческих и бюджетных компаниях имеют много общего.
Когда подотчетные средства могут быть признаны доходом
Случаи, когда подотчетный работник, получив деньги на хозяйственные нужды, не спешит отчитаться об их расходовании, не так уж и редки.
Если у организации нет документов, подтверждающих расходование подотчетных средств, то суммы, выданные работнику, облагаются НДФЛ. Правомерность такого подхода даже в отношении руководителя фирмы подтвердил Верховный суд РФ в Определении от 03 февраля 2020 года № 310-ЭС19-28047. И ФНС уже ссылается на это решение.
Когда сотрудник должен вернуть подотчетные деньги
Основной документ, определяющий отношения работодателя и работника в части выдачи денег под отчет, – это Указание Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
Подотчетные лица – это лица, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах организации (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У). Ими могут быть:
· любые работники организации, в том числе ее руководитель; работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использования денежных средств в качестве средства платежа; работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в Указании № 3210-У;
· физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор (например, подрядчики, исполнители) (Письмо Банка России от 02 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859).
Для того чтобы выдать деньги подотчетному лицу, нужно составить приказ или иной распорядительный документ, в котором обязательно указываются Ф. И. О. сотрудника, сумма к выдаче, срок возврата. Распорядительный документ не нужен, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет с визой руководителя о сумме и сроке ее возврата, подписанное руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У).
Деньги под отчет могут выдаваться наличными из кассы или перечисляться на личную банковскую карту работника (Письмо Минфина РФ от 21 июля 2017 года № 09-01-07/46781). Подотчетные деньги выдаются из кассы только после подписи получающего их сотрудника на РКО (подп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У). Чтобы избежать вопросов налогового органа о характере поступления на карту физлица, в назначении платежа необходимо более подробно указать основание перечисления с указанием реквизитов заявления или приказа на выдачу подотчетных средств. Также расходы могут осуществляться работниками с использованием корпоративной банковской карты фирмы.
Учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица – работники предприятия, получающие денежные авансы на осуществление хозяйственных расходов и на затраты по случаю командировок. Порядок ведения кассовых операций определяет порядок выдачи денег под отчет. Выдача производится при наличии кассы и без кассы, выдается чек из кассы банка.
Подотчетные суммы на хозяйственные расходы выдаются в размере 2-дневной потребности не более, чем на 3 дня. Если вне места нахождения предприятия – в размере 10-дневной потребности до 15 дней. На служебные командировки: на стоимость проезда туда и обратно, суточные и расходы по найму жилого помещения.
В случае если командировочный работник временно нетрудоспособен, то ему возмещается наем жилого помещения, кроме тех случаев, когда работник был в стационаре, и выплачиваются суточные за все время, пока он не мог продолжить поручение и вернуться, но не свыше 2 месяцев.
Временная нетрудоспособность и невозможность вернуться должны быть установлены документально. В срок командировки не включаются дни временной нетрудоспособности.
Работнику возмещаются услуги по предварительной покупке билетов, пользование постелью, страховой сбор, расходы по бронированию жилого помещения, по пользованию транспортом общего пользования (кроме такси), если они находятся вне пункта назначения только на основании документов.
Днем выезда является день отправления транспортного средства из места постоянной работы, а днем приезда считается день приезда транспортного средства к месту работы. При отправлении в место до 24 ч является текущий день, после 0 ч – последующие сутки.
Если место назначения находится за чертой города, учитывается время приезда до станции. Режим работы и отдыха определяется предприятием, командировавшим его.
Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни не предоставляются.
Если работник выезжает в командировку по распоряжению администрации в выходной день, то ему в установленном порядке предоставляется другой день отдыха.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Правила подотчета регулируют порядок компенсации расходов, понесенных работниками в интересах организации. Если сотруднику необходимо потратить личные деньги на хозяйственные нужды организации, он может запросить выплату авансового подотчетного бюджета. В случае согласия работодателя, на сумму авансового подотчета выдаются деньги лицами, ответственными за выдачу подотчетных сумм.
Получив авансовые средства, работник обязан эффективно и целево их потратить. В конце рабочего периода сотрудник представляет отчет о расходах, который подлежит проверке. Если все расходы были осуществлены в интересах организации и подтверждены соответствующими документами, работник подает заявление на компенсацию подотчетных расходов.
По новым правилам работник может предоставить отчет и документы о расходах в виде электронного файла, что значительно упрощает процедуру подачи заявления. Компенсация подотчетных сумм может осуществляться путем перечисления денег на личную карту сотрудника или через выдачу наличных хозяйственных расчетов.