Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировочное удостоверение обязательно или нет в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Как бухгалтеру справиться с «командировочным» беспокойством
Расчеты по командировочным, на первый взгляд, кажутся простыми: выдал деньги подотчетнику — получил авансовый отчет — отразил расход в учете. И все же есть много ситуаций, которые могут поставить в ступор не только новичка в бухгалтерии, а даже и опытного бухгалтера. Причем решение в каждом случае надо искать индивидуально, например:
- Когда безопаснее включить в доходы сотрудника командировочные суммы, по которым он не оформил авансовый отчет?
- Облагаются ли взносами деньги, выплаченные взамен суточных сотрудникам, направленным в однодневные командировки?
- Можно ли принять к вычету НДС по проездным документам, если авансовый отчет представлен с опозданием?
- Облагаются ли НДФЛ безотчетные суммы при командировках в ДНР и ЛНР?
А с развитием цифровых технологий вопросов становится еще больше. Так, ЦБ в ближайшее время собирается тестировать применение цифровых рублей, и командировочные расходы это точно затронет. Например, знаете ли вы ответ на вопрос — можно ли выдать подотчетную сумму на командировку цифровыми рублями?
Правила оформления удостоверения для командировки
Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:
-
фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;
-
должность и отдел;
-
цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;
-
служебное задание;
-
длительность пребывания, дата выезда и приезда;
-
паспортные данные сотрудника;
-
прочая информация, необходимая для отчета.
Обязательное оформление
Оформление командировочного удостоверения осуществляется в соответствии с законодательством и внутренними положениями компании. В документе указываются период командировки, цель, место, а также предоставляемые льготы и возмещение расходов. Оно должно быть составлено на фирменном бланке организации, содержать необходимые сведения о сотруднике и подпись руководителя.
При оформлении командировочного удостоверения следует учитывать, что некоторые страны могут по-разному относиться к данному документу и предъявлять различные требования. Некоторые государства могут требовать нотариальное заверение, а также перевод на официальный язык. Поэтому перед составлением удостоверения рекомендуется ознакомиться с консульскими требованиями и условиями въезда в соответствующую страну.
Командировочное удостоверение является важным инструментом для защиты прав и интересов сотрудника, а также гарантией прозрачности и законности командировки. Правильное и своевременное оформление данного документа является неотъемлемой частью процесса подготовки и проведения командировки, а также важным фактором для сотрудника и организации в целом.
Какая альтернатива командировочным удостоверениям
В Положении о командировании сотрудников компании отображено, что длительность рабочей поездки должна утверждаться руководителем фирмы. При этом он учитывает объем, сложность и другие важные особенности задания, которое поручают служащему.
До 2015 года фактический срок пребывания командированного сотрудника в другой местности определяли с помощью отметок в командировочном удостоверении. В нем проставлялась дата выезда и дата приезда. Но в конце 2014 года командировочное удостоверение упразднили, хоть и оставили организациям возможность использовать его на свое усмотрение. Такая же участь постигла и служебное задание с отчетом о проделанной работе.
В Положение о командировании внесли изменения, согласно которым были предусмотрены различные варианты подтверждения реального срока нахождения сотрудника в командировке в зависимости от способа проезда.
Фактический срок пребывания служащего в месте командирования могут подтвердить проездные документы: билеты, посадочные талоны, маршрутный или путевой лист и т. п. При использовании личного или служебного транспорта также придется предоставить служебную записку и чеки из АЗС.
Работник может приехать из командировки и без проездных билетов. В этом случае он подтверждает срок пребывания в другом городе иным способом. Для этого ему понадобятся документы о найме жилья в ходе служебной поездки. Это могут быть гостиничный счет, кассовый чек, квитанция об оплате проживания в частной квартире, договор аренды и т. д.
Если же работник не может предоставить ни билеты, ни кассовый чек с QR-кодом из отеля, он может подтвердить длительность командировки с помощью служебной записки. В ней обязательно должно быть подтверждение принимающей стороны с проставлением дат приезда и отъезда.
Для чего было нужно командировочное удостоверение
Как мы отметили, авансовый отчет подтверждал осуществление командировки как факт хозяйственной жизни в налоговом учете. Однако он сам мог быть отклонен полностью или в части при отсутствии надлежащих оправдательных документов. Напомним, ранее к ним относились:
- командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом;
- документы о найме жилого помещения (договор найма, расписки об оплате, кассовые чеки и т.п.);
- документы о фактических расходах по проезду (билеты, страховки на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, квитанции об оплате услуг по оформлению проездных документов и т.п.);
- документы об иных расходах, связанных с командировкой (например, товарные и кассовые чеки на представительские расходы).
Форма командировочного удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации. Если рассмотреть его более внимательно, то по сути, это был универсальный документ, позволяющий установить:
- куда был командирован работник (организация или местность);
- с какой целью;
- на сколько дней он был направлен в командировку;
- когда фактически выбыл из места нахождения организации, когда прибыл по месту командировки;
- взаимодействовал ли сотрудник с лицами, к которым он был командирован.
Таким образом, командировочное удостоверение позволяло установить целый ряд фактов – начиная с самой командировки (была ли она фактически) и заканчивая датами нахождения работника по месту командировки. Кроме всего прочего, данный документ с высокой степенью достоверности подтверждал еще один важный для организации момент: были ли действия работодателя направлены на достижение уставных целей, т.е. имеют ли они экономическую целесообразность для организации.
Кстати, отсутствие экономической целесообразности в последнее время становится одним из излюбленных аргументов налоговых органов при отказе в принятии к налоговому учету тех или иных расходов. Что скрывать, у руководства и бенефициаров компании всегда есть соблазн использовать деньги организации для собственных целей. Например, вместо поездки в отпуск оформить командировку и слетать в теплые края, не потратив на это ни гроша из собственного кармана.
Необходимость проставления в командировочном удостоверении печати организаций, в которых побывал командировочный, в качестве одной из своих целей имело именно борьбу с непроизводственным характером поездок. Поэтому вполне можно представить ситуацию, когда в отсутствие командировочного удостоверения проверяющий исключит из расходов компании деньги, потраченные генеральным директором на полет в Сочи, аргументировав это тем, что у компании в этом городе нет контрагентов.
Можно продлить или перенести командировку?
В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.
Упразднено командировочное удостоверение
Прежде всего, из названных постановлений Правительства РФ (№ 749 и № 812) исключено упоминание о командировочном удостоверении. Напомним: ранее оно считалось обязательным при командировках внутри страны, а также при направлении работника в командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Важно
Теперь при любых загранкомандировках дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).
Командировочное удостоверение подтверждало срок пребывания в командировке, который исчислялся от даты приезда в пункт назначения до даты выезда из него. В целях определения суточных к этому сроку приплюсовывалось время в пути.
Отмена командировочного удостоверения означает, что время в пути приравнивается к выполнению работником трудовой функции. Ведь период пребывания в организации, куда командирован работник, теперь специально не обособляется (день прибытия и день убытия не фиксируются). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из служебной командировки.
Правда, разработчики комментируемого постановления не озаботились тем, что в пункте 11 (абз. 3) Постановления № 749 время нахождения в командировке и время проезда по-прежнему разделены… По мнению автора, в корректировке нуждается и эта формулировка.
Командировочное удостоверение: основные понятия и нормативные акты
Нормативные акты, регулирующие порядок выдачи командировочных удостоверений, включают в себя следующие документы:
- Трудовой кодекс РФ. В нём содержатся общие правила о трудовых обязанностях и правах работников, в том числе о порядке отправления работников в командировки.
- Положение о командировках. Это внутренний документ организации, который устанавливает правила и порядок отправления работников в командировки и выдачи удостоверений.
- Налоговый кодекс РФ. В нём содержатся правила о налогообложении командировочных расходов работников и порядок предоставления документации для их возмещения.
Также стоит отметить, что правила, касающиеся выписывания командировочного удостоверения, могут отличаться в зависимости от региона и отрасли деятельности организации. Поэтому работникам необходимо ознакомиться с внутренними нормативными актами своей компании и консультироваться с юристом или кадровым специалистом для более детальной информации и конкретных рекомендаций по оформлению командировочного удостоверения.
Возможность получения компенсации и льгот
При наличии командировочного удостоверения работник имеет право на оплату расходов, связанных с поездкой. Компания возмещает затраты на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по факту командировки. Кроме того, некоторые организации предоставляют дополнительные льготы, такие как ежедневные диеты или компенсацию за использование собственного автомобиля.
В случае отсутствия командировочного удостоверения работник может столкнуться с трудностями при получении компенсации за командировку. Компания может отказаться возмещать расходы, сославшись на отсутствие официального подтверждения командировки. Это может привести к финансовым неудобствам для сотрудника, особенно если он сам понес значительные затраты.
Кроме того, командировочное удостоверение также обеспечивает дополнительную защиту для работника. В случае возникновения каких-либо проблем или происшествий во время командировки, наличие этого документа поможет сотруднику подтвердить свою служебную необходимость находиться в данном месте и получить соответствующую поддержку или защиту.
Влияние командировочного удостоверения на налоговые выплаты
Командировочное удостоверение имеет непосредственное влияние на налоговые выплаты как для работника, так и для работодателя. Во-первых, командировочное удостоверение позволяет работнику получить возможность списывать расходы на командировку с налогооблагаемого дохода, что снижает размер налоговых платежей.
Во-вторых, работодателю, выписывающему командировочное удостоверение, необходимо уплачивать налог на добавленную стоимость (НДС) только с тех расходов, которые не связаны с командировкой. Это также способствует уменьшению налоговых выплат.
Таким образом, командировочное удостоверение играет важную роль в налоговой системе. Оно не только обеспечивает права и защиту работника во время командировки, но и позволяет сделать налоговые выплаты более эффективными. Поэтому, даже в 2024 году, выписывание командировочного удостоверения останется актуальным и важным процессом для работников и предприятий. Однако, стоит отметить, что в зависимости от изменения налогового законодательства, могут возникнуть изменения в правилах выписывания командировочного удостоверения, поэтому всегда рекомендуется следить за последними событиями в этой сфере.
Командировка как факт хозяйственной жизни
Командировка всегда влечет дополнительные затраты (билет, оплата жилья, расходы на питание и т.п.). Поскольку заинтересован в командировке работодатель, логичным является и то, что такие расходы несет именно он. Работник же обеспечивается гарантиями на время командировки (сохранение рабочего места, выплата суточных и пр.). В соответствии с абз. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Значение командировочного удостоверения в 2022 году
В 2022 году командировочное удостоверение продолжает быть актуальным и необходимым документом. Оно позволяет контролировать и ограничивать командировочную деятельность организаций, давая возможность следить за местонахождением сотрудников и их активностью.
Командировочное удостоверение также имеет правовое значение, поскольку наличие данного документа позволяет сотруднику обезопасить свои интересы. Оно даёт возможность получить страховку в случае происшествия, а также подтверждает регулярность исполнения должностных обязанностей.
В 2022 году командировочное удостоверение также может быть необходимо для прохождения таможенного контроля при пересечении границы, что облегчит процесс путешествия и сократит время ожидания.
| Преимущества командировочного удостоверения в 2022 году: |
| — Правовая защита интересов сотрудника |
| — Возможность получения страховки |
| — Упрощение процедуры таможенного контроля |
| — Контроль и ограничение командировочной деятельности |
Важно отметить, что каждая организация вправе самостоятельно определять порядок и условия выдачи командировочных удостоверений своим сотрудникам в соответствии с действующим законодательством.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Длительность нахождения сотрудника в служебной поездке так же определяет положение о командировках. И здесь важно не забывать про форс-мажорные обстоятельства.
Пример
ООО «Гуру» отправило главного бухгалтера Широкову в командировку. Срок отсутствия согласно приказу – 3 дня (6 – 8 сентября 2022 года). При этом компания отправила ее на самолете, однако обратный рейс задержали. В итоге сотрудница вернулась в город только вечером 10 февраля. То есть фактически командировка длилась 5 дней. А определение сроков поездки таким образом предписано положением о командировках 2022-го года в ООО «Гуру».
Для ситуаций, когда человек добирался к месту командирования на попутном транспорте, не предусмотрено каких-либо четких инструкций. Определение длительности поездки в этом случае происходит на основании приказа руководства, который был составлен для выдачи направления в командировку. Основанием для определения продолжительности отсутствия работника служат:
- даты начала и окончания служебной поездки, согласно данному приказу;
- сопутствующие бумаги (в зависимости от конкретной ситуации).
Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:
- причины командировки;
- задачи, решить которые должен командированный сотрудник.
Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:
- использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
- отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.
В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.
Как подтвердить фактический срок командировки?
Для выплаты суточных работнику необходимо определить продолжительность его командировки. В пункте 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (в ред. Постановления № 1595) указаны два способа определения фактических сроков командировки:
- на основании проездных документов;
- на основании служебной записки, если поездка осуществлялась на личном, служебном транспорте или автомобиле, используемом по доверенности.
Поэтому в случае использования автомобиля работник указывает даты в служебной записке, которую составляет по возвращении на работу. Даты, указанные в служебной записке, необходимо подтвердить с помощью путевых или маршрутных листов, кассовых чеков, счетов, квитанций и других документов, подтверждающих, что сотрудник ехал именно по этому маршруту. Отметим, что факт использования автомобиля необходимо закрепить в решении руководителя. Об этом также говорится в пункте 7 Постановления № 749.
Как определить срок командировки, если сотрудник добирался на попутке или пользовался услугами сторонней организации? Эти ситуации не упомянуты в пункте 7 Постановления № 749, тем не менее на практике они возможны. Четких правил здесь нет, но мы можем дать свои рекомендации.
Как и прежде, в 2015 году основанием для направления работника в командировку является соответствующий приказ руководителя организации, в котором указывается начальная и конечная даты командировки, включая время нахождения работника в пути.
Этот документ можно использовать в качестве подтверждения длительности командировки в совокупности с другими бумагами в зависимости от конкретной ситуации.
Услуги транспортной компании. Акт об оказании услуг (другой документ в соответствии с договором), служебная записка с подтверждающими документам.
Попутный транспорт. Служебная записка с подтверждающими документам.
Обязательно ли составлять командировочное удостоверение?В 2024 году командировочное удостоверение является обязательным документом для оформления и заполнения командировочного листа. Взять удостоверение нужно для оборотной стороны командировочного листа, где составлять документ. Кто должен оформлять командировочное удостоверение? Прежде всего, это обязанность работодателя, который направляет сотрудника в командировку. Важно учитывать, что работник также может получить это удостоверение самостоятельно, если работодатель не предоставляет его по своей инициативе. Но зачем именно нужно командировочное удостоверение? Оно необходимо для подтверждения факта работы в командировке и предоставляется в качестве документа, подтверждающего цель и сроки командировки. Составлять командировочное удостоверение в 2024 году обязательно, чтобы соблюдались все требования оформления документов. Похожие записи: |