Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удалённая работа по ТК РФ: как избежать ошибок?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.
По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем следует прописать:
- обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
- список работников, временно переводимых на удаленную работу;
- срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
- порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
- порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
- иные положения, касающиеся организации удаленной работы.
Об оплате труда сотрудников на удаленке
В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.
При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.
Взаимодействие с работодателем
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Увольнение дистанционных работников
В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).
Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:
- отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
- нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
- производственная необходимость, определяемая работодателем;
- неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.
Регулирование трудовой деятельности удаленщиков
С 2021 года действует Закон от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ об удаленной работе. На его основании в Трудовом кодексе регламентированы новые положения, а также порядок дистанционки. Они и раньше использовались, однако не были урегулированы на законодательном уровне.
В трудовое законодательство были внесены такие корректировки:
|
Как было |
Как стало |
|
|
Виды удаленной работы |
Не было подразделения на виды |
|
|
Основание для удаленки |
Трудовой договор |
Трудовой договор, допсоглашение к нему. Для экстренной дистанционной работы — внутренний нормативный документ |
|
Обмен документацией |
УКЭП требуются при любом обмене электронной документацией |
УКЭП работодателя, а также УКЭП или УНЭП работника — для заключения трудового договора и подписания некоторых иных документов. В остальных случаях стороны взаимодействуют любым способом |
|
Оплата труда |
Не было требований |
Не должна быть уменьшена при переводе на удаленку |
|
Оборудование |
Не было требований |
Работодатель предоставляет все необходимое для работы или компенсирует затраты работника |
|
Режим работы |
Утверждался в трудовом договоре, иначе сотрудник определял его самостоятельно |
Утверждается в трудовом договоре, колдоговоре, внутреннем нормативном документе, допсоглашении к трудовому договору, иначе сотрудник определяет его самостоятельно |
|
Командировка |
Не было требований |
Любое служебное поручение, которое требуется исполнять в местности, отличной от места выполнения профессиональных обязанностей (оформляется согласно ст. 166-168 ТК) |
|
Основания для увольнения |
Прописывались в трудовом договоре |
Аналогично нормам ТК РФ, а также имеются два допоснования:
|
|
Приказ об увольнении |
Бумажный вариант направлялся в день расторжения трудовых отношений |
Бумажный вариант направляют в течение 3-х рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) |
Что необходимо сделать работодателю?
Необходимо в кратчайшие сроки внести изменения в трудовые договоры с дистанционными работниками, а также локальные нормативные акты, регламентирующие организацию дистанционной работы (при их наличии), в частности отразить в них:
- форму взаимодействия дистанционного работника и работодателя при обмене электронными документами (вид подписи, электронная почта или иное);
- срок направления работником и работодателем подтверждение получения электронного документа от другой стороны;
- режим рабочего времени работника, но, как и ранее, при отсутствии такой информации режим рабочего времени работник определяет сам.
Документация по ОТ для удаленщиков
Проведение обязательной спецоценки для данной категории персонала не предусмотрено. Также им не выдаются средства индивидуальной защиты. Но некоторые обязательные мероприятия по ОТ для них все же предусмотрены. Речь идет об организации инструктажей по ОТ. Основными документами в этой сфере, которые составляются в рамках взаимодействия с удаленными работниками, будут:
- инструкция по охране труда дистанционного работника, которая высылается сотрудникам в электронном виде;
- журналы регистрации инструктажей по ОТ;
- сканированные копии инструкций или ведомостей с подписями работников, подтверждающие факт ознакомления с ИОТ.
Дополнительные условия в трудовом договоре о дистанционной работе
Кроме дополнительных условий, не ухудшающих положения работника (перечислены в части 3 статьи 57 ТК РФ), в трудовом договоре о дистанционной работе может быть предусмотрено дополнительное условие о том, что дистанционный работник обязуется использовать при исполнении своих обязанностей, например:
— личное оборудование;
— предоставленные или рекомендованные работодателем программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
Если по договоренности сторон работник должен сам себя обеспечить всем необходимым, в трудовой договор может быть включено следующее положение: «Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, модемом, телефонной связью и выходом в Интернет. Работник обязуется использовать в работе программно-технические средства и средства защиты, рекомендованные Работодателем».
При использовании работником личного имущества в трудовом договоре должны быть прописаны порядок и сроки выплаты компенсации за его использование, а также за использование программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Например, «Работодатель ежемесячно не позднее 5-го числа каждого месяца возмещает Работнику расходы, связанные с выполнением трудовых обязанностей, а именно:
— компенсирует расходы по оплате счетов за Интернет и телефон при звонках на телефонные номера (495) 463-45-34, 463-45-45;
— выплачивает компенсацию за использование (износ) личного оборудования в служебных целях в размере 1000 руб. в месяц».
При возложении такой обязанности на работодателя в трудовом договоре о дистанционной работе прописывается порядок и сроки обеспечения работника необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, необходимыми для исполнения трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).
Вносить ли в трудовую книжку работника сведения о дистанционной работе
По желанию работника работодатель может (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ):
— не вносить сведения о дистанционной работе в его трудовую книжку;
— не оформлять работнику трудовую книжку, если он заключает трудовой договор впервые.
В указанных случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника будет экземпляр трудового договора о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Если дистанционный работник заинтересован во внесении записи в свою трудовую книжку, он должен представить ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением. Такой порядок предусмотрен в части 7 статьи 312.2 ТК РФ.
Запись о приеме на работу будет стандартной, например: «Принят на должность художника-дизайнера». Указывать на дистанционный характер работы не нужно.
Трудовую книжку с записью работодателя о дистанционной работе работник получит по почте заказным письмом с уведомлением.
Как вести табель на дистанционного работника
Согласно части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Но в случае с дистанционным работником возникает вопрос: как отражать в табеле время работы такого сотрудника, если табельщик не владеет этой информацией?
Полагаем, что табель на дистанционных работников лучше всего вести методом регистрации отклонений, то есть указывать в нем только:
— выходные дни (буквенный код В или цифровой 26);
— дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (буквенный код ОТ или цифровой 09);
— дни временной нетрудоспособности с назначением пособия (буквенный код Б или цифровой 19).
Рабочие дни в табеле проставлять не нужно.
Бухгалтер воспримет незаполненную клеточку как обычный рабочий день (буквенный код Я или цифровой 01 (8 часов)).
Каковы особенности трудовых отношений с дистанционными работниками? / Вопросы подписчиков / Журнал «Кадровое дело»
Татьяна!Какие особенность есть при приеме, работе и увольнении работников, находящихся на удаленном доступе.
Ответ на вопрос:
Дистанционной работой является выполнение трудовой функции на территории России:
- вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
- вне стационарного рабочего места;
- вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.
Дистанционными сотрудниками признают лиц, которые выполняют дистанционную работу.
Такие правила установлены в частях 1, 2 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.
С дистанционными сотрудниками заключают трудовой договор, а значит, такие сотрудники являются штатными на общих основаниях.
На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства. Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулируют:
Необходимый пакет документов для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.).
Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.
2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 Трудового кодекса РФ. А именно:
Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь общими правилами заключения договора, а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:
- порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
- сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
- порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
- особый режим работы;
- дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.
В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.
Трудовой договор о дистанционной работе, а впоследствии и дополнительные соглашения к нему, можно заключить путем обмена электронными документами с электронными подписями между работодателем и сотрудником. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.
Такие правила предусмотрены в статьях 312.2 – 312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Место работы является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Это значит, что в трудовом договоре о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором.
Обратите внимание
Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 7 октября 2013 г. № ПГ/8960-6-1. В качестве места работы можно указать как домашний адрес, так и любое другое место, где будет фактически проходить рабочий процесс.
В то же время исходя из определения дистанционной работы в ряде случаев указать место работы в договоре с дистанционщиком по объективным причинам не представляется возможным.
Например, в случае когда сотрудник осуществляет трудовую функцию вне стационарного места и какой-либо конкретной территории. Указывать в качестве места работы Интернет оснований нет, так как он является средством исполнения трудовой функции, а не местом работы.
В таком случае в трудовом договоре с дистанционщиком будет достаточно отразить только место его заключения.
Специальную оценку условий труда не проводят в отношении:
- надомных сотрудников;
- дистанционных сотрудников;
- сотрудников, вступивших в трудовые отношения с работодателями – физическими лицами, которые не являются индивидуальными предпринимателями.
Об этом говорится в пункте 3 статьи 3 Закона от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ. На это указывает и ФСС России в своем письме от 24 апреля 2014 г. № 17-03-14/05-4188.
Создавать обособленное подразделение по месту работы дистанционного сотрудника не нужно.
Выход в офис и дистанционная работа по ТК РФ после снятия ограничений
Министерство труда и социальной защиты РФ рекомендовало работодателям по возможности сохранить дистанционный режим работы после снятия основных ограничений. В статье мы рассказали, как правильно перевести сотрудника на дистанционную работу и что предпринять, если работодатель решил вывести сотрудников в офис в неблагоприятной эпидемиологической обстановке.
2020 год внёс свои коррективы в течение жизни граждан и страны в целом. Так, после наступления неблагоприятной эпидемической ситуации, вызванной распространением новой коронавирусной инфекции, работодатели задались вопросом о переводе сотрудников на дистанционную работу, а впоследствии о выводе сотрудников в офис компании. Если вы решили оставить своих сотрудников на удалёнке, то сделать всё по правилам вам поможет первая половина статьи. А если вы уже начали выводить сотрудников в офис, обязательно обратите внимание на вторую.
Формы удаленной работы
Удаленная работа может осуществляться в нескольких формах. При этом наиболее популярными являются две из них:
- дистанционная работа: между работником и нанимателем заключается трудовой договор. Стороны имеют права и несут обязанности в соответствии с трудовым законодательством. Работнику, как правило, устанавливается режим труда и отдыха. Наниматель контролирует производственный процесс и режим труда и отдыха работника при помощи средств связи;
- фриланс: между физическим лицом и организацией заключается договор подряда или иной гражданско-правовой договор в соответствии с законодательством. Режим труда и отдыха не устанавливается. Главным является качественное выполнение задания работодателя в установленный срок.
Две эти формы ни в коем случае нельзя путать. Также мы считаем, что сегодня отсутствует возможность комбинирования нескольких видов занятости в одном трудовом договоре. Например, когда часть рабочего времени работник проводит в офисе нанимателя, а часть — работает дистанционно, используя ИКТ.
Обмен документами при дистанционной работе
Особенностью дистанционной работы является возможность использования электронного документооборота при взаимодействии дистанционного работника и нанимателя.
Следует различать электронный документ и документ в электронном виде. Электронный документ — это документ в электронном виде, подписанный ЭЦП (абз. 16 ст. 1, ч. 3 ст. 17 Закона N 113-З, абз. 7 п. 7 Инструкции N 20, ч. 5 Методических рекомендаций N 11).
В отличие от документов в электронном виде, которые, как правило, существуют и на бумажном носителе, и в электронном виде, оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона N 113-З).
С учетом изложенного при обмене электронными документами должны обязательно использоваться ЭЦП дистанционного работника и нанимателя в порядке, установленном законодательством.
Однако, если стороны используют обмен файлами с текстами документов в электронном виде, то при необходимости ознакомления с документами работника под подпись, необходимо после отправления файлов с текстами документов в электронном виде обязательно в течение двух рабочих дней направить работнику копии документов на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении (ч. 5 ст. 307-1 ТК). Аналогичная норма содержится в ч. 1 ст. 307-2 ТК.
Более короткий срок для направления документов на бумажном носителе предусмотрен ст. 307-5 ТК при прекращении трудового договора с работником, выполняющим дистанционную работу. То есть если ознакомление работника с приказом нанимателя о прекращении трудового договора осуществляется путем обмена электронными документами, то наниматель в день прекращения трудового договора обязан направить работнику, выполняющему дистанционную работу, оформленную надлежащим образом копию приказа на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о его вручении.
Кроме того, полагаем, что целесообразно обязать каждую из сторон указанного обмена направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны.
Какие преимущества от дистанционной работы получают работодатель и работник?
Удаленная работа является хорошим решением для людей с ограниченными возможностями и женщин, у которых маленькие дети. Заключив договор о дистанционной работе, они получают возможность трудиться официально и иметь комфортные условия труда. «Их рабочий график так или иначе определен трудовым договором. Но такие работники имеют возможность проснуться и, например, сидеть в домашней одежде за компьютером и работать», — говорит эксперт.
Преимуществом для работодателя является перераспределение трудовых сил, в частности, в регионах, где есть нехватка специалистов отдельной отрасли. Кроме этого, небольшие компании зачастую не могут позволить себе необходимые площади, а за счет найма дистанционных работников они могут решить эту проблему. Работодатель также экономит ресурсы, может сократить расходы на перевод сотрудников из одного города в другой.
«Работодателю не нужно держать под конкретного сотрудника рабочее место и нести все сопутствующие расходы, связанные с организацией рабочего места, такие как обеспечение водой, соблюдение санитарно-бытовых условий и т. д. Ведь в расходы на отдельного работника входит электричество, стол, стул, компьютер и т. п. Кроме этого, работодателю не нужно проводить специальную оценку рабочего места: для удаленных сотрудников ее не проводят», — перечисляет Яковлева.