Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец заполнения путевого листа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Изменения в правила оформления электронного путевого листа внесены Федеральным законом от 6 марта 2022 года № 39-ФЗ. Он вступит в силу с 1 марта 2023 года. Тогда же обновятся правила заполнения электронного путевого листа, указанные в ст. 6 Устава автомобильного транспорта. Это такие же обязательные реквизиты и порядок заполнения, что и сейчас, для бумажных путевых листов.
Путевые листы 2022: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Что изменилось?
-
Сведения о перевозке. В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2022 года:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа,
- перевозка пассажиров и багажа по заказу,
- организованная перевозка группы детей,
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
- перевозка грузов,
- перевозка для собственных нужд.
Как будет выглядеть электронный путевой лист
К весне будут утверждены:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД. Можно предположить, что водители будут действовать по аналогии с предъявлением электронных полисов ОСАГО. Напомним, сейчас полис предъявляют в распечатанном виде или на экране гаджетов.
Требования к путевому листу
Образцы путевых листов в 2023 году должны будут содержать в себе следующую информацию:
-
В течение какого срока действует документ. Обязательно указывается полная дата — год, месяц и число. В случае, если путевой лист оформляется на срок более 1 дня, обязательно указываются даты начала и окончания действия документа.
-
Кто именно оформил путевой лист. До изменений в путевых листах с 2023 года в формах нужно было указывать сведения о владельце транспорта. Если документ оформляет ИП, он обязательно указывает в нём свои Ф.И.О., ОГРНИП, адрес регистрации по месту жительства, телефонный номер. Если бланк выдаётся от юридического лица, то в него вносят информацию об ОГРН, полном наименовании, телефонном номере, адресе местонахождения.
-
Какое транспортное средство используется в перевозках. Прописывается информация о том, какой тип (легковой, грузовой и другие), модель и марка транспортного средства используется в перевозках, а при наличии полуприцепов и прицепов также указывается информация о них. Если законом предусмотрена обязанность предсменного или предрейсового контроля, то время (часы и минуты), а также дата проведения техосмотра. Дополнительно прописывается регистрационный и/или инвентарный номер (последний актуален для троллейбусов и трамваев), километры пробега до и после окончания рейса или смены, время и дата выезда и возвращения. Новое правило в снятии показаний одометра: необходимо также указывать их в случае, если на одно транспортное средство оформляется несколько путевых листов. Тогда указываются километры пробега при передаче транспортного средства от одного водителя другому.
-
Кто водитель или водители транспортного средства. В путевом листе прописывается Ф.И.О. водителя, а также время и дата проведения предсменного или предрейсового медосмотра.
-
Вид перевозки. Приказ выделяет 3 вида перевозок: коммерческие, для собственных нужд и в специальных транспортных средствах. В случае коммерческих перевозок дополнительно уточняется их категория — например, работа такси, заказная перевозка грузов или регулярный пассажирский рейс.
-
В форму путевого листа с 2023 года обязательно нужно включать информацию о виде сообщения. Минтранс в своём приказе выделяет 3 вида: междугородное, пригородное и городское.
Штрафы за отсутствие путевого листа
Проверить наличие и соблюдение требований к оформлению путевых листов могут сотрудники трудовой инспекции, ИФНС, ГИБДД и Транснадзора.
Размер штрафов:
- за отсутствие путевого листа: на водителя — 500 ₽, на его руководство — 20 000 ₽, организации или ИП — 100 000 ₽;
- за утрату документа, отражённого в отчетности: 10 000 ₽ от ФНС;
- за отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре: на водителя — 3000 ₽, на ИП — 5000 ₽, на ООО — 30 000 ₽ за каждое нарушение;
- за ошибки в оформлении, не позволяющие принять документ к учёту: 20% от недоплаченной суммы налога. Этот штраф выписывает ФНС налогоплательщику, если он отразил в отчётности документ, который не соответствует требованиям законодательства. Подтвердить расход топлива такой лист не может, он изымается из отчётности, производится перерасчёт налога, взыскивается недоимка и выписывается штраф.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
Когда можно ездить без путевого листа
Возможность ездить без путевки зависит от формы собственности на автомобиль, вид ТС и цели поездки. Согласно нормативам при управлении собственником грузового автотранспорта путевка требуется при осуществлении рейса в любых случаях, так как, за рулем находится водитель, оформленный в этом качестве. Перевозит индивидуальный предприниматель мебель для себя или по заказу – неважно. П.л. заполняют со всеми необходимыми реквизитами, включая осмотр медиком и контролером техсостояния авто.
Если водитель легкового такси одновременно является владельцем автомобиля. Совершать поездки для собственных нужд, без оформления путевки, можно. При этом необходимо:
- снять опознавательный фонарь с крыши;
- передвигаться только в общем потоке;
- не осуществлять посадки/высадки пассажиров;
- при случае, доказать инспектору ДПС (МАДИ), что пассажиров не перевозите, авто используется для себя.
Если автомобиль-такси арендован, использовать его для личных целей запрещено, если отсутствует специальное разрешение автовладельца. Только перевозка пассажиров и поездка в гараж. Путевой лист водителю нужно иметь всегда с собой. Без путевки может везти себя сам директор или сотрудник, т. е., без пассажиров, не оформленный в качестве водителя. Но если ведется учет ГСМ, то документ оформлять нужно все равно.
Срок действия путевого листа в 2022 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
Продолжительность рейса Когда оформлять Срок действия В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены
До начала рейса
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Журнал учета путевых листов в 2022 году
В 2022 году предприниматели и организации могут сами устанавливать форму журнала для учета путевых листов. Форма закрепляется в учетной политике организации. Форма устанавливается сроком не более одного года. Журнал обычно включает в себя две части:
1 ЧАСТЬ. Лист с названием организации, кодом ОКПО. Здесь указывают срок ведения журнала.
2 ЧАСТЬ. Таблица с данными: номер путевого листа, дата выдачи ПЛ, водитель, табельный номер водителя, номер транспорта в гараже, подписи ответственных лиц.
Путевой журнал необходимо хранить в течение 5 лет. Для журнала в бумажном виде страницы нумеруются и прошнуровываются. Для электронного — подписываются ЭЦП.
- Путевой лист (ПЛ) должны заполнять все юридические лица, включая ИП, которые используют автомобиль в рабочих целях.
- Журнал учёта ПЛ можно вести в бумажном и электронном виде с 2021 года.
- Если путевые листы не ведутся или оформлены неправильно, можно получить штраф.
- Строгой формы для ПЛ нет, но есть данные, которые нужно обязательно указывать. Можно разработать свой бланк и закрепить в учётной политике компании.
- Путевой лист выписывается на один рабочий день или рейс, если он превышает продолжительность смены.
- Можно выдать ПЛ на каждого работника, даже если все они перемещаются на одном автомобиле.
- Важно правильно рассчитывать рабочее время водителя и всегда ставить отметки в ПЛ.
- Для учёта топлива лучше руководствоваться нормами Минтранса, но необязательно.
- Путевые листы хранятся в бухгалтерии не менее пяти лет.
Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения перевозки». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Видов перевозок всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Видов сообщения пять, к ним относятся:
- Перевозки пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном, междугородном и международном сообщении.
- Перевозки в городском сообщении в границах населённых пунктов.
- Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии до 50 км между границами этих населённых пунктов.
- Перевозки в пригородном сообщении между населёнными пунктами на расстоянии более 50 км между границами этих населённых пунктов.
- Перевозки в международном сообщении за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением Государственной границы, в том числе транзитом через Россию.
Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:
- по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Приказом от 11.09.2020 № 368 (далее – приказ № 368) Минтранс России утвердил новые правила заполнения путевых листов. Они вступят в силу с 1 января 2021 года и будут применяться до 1 января 2027 года. Действующие сейчас правила, утв. приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – приказ № 152), утратят силу с 1 января 2021 года. Разберемся, какие требования будут предъявляться к путевым листам с нового года.
- Если предприниматель или сотрудники ездят по рабочим делам на автомобиле компании или арендованном, обязательно нужно оформлять путевые листы.
- Путевой лист можно разработать самостоятельно, но учесть обязательные реквизиты, или использовать типовые бланки.
- С 1 января 2021 года в путевой лист добавилось новое поле «сведение о перевозке». В нём указывают вид сообщений и перевозок.
- Путевые листы хранятся 5 лет и учитываются в специальном журнале. Его можно вести вручную или в электронном виде, заверяя усиленной квалифицированной электронной подписью.
- За отсутствие или неправильное оформление и хранение путевых листов могут оштрафовать.
За нарушения в путевых листах организацию или предпринимателя могут оштрафовать.
- Штрафы за отсутствие путевого листа: на водителя— 500 рублей, на должностных лиц — 20 000 рублей, штраф юридическому лицу или предпринимателю без путевого листа — 100 000 рублей.
- Если не сохранили или потеряли путевые листы, возможен штраф от налоговой в размере 10 000 рублей.
- Штрафы за отсутствие медосмотра: на водителя — 3 000 ₽, на индивидуального предпринимателя — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽.
- Штрафы за отсутствие отметки о техосмотре: на водителя — 3 000 ₽, на предпринимателя — 5 000 ₽, на ООО — 30 000 ₽.
- Если путевой лист заполнен с ошибками и налоговая решит, что фактическое использование транспорта не подтверждено — возможен штрафв размере 20% от неуплаченной суммы налога.
Какой форме должен соответствовать бланк путевого листа на месяц
Российское законодательство не классифицирует бланки путевых листов на какие-либо разновидности в зависимости от срока их заполнения. В качестве таких бланков российскими организациями и ИП, как правило, используются либо разработанные самостоятельно формы, либо утвержденные законодательно — постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Общими требованиями к ним является наличие обязательных реквизитов и соблюдение порядка заполнения.
Эти реквизиты вместе с порядком оформления приведены в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152. Унифицированные формы имеют важное свойство — они полностью соответствуют требованиям, предъявляемым к обязательным реквизитам. Причем это соответствие сохранилось даже после обновления перечня (приказ Минтранса России от 18.01. 2021 № 17, вступивший в силу 26.02.2017, и приказ Минтранса от 07.11.2017 № 476, вступивший в действие с 15.12.2017).
Подробнее о том, как обновились обязательные реквизиты, читайте в материалах:
- «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа»;
- «С 15.12.2017 путевой лист оформляем по новой форме».
Вопросы оформления путевого листа с учетом последних изменений мы обсуждаем в нашей группе в «ВК». Присоединяйтесь!
Похожие записи: