Ошибки при составлении штатного расписания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ошибки при составлении штатного расписания». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Ошибка 2. Неверно указано наименование должности (профессии) в организации, связанной с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот

• Как правильно. Если нормативно-правовыми актами для работников предусмотрены льготы и/или ограничения, то наименования должностей нужно разрабатывать с учетом следующих документов:

1. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367).
2. Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ — 08) (утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст).
3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).
4. Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.
5. Профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск. В таком случае наименование должности или профессии работника должно быть определено в соответствии с указанными выше документами.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

1. Есть ли в организации штатное расписание.
2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
3. На какой период утверждено штатное расписание.
4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
   (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
   утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Как заполнять штатное расписание

Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:

• наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;

• код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;

• номер нормативного документа и число его составления;

• число начала действия документа — может отличаться от даты составления;

• номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;

• количество служащих на каждой должности.

Штатное расписание. Чек-лист для самопроверки

1. Есть ли в организации штатное расписание.
2. Какая форма штатного расписания. С 1 января 2013 года форма штатного расписания в негосударственных организациях может быть своя, необязательно по форме Т-3. Главное, чтобы она была утверждена учетной политикой.
3. На какой период утверждено штатное расписание.
4. Есть ли приказы об утверждении штатного расписания.
5. Если численность работников превышает 50 человек, проверьте, есть ли в штатном расписании специалист по охране труда (ст. 217 ТК РФ).
6. Если на воинском учете состоят не менее 500 человек, должен быть минимум 1 специалист, ведущий воинский учет (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).
7. Вилки в окладах по одной должности вызывают споры с проверяющими и работниками
   (ст. 22, ст. 132 ТК РФ).
8. Срок хранения штатного расписания — постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»,
   утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558).

Штатное расписание — что это такое?

Штатное расписание — это документ, применяемый для оформления структуры организации, состава и численности персонала. Согласно пояснениям к унифицированной форме № Т-3, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, в штатном расписании нужно указывать:

• перечень структурных подразделений;
• названия должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц.

Кроме того, в штатном расписании проставляется размер зарплаты по каждой из должностей (Письмо Роструда от 22.03.2012 г. № 428-6-1).

Судебные органы постановляют, что штатное расписание — организационно-распорядительный документ, содержащий такую информацию:

• структура, штатный состав и численность сотрудников;
• перечень структурных подразделений (если они есть);
• названия должностей, специальностей, профессий с проставлением квалификации, информация о количестве штатных единиц и должностных окладах (например, Решение Уссурийского райсуда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5329/2017).

Ошибка 1. В штатное расписание включены внештатные работники

Понятия «внештатный работник» нет в Трудовом кодексе. Несмотря на то что его можно встретить в иных нормативно-правовых актах, это не является основанием включать таких работников в штатное расписание.

• Как правильно. Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, который четко дает представление, потребность в каких должностях, профессиях испытывает работодатель.
• Если «вне штата», то речь идет только о заключении договора ГПХ.

Как принять работника на временный период? Например, если временно расширяется объем работы в летний период и организация принимает дополнительных работников по срочным трудовым договорам:

• в штатное расписание организации необходимо внести соответствующие изменения по увеличению количества единиц по соответствующим должностям (профессиям).

Можно ли изменить штатное расписание?

Работодатель вправе, исходя из конкретной финансово-экономической деятельности, менять штатное расписание. В трудовом законодательстве нет ограничений на количество правок штатного расписания. Поэтому работодатель может действовать как главный герой повести– «я тебя породил, я тебя и убью». То есть сначала ввести необходимую должность, а потом ее сократить.

Чаще всего, изменение штатного расписания связано с изменением оклада работника. Например, работодатель индексирует работникам зарплату и, соответственно, меняются оклады.

В некоторых случаях работодатель вынужден уменьшать размер заработной платы. Тогда после выполнения всех необходимых процедур – уведомление работника за 2 месяца, получение согласия, подписание дополнительного соглашения к трудовому договору, нужно изменить и штатное расписание.

Менять штатное расписание можно двумя способами: переутверждать новое расписание либо приказом вносить изменение в первоначально утвержденное расписание.

Типичные ошибки при составлении штатного расписания

Штатное расписание может составлено один раз прим открытие компании со сохранятся весь период действия организации.

Организация может иметь всего одно штатное расписание и отдельными приказами его изменять. Переутверждать штатное расписание каждый год не нужно, если ничего в нем не меняется.

Штатное расписание можно менять по мере необходимости: увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.

Штатное расписание всегда меняется после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.

Изменения в штатное расписание вносятся, если меняется количество штатных единиц, вносятся новые подразделения, меняется название подразделений, меняются оклады, надбавки и т.д.

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

1. Внести изменения в действующее штатное расписание.
2. Утвердить новое штатное расписание.

И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.

В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.

Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.

Штатное расписание в вопросах и ответах

Приверженцы строгого выполнения правил Трудового кодекса РФ уверены, что отсутствие штатного расписания — это грубая ошибка, которую допускают работодатели.

• В теории на основании ст. 57 Трудового кодекса РФ штатное расписание не обязательный документ, особенно для предпринимателей — физических лиц.

• На практике орган контроля обязательно запрашивает такого рода перечень, чтобы понять, не начисляются ли заработные платы с нарушениями.

• Результат — при возникновении любых трудовых споров, рассматриваемых в суде, расписание станет весомым доказательством.

Административный штраф по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ накладывают на руководителя компании, в которой нет штатного расписания. Если нет этой бумаги, значит, руководство нарушает законы об охране труда, что сопровождается штрафом в размере 1–5 тыс. руб. для ИП и 30–50 тыс. руб. для юрлиц (ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Заполнению подлежат следующие графы штатного расписания:

Ошибка: При составлении штатного расписания сотрудников, которые не входят в состав какого-либо структурного подразделения, руководитель распорядился оформить в любое структурное подразделение на выбор.

Комментарий: Работников, которые не относятся ни к одному структурному подразделению (таких как уборщицы, курьеры…), необходимо оформлять как «прочий персонал».

Ошибка: Руководство фирмы указывает в штатном расписании размеры окладов и надбавок в у.е.

Как грамотно составить штатное расписание

Исторически сложилось, что главной задачей руководителя государственного учреждения было именно обоснование введения в штатное расписание дополнительных единиц. Это позволяло увеличить фонд оплаты труда и тем самым обеспечить более или менее сносное выполнение установленных для учреждения показателей, поскольку удержать сотрудников на низкой зарплате было практически невозможно. Наличие дополнительных штатных единиц позволяло делить появившиеся ставки среди имеющегося персонала, доплачивая за совмещение обязанностей. Другой путь, используемый в отсутствие легального способа увеличить заработок ключевых (и крайне необходимых!) специалистов, — повышение их до статуса начальника — приводил к той же задаче: обосновать введение новых ставок начальников и замов.

Дальше процесс становился слабо управляемым. Получив новую должность, специалисты пытались оправдать ее, проявляли инициативу, придумывали себе «нужное и полезное» занятие и… создавали лишнюю работу для других сотрудников учреждения. Снова возникала необходимость увеличения штата для выполнения возросшего объема работ.

Результат известен. У руководителей небольших лечебно-профилактических учреждений нередко имеется семь — девять замов, у директоров техникумов — до 12 — 13, у ректоров вузов — до 17 — 18 проректоров. Все разумные нормы управляемости нарушены, учреждение генерирует нужные и не очень формы отчетности, возникает нехватка площадей и т.п. Иногда это видно без какого-либо глубокого анализа: двадцать лет назад все руководство и администрация вуза занимали половину этажа одного из учебных корпусов, а сегодня не умещаются и на трех этажах.

Попытки приостановить этот процесс предпринимаются давно, но не очень успешно. И лишь относительно недавно ему был дан осмысленный импульс. Приняты необходимые федеральные законы, понуждающие и государственные учреждения, и их учредителей самим озадачиться оптимизацией расходов на ведение уставной деятельности.

1. Разработка модели деятельности техникума как ресурсно-методического центра.
2. Развитие профессионально-педагогического потенциала техникума как эффективного кадрового ресурса.
3. Формирование и внедрение новых механизмов управления техникумом как центром.
4. Формирование образовательно-производственной среды, способствующей развитию творческой личности профессионала.
5. Формирование деловой партнерской сети и развитие сетевых форм взаимодействия.

На первый взгляд все правильно — формулировка именно такая, как написано в учебниках. Перед нами краткая, лаконичная миссия, из которой вытекают цели и задачи организации. Однако она не очень понятна потенциальным читателям, а это чрезвычайно важно. Текст должен быть доступен заинтересованным группам, причем всем.

Возможно, этот текст понятен представителям учредителя. Но насколько он привлекателен для остальных групп заинтересованных читателей — педагогов, родителей, учащихся, их друзей и знакомых? В лучшем случае к представителям учредителя добавятся педагоги — после детального и достаточно пространного объяснения, что здесь имелось в виду.

Другой пример — формулировка видения (своей мечты), которую придумал в начале XX в. Генри Форд: «Я создам автомобиль для широких масс… Он будет так дешев, что станет доступен любому человеку со средней зарплатой. Автомобиль позволит владельцу и его семье проводить время на природе. Лошади исчезнут с дорог, автомобиль будет восприниматься как норма. Это выльется в создание большого числа хорошо оплачиваемых рабочих мест».

В настоящее время не существует строгих канонов по формулированию и «объему» миссий. Более того, ученые предприняли попытку классифицировать и проанализировать наиболее часто встречающиеся конструкции и пришли к выводу, что любая из них имеет право на жизнь. При разработке миссии обычно используется один из следующих вариантов:

• миссия-предназначение;
• миссия-ориентация;
• миссия-политика;
• миссия — описание продуктов или их комбинации.

Последний вариант, как правило, и применяется в государственных и муниципальных учреждениях. Он выбирается потому, что разработчики понимают, для кого они пишут миссию, кто будет ее читателем.

 Должность 

 Обязанности 

 Зарплата,
 руб/мес.

 Специалист по 
 интернет-рекламе 

Планирование, разработка, анализ 
эффективности рекламных кампаний 

 14 000

 Редактор 

Подготовка материалов для 
публикаций, верстка страниц 

 7 000

 Программист 

Программирование и поддержка 
сайта, верстка страниц 

 11 200

 Дизайнер 

Изготовление баннеров, верстка 
страниц 

 11 200

 Верстальщик 

Верстка страниц 

 7 000

 Итого: пять штатных единиц 

 50 400

Ошибка 4. В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» работникам по одноименным должностям необоснованно устанавливают разные оклады

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 3 ст. 129 ТК РФ).

Если работникам с одноименными должностями установить разные оклады, возможны споры с контролирующими органами. Это может быть расценено как дискриминация при установлении условий оплаты труда.

• Как правильно: при указании в штатном расписании окладов по одноименным должностям размеры окладов следует определять одинаковые. Так называемая надтарифная часть заработной платы (надбавки, доплаты и другие выплаты) может быть различной у разных работников, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (Письмо Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1).

Если работодатель установил все же разные оклады по одинаковым должностям, но при этом может документально доказать и обосновать такой подход, то в такой ситуации суды могут встать на сторону работодателя.

Если у работников, которым определены должности с одинаковыми наименованиями, круг должностных обязанностей отличается, включает дополнительные ответственность и объем работы, то именно это и может служить для работодателя доказательством того, что разные оклады установлены обоснованно.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

• Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
• Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
• Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
• Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Штатная расстановка как неотъемлемая часть штатного расписания

Во многих компаниях ведется «рабочая» форма штатного расписания — штатная расстановка. Другое ее название — замещение должностей или штатный список. Основное, чем отличается этот документ от штатного расписания, — динамичность, способность быстро меняться в зависимости от того, какие качественные и количественные изменения происходят в личном составе компании. Кроме того, приказ о его утверждении и корректировке не требуется.

Так как из штатного расписания, где указано общее число должностных единиц в компании, нельзя понять, свободна должность или нет и кем из работников она занята, в штатной расстановке обычно указывают именно эту информацию: фамилию и инициалы сотрудников фирмы, находящихся на определенных должностях, которые указаны в штатном расписании, вместе со статусом должности — закрыта вакансия или свободна.

Шаги по разработке оргструктуры

Резюмируем сказанное. На этапе разработки организующей структуры необходимо сделать следующие шаги.

Во-первых, исходя из уточненной миссии и целей организации определить конечные продукты учреждения. Это может быть быстро и квалифицированно рассмотренная проектно-сметная документация (для государственных экспертиз), выздоровевшие больные (для больниц и поликлиник), сформированная культурная среда на конкретной территории (для театров и филармоний) и т.п.

Во-вторых, определить промежуточные продукты. Например, чтобы сформировать в городе музыкальную среду, филармонии нужно создавать и показывать концерты и иные программы.

В-третьих, провести аудит существующей оргструктуры на обоснованность и необходимость имеющихся в ней структурных подразделений. Для этого под каждым «квадратом», обозначающим структурное подразделение, следует написать его конечный продукт (создание и показ концертных программ, выездных программ для детей и т.п.). Если для какого-либо «квадрата» невозможно определить реальный конечный продукт подразделения (продукт, полезный организации), необходимо безжалостно вычеркнуть этот «квадрат». Данное подразделение вашему учреждению не нужно.

Причем это надо сделать вне зависимости от причин, по которым не получилось обозначить для подразделения его конечный продукт, необходимый организации. Таких причин может быть две. Первая — пользы от этого подразделения нет. Тогда оно, безусловно, подлежит ликвидации. Вторая причина: вероятно, это полезное подразделение, но управленец не смог догадаться, в чем именно эта польза. Значит, оно все равно должно быть ликвидировано. Если подразделение действительно необходимо, руководитель учреждения на себе ощутит, чего не хватает в оргструктуре. Потому что не произведенный отсутствующим подразделением конечный продукт придется делать ему самому. Например, если в структуре организации поначалу отсутствует подразделение, отвечающее за подготовку сметной документации на ремонтно-строительные работы и взаимодействие с подрядчиками, это придется выполнять директору, иначе ни один ремонт не сможет быть начат. И необходимое подразделение появится позднее.

Кто должен составлять

ШР на предприятии составляет работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового учета. Он должен знать особенности составления штатного расписания, чтобы избежать проблем при проверке со стороны контролирующих органов. Но составлять документ рекомендуется до того, как будет заключено трудовое соглашение хотя бы с одним из работников. Поэтому имеет смысл обратиться к квалифицированным юристам в области трудового права, которые помогут подготовить документ.

Попросить для проверки этот документ могут:

• Представители Трудинспекции при проверке соблюдения трудового законодательства;
• Проверяющие из фонда социального страхования для проверки правильности начисления и уплаты взносов;
• Представители П Ф для проверки правильности начисления обязательных платежей;
• Инспекторы налоговой службы, если считают, что компанией или предпринимателем неправильно начислены налоговые платежи на зарплату.

«Штатка» нужна также в случае увольнения работника по инициативе работодателя. Например, по причине сокращения штата. В этом случае нужно доказать, что работник увольняется в связи с изменением структуры и исключением определенной должности из структуры компании.

Похожие записи:

• Выплата или ремонт по ОСАГО в 2023 году
• Индексация пенсий в 2023 году: Кому ждать прибавку
• Пособие для малоимущих семей в 2023 СПБ